Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w systemie EZD RP

Od 30 września 2024 r. w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Legnicy czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP), który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla PSSE w Legnicy.

EZD RP to system klasy EZD (skrót od elektronicznego zarządzania dokumentacją), którego możliwości, budowa i oferowane funkcje realizują rzeczywiste potrzeby biznesowe polskiej administracji publicznej. To system stworzony przez specjalistów NASK i urzędników, dla urzędników..

W związku z powyższym Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Legnicy podpisuje pisma przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zgodnie z art. 25 ust. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014
z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L z 2014r. Nr 257, str. 73), podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Zgodnie z art. 25 ust. 2 w/w rozporządzenia, kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Zgodnie z art. 26 w/w rozporządzenia, zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

a. jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;

b. umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;

c. jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

d. jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Dostarczenie pism podpisanych elektronicznie możliwe będzie za pomącą:

1. poczty elektronicznej – petent otrzyma plik elektroniczny podpisany przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego na podany adres e-mail,

2. skrytki ePUAP - petent otrzyma plik elektroniczny podpisany przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. pocztą tradycyjną - petent otrzyma wydruk pisma elektronicznego wraz z uwierzytelnieniem.

Dotychczas wszystkie pisma podpisywane były przy użyciu pieczęci, natomiast od 30 września 2024 roku pisma elektroniczne będą opatrzone w zapis wg poniższego wzoru:

W przypadku wydruku pisma elektronicznego dołączone do niego zostanie uwierzytelnienie wg. następującego wzoru:

Gdzie:
1.   Identyfikator dokumentu – unikatowy identyfikator dokumentu nadawany automatycznie przez EZD RP.
2.   Nazwa dokumentu – nazwa dokumentu wraz z formatem.
3.   Tytuł dokumentu – tytuł dokumentu nadany przez pracownika PSSE w Legnicy.
4.   Skrót dokumentu – unikatowy skrót dokumentu w systemie EZD RP.
5.   Wersja dokumentu – numer wersji dokumentu podpisanego w systemie EZD RP.
6.   Data dokumentu – data dokumentu w systemie EZD RP.
7.   Podpisany przez - imię i nazwisko podpisującego.
8.   Stanowisko podpisu - stanowisko podpisującego.
9.   Data podpisu – data podpisu dokumentu w systemie EZD RP.
10.   Rodzaj certyfikatu – wskazanie certyfikatu podpisu elektronicznego.
11.   Informacja o wersji systemu EZD RP.
12.   Data wydruku w formacie: RRRR MM DD.
13.   Autor wydruku w formacie nazwisko imię.