Co to jest TRACES?
System TRACES jest to system informatyczny służący do obsługi importu i eksportu m.in. towarów pochodzenia roślinnego.
TRACES w imporcie z krajów trzecich
Przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 w sprawie kontroli urzędowych i innych czynności urzędowych, w art. 56 stanowią, że każda przesyłka towarów pochodzenia roślinnego, regulowanych na podstawie przepisów fitosanitarnych UE, musi być zaopatrzona we wspólny zdrowotny dokument wejścia (Common Health Entry Document), w skrócie nazywany dokumentem CHED-PP.
W odniesieniu do każdej przesyłki regulowanych roślin i produktów roślinnych (wykaz w rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) 2019/2072) podmiot odpowiedzialny za przesyłkę wypełnia elektronicznie w systemie TRACES pierwszą część dokumentu CHED-PP, udzielając informacji niezbędnych do natychmiastowej i kompletnej identyfikacji przesyłki i jej przeznaczenia. Dokument ten jest jednocześnie zgłoszeniem przesyłki do granicznej kontroli fitosanitarnej.
Powiadomienie właściwych organów kontrolnych (a więc wypełnienie dokumentu CHED-PP w systemie TRACES-NT) powinno nastąpić przed przybyciem przesyłki na przejście graniczne (podmiot ma obowiązek zgładzenia przesyłki do kontroli co najmniej 24h przed faktycznym przybyciem jej do UE, a w przypadku transportu lotniczego – 6h przed przybyciem przesyłki). Brak wypełnionego dokumentu CHED-PP spowoduje, że do czasu dopełnienia przez podmiot tego obowiązku nie zostanie wykonana graniczna kontrola fitosanitarna.
Wszystkie etapy kontroli granicznej oraz jej wyniki i decyzje Inspektorów PIORiN są również dokumentowane elektronicznie w dokumencie CHED-PP, który dla Służby Celno-Skarbowej stanowi podstawę do nadania przesyłce określonej procedury celnej. Dopuszczenie przesyłki do obrotu jest możliwe wyłącznie po przedstawieniu organom celnym przez podmiot ostatecznie wypełnionego dokumentu CHED-PP potwierdzającego, że przesyłka jest zgodna z wymaganiami fitosanitarnymi.
Aby wypełnić dokument CHED-PP w części właściwej dla podmiotu odpowiedzialnego za przesyłkę, konieczne jest założenie bezpłatnego konta w systemie TRACES NT. Konto to musi zostać zatwierdzone przez właściwą jednostkę PIORiN.
TRACES w eksporcie do krajów trzecich
Od 1 stycznia 2022 r. Komisja Europejska, poprzez udostępnienie państwom członkowskim UE narzędzia informatycznego, umożliwiła wydawanie elektronicznego świadectwa fitosanitarnego dla przesyłek towarów pochodzenia roślinnego, przeznaczonych na eksport do państw nie będących państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Elektroniczne świadectwo fitosanitarne jest wystawiane wyłącznie dla przesyłek przeznaczonych do krajów, które akceptują taka formę dokumentu.
Warunkiem uzyskania elektronicznej formy świadectwa fitosanitarnego jest posiadanie konta w TRACES NT oraz wypełnienie pierwszej części dokumentu PHYTO. W dokumencie należy wskazać lokalizację towaru przekazanego na eksport oraz załączyć do niego wymagane dokumenty (w formie kopii elektronicznych – autentyczność dokumentów zostanie zweryfikowana podczas kontroli). Przed wydaniem świadectwa, konieczne jest wykonanie kontroli przedeksportowej.
W przypadku wystawienia świadectwa fitosanitarnego w formie elektronicznej, nie wydaje się papierowej kopii dokumentu.
Dokumenty wypełnione i podpisane w systemie TRACES NT przez osobę posiadającą potwierdzone konto nie muszą być dodatkowo podpisane inną formą podpisu elektronicznego.