Polska w Niemczech

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu – apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Zarówno Polska, jak i Niemcy są stronami Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej 5 października 1961 roku. To oznacza, że aby móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z Niemiec w Polsce, wystarczy, że w miejscowym urzędzie uzyskasz apostille.

Konsul nie pośredniczy w uzyskaniu apostille.

WAŻNE! Właściwość urzędu do nadania apostille zależy od urzędu lub instytucji, przez którą dokument został wydany. Przed złożeniem wniosku o poświadczenie dokumentu klauzulą apostille należy skontaktować się z wystawcą dokumentu, aby uzyskać informację o właściwym urzędzie. Poniżej znajdzie się lista instytucji, które poświadczają dokumenty klauzulą apostille:

• Dokumenty wystawione przez władze federalne

Bundesverwaltungsamt
Referat II B 4
50728 Köln

W przypadku dokumentów dotyczących patentów, apostille nadaje Prezydent Urzędu Patentowego (Präsident des Deutschen Patentamts).

• Dokumenty wystawione przez władze krajów związkowych

Na poziomie krajów związkowych nie istnieją jednakowe regulacje odnośnie do właściwych instytucji nadających klauzulę apostille.

W przypadku dokumentów wystawianych przez władze sądownicze, sądy powszechne i notariuszy właściwymi instytucjami do nadania apostille są ministerstwa ds. sprawiedliwości krajów związkowych lub prezesi sądów. W przypadku dokumentów wystawianych przez inne sądy właściwymi instytucjami są ministerstwa, władze regionalne lub prezesi sądów.

W większości krajów związkowych instytucjami właściwymi do nadania apostille dla dokumentów wystawionych przez urzędy administracji publicznej są ministerstwa spraw wewnętrznych krajów związkowych lub odpowiednie władze regionalne (np. Bezirksregierung). W poniższych krajach związkowych instytucjami właściwymi są:

1. w Badenii-Wirtembergii: Regierungspräsidium Stuttgart;
2. w Bawarii: Regierung von Oberbayern;
3. w Berlinie: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten;
4. w Brandenburgii: Landeshauptstadt Potsdam;
5. w Bremie: Senator für Inneres;
6. w Dolnej Saksonii: Polizeidirektionen in Braunschweig, Göttingen, Hannover, Lüneburg, Oldenburg und Osnabrück;
7. w Hamburgu: Behörde für Inneres und Sport;
8. w Hesji: Regierungspräsidium Darmstadt;
9. w Kraju Saary: Präsident des Landgerichts in Saarbrücken;
10. w Meklemburgii-Pomorzu Przednim: Ministerium für Inneres und Europa Mecklenburg-Vorpommern;
11. w Nadrenii Płn.-Westfalii: Bezirksregierung Düsseldorf;
12. w Nadrenii-Palatynacie: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern;
13. w Saksonii: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig;
14. w Saksonii-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg;
15. w Szlezwiku-Holsztynie: Ministerium für Inneres, ländliche Räume und Integration;
16. w Turyngii: Landesverwaltungsamt in Weimar.

Jeśli zagraniczny urząd wymaga apostille na polskim dokumencie, zapoznaj się z informacjami zamieszczonymi na stronie polskiego MSZ.

Z dn. 16 lutego 2019 r. nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczeń niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim UE.

Zmiany wynikają z wejścia w życie 16 lutego 2019 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191), które m.in. znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów.

Dokumenty, do których stosuje się rozporządzenie 2016/1191

Rozporządzenie dotyczy dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.

Od 16 lutego 2019 r. organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille, gdy przedkładany dokument objęty rozporządzeniem 2016/1191 został wydany w innym państwie członkowskim UE. Nie oznacza to jednak, że państwa członkowskie UE nie będą mogły wydać, na wniosek obywatela, apostille do dokumentu objętego rozporządzeniem 2016/1191. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r., zastępująca tradycyjną legalizację klauzulą apostille może być, na wniosek danej osoby, nadal stosowana w stosunkach między państwami członkowskimi UE.

Wielojęzyczne standardowe formularze

Rozporządzenie 2016/1191 wprowadza ponadto możliwość ubiegania się, na wniosek, o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza, który stanowi urzędowe tłumaczenie dokumentu. Wielojęzyczny standardowy formularz powiela  dane zawarte w dokumencie, do którego jest załączany. Formularzy nie należy wprowadzać w obieg między państwami członkowskimi UE jako dokumentów niezależnych.

Wniosek o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza składa się do organu, który wydał albo ma wydać określony dokument. Uzyskanie wielojęzycznego formularza podlega opłacie.