Narodowy Fundusz
Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej

W związku z licznymi pytaniami Beneficjentów realizujących projekty w ramach MF EOG 2014-2021, a także ich partnerów z państw darczyńców prezentujemy poniżej zatwierdzone przez Operatora Programu sposoby rozliczania wydatków mających siedzibę poza terytorium RP.  

W przypadku wydatków poniesionych przez Partnerów z państw darczyńców, gdzie faktury/dokumenty księgowe opłacono w walucie innej niż PLN, a rozliczenia wymagają przeliczenia na EUR lub PLN, przewalutowanie ma być dokonane wg miesięcznego kursu księgowego euro Komisji Europejskiej wg daty ich zapłaty, chyba że umowa partnerska określa inny sposób przeliczenia na EUR lub PLN.

W przypadkach wystąpienia w projekcie wydatków Partnera z siedzibą poza Rzeczypospolitą Polską można wyodrębnić wskazane poniżej sposoby ujęcia tych wydatków we wniosku o płatność. Zależnie od przypadku Beneficjent powinien dołączyć do wniosku o płatność: 

1. Notę księgową wraz z raportem audytora oraz potwierdzeniem płatności za notę.

lub

2. Raport audytora.

lub

3. Skany oryginałów faktur wraz z oświadczeniami partnera o ich zapłacie oraz z oświadczeniami Partnera i Beneficjenta o kompletności przedstawionej dokumentacji.

lub

4. Nota księgowa wraz z potwierdzeniem płatności przez Beneficjenta (nota przygotowana na podstawie skanów oryginałów faktur Partnera bez potwierdzeń ich zapłaty) – bez raportu audytora lub refakturowanie przez Partnera swoich kosztów na rzecz Beneficjenta (bez raportu audytora) wraz z potwierdzeniem płatności przez Beneficjenta.

przy czym:

• rozwiązaniami preferowanymi są te wskazane w pkt a) i b);
• Raport audytora, o którym mowa w pkt a) i b) musi zwierać:
  • oświadczenie audytora/funkcjonariusza publicznego, że deklarowane koszty poniesiono zgodnie  z Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2014-2021, prawem krajowym oraz odpowiednimi krajowymi praktykami w zakresie rachunkowości; 
  • kwotę deklarowanych wydatków kwalifikowalnych bezpośrednich (bez kosztów pośrednich) wraz  z metodologią ich wyliczenia w walucie, w której wydatki zostały poniesione; 
  • informację, iż wszystkie wydatki wskazane w raporcie zostały opłacone wraz z datami zapłaty;
  • wskazanie kwoty płatności oczekiwanej od Beneficjenta;
• w przypadku pkt. b), tj. przedstawienia przy wniosku o płatność jedynie raportu audytora, Beneficjent jest zobligowany do przekazania oświadczenia o dokonaniu rozliczeń na rzecz Partnera, nie później niż z raportem końcowym;
• w przypadku a) i d) wydatkiem kwalifikowanym jest zapłata beneficjenta na rzecz partnera, stąd przedstawiony dokument (nota księgowa, refaktura) musi być opłacona;
• w odniesieniu do punktów c) do dokumentacji dołączonej do wniosku o płatność muszą być dołączone skany oryginałów faktur oraz oświadczenie partnera, że deklarowane koszty poniesiono zgodnie z Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2014-2021, prawem krajowym oraz odpowiednimi krajowymi praktykami w zakresie rachunkowości;
• w przypadku pkt. d) do wniosku o płatność, poza notą księgową lub potwierdzeniem refakturowania, mają być dołączone
  • oświadczenie o akceptacji kosztów składających się na kwotę otrzymanej noty. W takim przypadku do NFOŚiGW nie będą przekazywane faktury, a sama nota z oświadczenie beneficjenta;

oświadczenie partnera, że deklarowane koszty poniesiono zgodnie z Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2014-2021, prawem krajowym oraz odpowiednimi krajowymi praktykami w zakresie rachunkowości.

---

 

Due to numerous questions from Beneficiaries implementing projects under EEA FM 2014-2021, as well as from their partners from Donor States, we present below the methods, approved by the Programme Operator, for settlement of expenditures of partners based outside the territory of the Republic of Poland.

In the case of expenditures incurred by Partners from the Donor States, where invoices/accounting documents are paid in a currency other than PLN, and the settlements require conversion into EUR or PLN, the conversion is to be made according to the European Commission's monthly EUR accounting rate according to the date of their payment, unless the partnership agreement specifies another way of conversion into EUR or PLN.

In the cases of occurrence in the project of expenditures of the Partner with the seat outside the Republic of Poland, the following ways of including these expenditures in the application for payment can be distinguished. Depending on the case, the Beneficiary should attach to the payment application: 

• An accounting note together with the auditor's report and confirmation of payment for the note.

or

• The auditor's report.

or

• Scans of the original invoices together with the partner's statements of payment and the Partner's and the Beneficiary's statements on the completeness of the documentation submitted.

or

• Accounting note together with confirmation of payment by the Beneficiary (note prepared on the basis of scans of original invoices of the Partner without confirmations of their payment) – without auditor's report or re-invoicing by the Partner of its costs to the Beneficiary (without auditor's report) together with confirmation of payment by the Beneficiary.

• whereby:

• • the preferred solutions are those indicated in points a) and b);
  • The auditor's report referred to in points a) and b) must include:
• • a statement by the auditor/public officer that the declared costs have been incurred in accordance with the Regulations on the Implementation of the European Economic Area (EEA) Financial Mechanism 2014-2021, national law and relevant national accounting practices; 
• • the amount of eligible direct expenditure declared (excluding indirect costs), together with the methodology for its calculation in the currency in which the expenditure was incurred; 
  • an indication that all expenditure indicated in the report has been paid, together with the dates of payment;
  • indication of the amount of payment expected from the Beneficiary;
• • in the case of point b), i.e. the presentation of only the auditor's report at the request for payment, the Beneficiary is obliged to submit a statement of accounts to the Partner no later than with the final report;

•  

• • in the case of a) and d), the eligible expenditure is the payment of the beneficiary to the partner, hence the presented document (accounting note, re-invoice) must be paid;
  • for (c), the documentation accompanying the payment claim must be accompanied by scans of the original invoices and a declaration by the partner that the declared costs have been incurred in accordance with the Regulations on the Implementation of the European Economic Area (EEA) Financial Mechanism 2014-2021, national law and relevant national accounting practices;
• • in the case of point (d), in addition to the accounting note or confirmation of reinvoicing, the payment request is to be accompanied by
• • a statement of acceptance of the costs making up the amount of the note received. In this case, no invoices will be submitted to NFOŚiGW, but the note itself with the beneficiary's declaration;
• o a declaration by the partner that the declared costs were incurred in accordance with the Regulations on the Implementation of the European Economic Area (EEA) Financial Mechanism 2014-2021, national law and relevant national accounting practices.