Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Głubczycach

Nasz znak: DEA.2600.33.2023.HF                                                                     Data:  dnia 19.07.2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie o udzielenie zamówienia przedmiot zamówienia:

Dostawa serwera wraz z oprogramowaniem

dla Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Głubczycach ul. Grunwaldzka 1b, 48-100 Głubczyce w ramach  dofinansowania ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i środowisko na lata 2014-2020, Osi priorytetowej XI REACT-EU ,Działania 11.3.Wspieranie naprawy i odporności  systemu ochrony zdrowia na realizację projektu pn.:”Wzmocnienie Infrastruktury powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych, w celu zwiększenia efektywności ich działania”:

1. ZAMAWIAJĄCY

Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Głubczycach

ul. Grunwaldzka 1b, 48-100 Głubczyce

tel.: 77471 07 17

Adres e-mail: sekretariat.psse.glubczyce@sanepid.gov.pl

NIP: 748 14 40 301

REGON: 531 596 929

 

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest  bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) na podstawie art.2 ust.1 pkt 1 tej ustawy. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zarządzeniem nr 3/2021 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Głubczycach w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

 

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia dostawa serwera wraz z oprogramowaniem
2. Miejsce realizacji zamówienia - Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna w Głubczycach ul. Grunwaldzka 1b, 48-100 Głubczyce
3. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
4. Oferowany produkt musi spełniać określone w załączniku nr 2  parametry techniczne. Parametry urządzenia mogą być korzystniejsze, nie mogą być gorsze niż określone w zapytaniu ofertowym.
5. Termin wykonania zamówienia: wrzesień  2023r.
6. W ramach dostawy przedmiotu zamówienia udzielona zostanie gwarancja minimum 24 miesiące od daty podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

4. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZWIĄZANIE Z OFERTĄ, MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
2. Oferty niekompletne, nieczytelne, niepodpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta lub złożenie po terminie zostaną odrzucone.
3. Kompletna oferta powinna zawierać wszystkie wymienione poniżej dokumenty:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2
3. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zamawiającego
   z wykonawcą – załącznik nr 3
4. Wzór umowy – załącznik nr 4

4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
5. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy złożyć w wersji papierowej  w zamkniętej kopercie do Sekretariatu PSSE
w Głubczycach lub w formie elektronicznej. Koperta zawierająca ofertę musi być opatrzona opisem zawierającym nazwę Oferenta oraz wskazanie nazwy zapytania ofertowego, którego dotyczy złożona oferta. Oferty złożone w formie elektronicznej powinny zawierać w tytule e-maila nazwę zapytania ofertowego, którego dotyczy złożona oferta. Ofertę 
w formie elektronicznej należy w formie zabezpieczonej hasłem – hasło do odblokowania oferty należy przesłać e-mailem następnego dnia po terminie składania ofert do godz. 10:00 tj. 31.07.2023r. Otwarcie ofert nastąpi dnia 31 lipca 2023 roku o  godzinie 11.

6. Termin składania ofert upływa  w dniu 28 lipca 2023 roku o godzinie 15:00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane i oceniane (decyduje data wpływu oferty)
7. Wykonawca składający  ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.
8. Oferta musi zawierać cenę brutto i netto wyrażoną w złotych (PL). Cena uwzględnia wszystkie koszty związane realizacją zamówienia.
9. Odrzuceniu podlegać będą oferty, w których z załączonej specyfikacji technicznej przedmiotu oferty nie będzie wprost wynikać, że wszystkie zapisy zawarte w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 zapytania ofertowego) będą spełnione.
10. Po terminie  składania ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert.

 

5. KRYTERIA OCENY OFERTY

Prze dokonaniem oceny ofert, wszystkie oferty zostaną sprawdzone w celu stwierdzenia czy spełniają wymagania określone w dokumentach zapytania ofertowego. Zamawiający dokona oceny  ważnych ofert na podstawie kryterium  cenowego. Najkorzystniejszą ofertą zostanie wybrana ta,
z najniższą zaproponowaną ceną produktu spełniającego wymagania zawarte
w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

Jeśli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taką samą cenę, wówczas zamawiający może podjąć negocjację ze wszystkimi Oferentami. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

 

6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Oferenci, którzy chcą ubiegać się o udzielenie zamówienia muszą spełniać następujące warunki:

1. posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia;
2. posiadać wiedzę i doświadczenie  umożliwiające prawidłową realizację zamówienia
3. dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
4. znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia;
5. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo – za spełnienie tego warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenie dot. braku powiązań – zał. Nr 3 do zapytania ofertowego

 

7. WARUNKI UNIEMOŻLIWIENIA POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postepowania w przypadku zaistnienia niemożliwej wcześniej do przewidzenia okoliczności prawnej, ekonomicznej, technicznej lub wystąpienia siły wyższej, za którą żadna ze stron  nie ponosi odpowiedzialności,
w szczególności w przypadku:

1. braku choćby jednej ważnie jednej złożonej oferty,
2. gdy postępowanie obarczone jest niemożliwą  do usunięcia wady  uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu  umowy w sprawie  zamówienia,
3. gdy wystąpiła istotna  zmiana  okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania  lub wykonanie zamówienia nie należy  w interesie Zamawiającego,
4. gdy Zamawiający zrezygnuje z realizacji Umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, którego  dotyczy niniejsze Zapytanie
5. gdy złożone oferty  są wyższe niż środki przeznaczone na realizację tego zamówienia przez Zamawiającego.

 

8. POSTANOWIENIA DODATKOWE

1. Zamawiający zastrzega  możliwość wprowadzenia zmian do dokumentacji zapytania ofertowego wraz z załącznikami. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, którzy złożyli ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej, na której upubliczniono zapytanie ofertowe.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. Jeśli firma/instytucja, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
4. Zapytanie zostało upublicznione na stronie internetowej PSSE w Głubczycach.
5. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym przeznaczone są wyłącznie celu przygotowania  oferty.
6. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem  oferty ponosi Oferent.
7. Oferent winien zapoznać się z całością niniejszego Zapytania ofertowego. Wszystkie formularze  zawarte w Zapytaniu ofertowym , a w szczególności formularz oferty  i załączniki zostaną wypełnione przez oferenta ściśle wg wskazówek.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania ofertowego. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie , przed upływem  terminu do składania  ofert.
   W przypadku wprowadzenia  takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom i będzie dla nich wiążąca.
9. Pytania dotyczące treści zamówienia prosimy kierować na adres e-mail: sekretariat.psse.glubczyce@sanepid.gov.pl
10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zapytaniu ofertowym mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego.

 

9. KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art.13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO” informuję, że:

• Administratorem danych osobowych zawartych w ofercie oraz wszelkich innych dokumentach składanych przez Wykonawcę jest Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Głubczycach
  ul. Grunwaldzka 1b. 48-100 Głubczyce

• Administrator wyznaczył osobę pełniącą zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych
  i można się z nim skontaktować poprzez adres e-mail:  iodo.psse.glubczyce@sanepid.gov.pl,
• ww. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
  z postępowaniem, o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku gdy dojdzie do zawarcia umowy również w celu związanym z realizacją rozliczeniem umowy.
• odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę z dnia 26 września 2001 r. o dostępie do informacji publiczne (t. j. Dz. U. z 2018 poz. 1330 ze zm.) 
• ww. dane będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania,
  a jeśli czas trwania umowy przekracza 4 lata okres przechowywania obejmuje cały okres trwania umowy;
• w odniesieniu do ww. danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie i/lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę posiada:

•  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
•  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych;
•  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych   z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 
•  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
• żadnej osobie fizycznej której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie i/lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie  art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 16 ust. 1 lit. c RODO

 

10. OSOBY DO KONTAKTU

Andrzej Kuśnierski

andrzej.kusnierski@sanepid.gov.pl

774710717 wew. 105

 

11. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

Załączniki:

Nr  1:  Formularz ofertowy

Nr  2:  Opis przedmiotu zamówienia

Nr 3: Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowy zamawiającego z wykonawcą

Nr  4:  Wzór umowy

Nr  5:  Protokół odbioru