Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Lidzbarku Warmińskim

1) Korespondencję przyjmuje kancelaria, a podania, skargi itp. składane do protokołu przyjmują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za załatwianie danej sprawy.

2) Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3) Wszystkie przesyłki łącznie z przesyłkami specjalnego rodzaju /telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna/, kancelaria wpisuje do dziennika korespondencji. Przesyłki specjalnego rodzaju bezzwłocznie doręcza się adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach także imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

4) Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:

a. adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

b. stanowiących tajemnicę służbową / poufne /, którą przekazuje adresatom,

c. wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie osobie właściwej do jej odbioru – z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

5) Po otwarciu koperty sprawdza się:

a. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

b. czy dołączone są załączniki wymienione w piśmie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

6) Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym /stemplem pocztowym/ dołącza się tylko do pism:

a. poufnych wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

b. dla których istotna jest data nadania /stempla pocztowego/ np. skargi, odwołania, zażalenia, zarzuty,

c. w których brak nadawcy lub daty pisma,

d. mylnie skierowanych,

e. załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

f. w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

7) Na żądanie składającego pismo kancelaria potwierdza otrzymanie pisma.

8) Korespondencję mylnie doręczoną /adresowaną do innego adresata/ zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

9) Na wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania korespondencji. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty.

10) Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

a. odręczną, (forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia).

b. korespondencyjną, (forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę).

c. inną /np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu/.

11) Załatwienie sprawy może być:

a. tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

b. ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty /merytorycznie/ albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

12) Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się protokoły, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.

13) Przy sporządzaniu kopii pisma, dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę , podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

14) Sprawy załatwiane są wg kolejności ich wpływu i stopniu pilności. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

a. nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

b. znak sprawy,

c. powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

d. datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

e. określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

f. treść pisma,