Rejestr instytucji kultury jest prowadzony przez organizatora instytucji w postaci elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną.
Dane zawarte w rejestrze udostępnia się przez:

1. otwarty dostęp do zawartości rejestru;
2. wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej.

Udostępnianie danych zawartych w rejestrze w formie, o której mowa w pkt 1, jest bezpłatne i odbywa się przez stronę Biuletynu Informacji Publicznej organizatora.

Szczegółowy sposób prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury, w tym zakres danych zamieszczanych w rejestrze, tryb dokonywania wpisów, zmian i wykreśleń wpisów określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 189).