Sprawne rozpatrzenie wniosków wójtów (burmistrzów) o zmianę przeznaczenia gruntów rolnych na cele nierolnicze, uzależnione jest od przekazania kompletnego wniosku. Braki formalne oraz konieczności częstych uzupełnień, wydłużają prowadzone przed Ministrem Rolnictwa i Rozwoju Wsi postępowania administracyjne. Zdarzają się również przypadki, gdy uchybienia formalne wniosku, spowodowane są brakiem przeprowadzenia przez władze gminy wymaganych analiz, m.in.: posiadanych rezerw najsłabszej jakości gruntów, potrzeb inwestycyjnych w stosunku do zmian demograficznych ludności, itp.

Informacje te zostały również przekazane do Marszałków Województw przy piśmie z dnia 24 sierpnia 2016 r, a następnie piśmie z dnia 16 listopada 2018 r.

Dodatkowo w piśmie do Marszałków Województw z dnia 16 listopada 2018 r. zwrócono uwagę na konieczność wskazywania przez wójtów (burmistrzów) we wnioskach aktualnego adresu skrzynki e-PUAP, co jest niezbędne dla sprawnej komunikacji.

Szczegółowe zasady gospodarowania rolniczą przestrzenią produkcyjną oraz zadania gmin w tym zakresie zostały opisane w Biuletynie Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi nr 9/18 (str. 15) pt.: „Rola gmin w planowaniu przestrzennym na obszarach wiejskich”.