Służba cywilna działa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych. Jej celem jest zapewnienie zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa. Korpus służby cywilnej tworzą osoby zatrudnione na stanowiskach urzędniczych w około 1800 urzędach administracji rządowej (tzn. podległej Radzie Ministrów). Stanowiska urzędnicze należy odróżniać od stanowisk politycznych, czyli kierowniczych stanowisk państwowych (tzw. R-ki) oraz stanowisk doradców politycznych Prezesa Rady Ministrów, ministrów i wojewodów. Osoby zajmujące stanowiska urzędnicze (członkowie korpusu służby cywilnej) zapewniają m.in. ciągłość funkcjonowania administracji rządowej, a ich stosunek pracy trwa niezależnie od zmian kolejnych ekip rządzących.

Przepisy ustawy o służbie cywilnej mają zastosowanie do osób zajmujących stanowiska urzędnicze w następujących urzędach:

• Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
• ministerstwach oraz urzędach obsługujących komitety, których przewodniczący wchodzą w skład Rady Ministrów;
• urzędach centralnych organów administracji rządowej (tzw. urzędach centralnych, jak np. Urząd Zamówień Publicznych, Główny Urząd Statystyczny, Państwowa Agencja Atomistyki, Wyższy Urząd Górniczy, Urząd Regulacji Energetyki, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i inne);
• urzędach wojewódzkich;
• innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych organów administracji rządowej, podległych ministrom lub centralnym organom administracji rządowej (jest to tzw. administracja niezespolona, np. urzędy morskie, urzędy statystyczne, wojewódzkie sztaby wojskowe, wojskowe komendy uzupełnień i inne);
• Krajowej Informacji Skarbowej i izbach administracji skarbowej;
• komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników wojewódzkich oraz powiatowych zespolonych służb, inspekcji i straży (jest to tzw. administracja zespolona, np. wojewódzkie, powiatowe i miejskie komendy Policji, wojewódzkie, powiatowe i miejskie komendy Państwowej Straży Pożarnej, kuratoria oświaty, wojewódzkie i powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, wojewódzkie inspektoraty weterynarii i inne);
• Centralnym Biurze Śledczym Policji;
• Biurze Spraw Wewnętrznych Policji;
• Biurze Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej;
• Biurze Nasiennictwa Leśnego;
• jednostkach budżetowych obsługujących państwowe fundusze celowe, których dysponentami są organy administracji rządowej.

W skład korpusu służby cywilnej wchodzą pracownicy służby cywilnej (zatrudnieni na podstawie umowy o pracę), urzędnicy służby cywilnej (zatrudnieni na podstawie mianowania w służbie cywilnej) oraz osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej. Korpus służby cywilnej liczy (wg stanu na 31 grudnia 2019 r.) około 120 tys. członków, w tym 7890 urzędników służby cywilnej.

Centralnym organem administracji rządowej właściwym w sprawach służby cywilnej jest Szef Służby Cywilnej (od 28 lutego 2024 r. stanowisko to zajmuje Anita Noskowska-Piątkowska), powoływany, odwoływany oraz nadzorowany przez Prezesa Rady Ministrów. Organem opiniodawczo-doradczym Prezesa Rady Ministrów w sprawach służby cywilnej jest Rada Służby Publicznej. Obsługę Szefa Służby Cywilnej oraz Rady Służby Publicznej zapewnia Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – przede wszystkim Departament Służby Cywilnej, a także Departament Prawny.

Szef Służby Cywilnej nie pełni funkcji władczych, regulacyjnych ani kontrolnych wobec żadnej sfery życia publicznego – w odróżnieniu od typowych organów administracji, właściwych np. w sprawach nadzoru budowlanego, ochrony środowiska, podatków, bezpieczeństwa publicznego itp. Obszar jego działania dotyczy wyłącznie wewnętrznych spraw korpusu służby cywilnej.

Do ustawowych zadań Szefa Służby Cywilnej należy między innymi:

• czuwanie nad przestrzeganiem zasad służby cywilnej;
• kierowanie procesem zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej;
• gromadzenie informacji o korpusie służby cywilnej;
• przygotowywanie projektów aktów normatywnych dotyczących służby cywilnej;
• monitorowanie i nadzorowanie wykorzystania środków finansowych na wynagrodzenia oraz szkolenia członków korpusu służby cywilnej;
• planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń centralnych w służbie cywilnej;
• upowszechnianie informacji o służbie cywilnej;
• prowadzenie współpracy międzynarodowej w sprawach dotyczących służby cywilnej;
• przygotowanie i przedstawienie Radzie Ministrów projektu strategii zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej.

Corocznie, w terminie do 31 marca, Szef Służby Cywilnej składa Prezesowi Rady Ministrów sprawozdanie o stanie służby cywilnej oraz o realizacji zadań tej służby za rok poprzedni, które Premier w ciągu trzech miesięcy przyjmuje albo odrzuca.

Swoje ustawowe zadania Szef Służby Cywilnej realizuje przy pomocy dyrektorów generalnych urzędów. Stanowisko takie istnieje w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstwach, urzędach centralnych (z wyjątkiem Komendy Głównej Policji, Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i Komendy Głównej Straży Granicznej) oraz w urzędach wojewódzkich. W pozostałych urzędach zadania dyrektorów generalnych wykonują kierownicy tych urzędów (np. dyrektorzy urzędów statystycznych, wojewódzcy, powiatowi i miejscy komendanci Policji, wojewódzcy, powiatowi i graniczni lekarze weterynarii itd.).

Dyrektor generalny urzędu podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu (tzn. Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministrowi, kierownikowi urzędu centralnego lub wojewodzie). Do ustawowych zadań dyrektora generalnego należy zapewnienie funkcjonowania i ciągłości pracy urzędu, w tym między innymi:

• sprawowanie nadzoru nad komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań określonych przez kierownika urzędu;
• nadzorowanie prac nad terminowym przygotowaniem projektu budżetu i układu wykonawczego budżetu w części dotyczącej urzędu;
• ustalanie regulaminu organizacyjnego komórek organizacyjnych urzędu oraz regulaminu pracy;
• gospodarowanie mieniem urzędu i zapewnienie prowadzenia ewidencji jego majątku;
• udzielanie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane dla urzędu;
• sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem kontroli i audytu wewnętrznego w urzędzie;
• zapewnienie przestrzegania przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

Zgodnie z ustawą dyrektor generalny urzędu dokonuje także czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w urzędzie oraz prowadzi politykę kadrową, w tym między innymi:

• przygotowuje program zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie;
• nawiązuje, zmienia i rozwiązuje (lub stwierdza wygaśnięcie) stosunek pracy członków korpusu służby cywilnej;
• organizuje nabory na wolne stanowiska urzędnicze;
• obsadza - w trybie powołania - wyższe stanowiska w służbie cywilnej;
• dysponuje funduszem nagród;
• administruje środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w urzędzie.

Nabór do służby cywilnej jest otwarty i konkurencyjny. Ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (Baza ogłoszeń), Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, który poszukuje pracowników oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie tego urzędu.

O zatrudnienie może ubiegać się osoba, która spełnia następujące warunki:

• jest obywatelem polskim bądź też obywatelem Unii Europejskiej albo innego państwa, którego obywatele – na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego – mogą podejmować zatrudnienie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (stanowiska, o które mogą ubiegać się cudzoziemcy, nie mogą jednak być związane z bezpośrednim lub pośrednim wykonywaniem władzy publicznej ani ochroną generalnych interesów państwa);
• korzysta z pełni praw publicznych;
• nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• posiada kwalifikacje wymagane na danym stanowisku pracy (szczegółowe informacje o wymaganiach stawianych kandydatom zawarte są w ogłoszeniu o naborze);
• cieszy się nieposzlakowaną opinią.

Podobnie jak ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko, obowiązkowej publikacji w BIP KPRM oraz w BIP i w siedzibie urzędu, który poszukuje pracowników, podlega także ogłoszenie o wyniku tego naboru (imię, nazwisko i miejscowość, w której mieszka wybrany kandydat lub informacja o niewybraniu żadnej spośród osób aplikujących na obsadzane stanowisko).

Zasada pierwszeństwa w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w służbie cywilnej

Jeśli w urzędzie poszukującym pracowników wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia o naborze jest niższy niż 6 proc., pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej. Musi ona jednak złożyć swoją ofertę w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie, a potem znaleźć się w gronie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe. 

Ostateczną decyzję w sprawie zatrudnienia podejmuje dyrektor generalny urzędu (lub kierownik urzędu wykonujący zadania dyrektora generalnego).

W urzędach administracji rządowej, podlegających przepisom ustawy o służbie cywilnej, istnieje około 3200 tzw. wyższych stanowisk w służbie cywilnej. Zalicza się do nich następujące stanowiska:

• dyrektor generalny urzędu;
• dyrektor izby administracji skarbowej, dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego oraz ich zastępcy;
• dyrektor i zastępca dyrektora departamentu lub komórki równorzędnej w KPRM, ministerstwie i urzędzie centralnym;
• dyrektor i zastępca dyrektora wydziału lub komórki równorzędnej w urzędzie wojewódzkim;
• wojewódzki lekarz weterynarii i jego zastępca;
• kierujący komórką organizacyjną i jego zastępca w Biurze Nasiennictwa Leśnego.

Kandydaci na te stanowiska - oprócz spełniania ustawowych wymogów stawianych pozostałym członkom korpusu służby cywilnej - muszą legitymować się dyplomem magistra lub równorzędnym, nie mogą być skazani prawomocnym wyrokiem orzekającym zakaz zajmowania stanowisk kierowniczych w urzędach organów władzy publicznej lub pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, muszą posiadać kompetencje kierownicze oraz spełniać wymagania określone w opisie stanowiska pracy oraz w przepisach odrębnych.

Dla tych stanowisk ustawodawca przewidział specjalny, bardziej elastyczny tryb obsadzania:

• dyrektora generalnego urzędu powołuje i odwołuje właściwy minister, kierownik urzędu centralnego, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów lub wojewoda;
• dyrektora izby administracji skarbowej oraz dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej powołuje (na wniosek Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) i odwołuje minister właściwy ds. finansów publicznych;
• naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celno-skarbowego powołuje (na wniosek dyrektora izby administracji skarbowej) i odwołuje Szef Krajowej Administracji Skarbowej;
• dyrektorów departamentów i komórek równorzędnych w KPRM, ministerstwach i urzędach centralnych (oraz ich zastępców), a także dyrektorów wydziałów i komórek równorzędnych w urzędach wojewódzkich (oraz ich zastępców) powołuje i odwołuje dyrektor generalny urzędu;
• wojewódzkich lekarzy weterynarii oraz ich zastępców powołuje i odwołuje Główny Lekarz Weterynarii w porozumieniu z właściwym wojewodą,
• dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Biura Nasiennictwa Leśnego – dyrektor tego Biura.