Polska na Ukrainie

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Zarówno Polska, jak i Ukraina są stronami Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej 5 października 1961 roku. To oznacza, że aby móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z Ukrainy w Polsce, wystarczy, że w miejscowym urzędzie uzyskasz apostille.

Od 01 stycznia 2023 Apostille na dokumentach pochodzących z Ukrainy nadaje:

Ministerstwo Edukacji i Nauki - na oficjalnych dokumentach wydanych przez Ministerstwo Edukacji i Nauki, centralne organy wykonawcze, których działaniami kieruje i które koordynuje Gabinet Ministrów Ukrainy za pośrednictwem Ministra Edukacji i Nauki, ich organy terytorialne, instytucje edukacyjne, przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje, które świadczą usługi w dziedzinie edukacji i nauki lub prowadzą inne działania związane ze świadczeniem takich usług.

Do takich dokumentów należą:

- dyplomy ukończenia studiów;

- świadectwa tytułów akademickich;

- świadectwa wykształcenia, zaświadczenia z instytucji edukacyjnych, programy nauczania i inne.

Ministerstwo Sprawiedliwości - na dokumentach wydanych przez organy wymiaru sprawiedliwości, sądy, państwowe instytucje archiwalne, organy penitencjarne i kuratorskie, a także na dokumentach wykonanych przez notariuszy Ukrainy.

Do takich dokumentów należą:

- zaświadczenia wydawane przez urzędy stanu cywilnego

- wyciągi z Państwowego Rejestru Aktów Stanu Cywilnego;

- zaświadczenia archiwalne;

- dokumenty poświadczone przez notariuszy, orzeczenia sądowe i zaświadczenia.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych - na dokumentach wydanych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i jego organy służby terytorialnej, z wyjątkiem dokumentów związanych z edukacją i nauką.

Do takich dokumentów należą wyciągi z systemu informacyjno-analitycznego "księgowanie informacji o pociągnięciu osoby do odpowiedzialności karnej i niekaralności (tzw. zaświadczenia o niekaralności)".

Państwowa Służba Migracyjna - na dokumentach wydanych przez Państwową Służbę Migracyjną, jej organy terytorialne i jednostki terytorialne zajmujące się migracją, w tym przeciwdziałania nielegalnej migracji, obywatelstwa, uchodźców i innych kategorii migrantów określonych przez prawo. Do takich dokumentów należą zaświadczenia i wyciągi z Jednolitego Państwowego Rejestru Demograficznego i inne.

Państwowa Służba Podatkowa - na dokumentach wydanych przez Państwową Służbę Podatkową i jej organy terytorialne.

Do takich dokumentów należą:

- Zaświadczenie potwierdzające status rezydenta podatkowego Ukrainy;

- Informacje z Państwowego Rejestru Podatników Indywidualnych o źródłach/kwotach zapłaconych i potrąconych podatków itp.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych - dla wszystkich innych rodzajów dokumentów.

Apostille nie umieszcza się na:

- dokumentach wydanych przez zagraniczne misje dyplomatyczne Ukrainy;

- dokumentach administracyjnych bezpośrednio związanych z operacjami handlowymi lub celnymi.

Do Ministerstwa Spraw Zagranicznych dokumenty należy wysyłać na adres:

Departament Służby Konsularnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrain: ul. Velyka Zhytomyrska 2, 01018, Kijów (Департамент консульської служби МЗС України: вул. Велика Житомирська 2, 01018, м. Київ).

Dokładne informacje na temat możliwości uzyskania na Ukrainie Apostille można uzyskać pod numerami telefonu:  +38 (044) 238 16 79; +38 044 238 18 15 lub na stronie: https://mfa.gov.ua/consul/forua/legalization/apostille;

Organy, które nadają Apostille:https://mfa.gov.ua/news/z-01012023-chastina-dokumentiv-shcho-ranishe-zasvidchuvalo-apostilem-mzs-bude-zasvidchuvatisya-mvs-dms-ta-dp;

Przyjmowanie dokumentów: https://mfa.gov.ua/consul/forua/legalization/doc-covid.

Zwracamy uwagę, że zgodnie z art. 15 umowy między Rzecząpospolitą  Polską a Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych, sporządzonej w Kijowie dnia 24 maja 1993 roku (Dz.U. z 1994 r. Nr 96  poz. 465), ukraińskie oraz polskie dokumentu urzędowe są uznawane zarówno w Polsce jak i na Ukrainie bez potrzeby ich legalizacji.

Konsul nie pośredniczy w uzyskaniu apostille.

Jeśli zagraniczny urząd wymaga apostille na polskim dokumencie, zapoznaj się z informacjami zamieszczonymi na stronie polskiego MSZ.

Z dn. 16 lutego 2019 r. nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczeń niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim UE.

Zmiany wynikają z wejścia w życie 16 lutego 2019 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191), które m.in. znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów.

Dokumenty, do których stosuje się rozporządzenie 2016/1191

Rozporządzenie dotyczy dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.

Od 16 lutego 2019 r. organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille, gdy przedkładany dokument objęty rozporządzeniem 2016/1191 został wydany w innym państwie członkowskim UE. Nie oznacza to jednak, że państwa członkowskie UE nie będą mogły wydać, na wniosek obywatela, apostille do dokumentu objętego rozporządzeniem 2016/1191. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r., zastępująca tradycyjną legalizację klauzulą apostille może być, na wniosek danej osoby, nadal stosowana w stosunkach między państwami członkowskimi UE.

Wielojęzyczne standardowe formularze

Rozporządzenie 2016/1191 wprowadza ponadto możliwość ubiegania się, na wniosek, o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza, który stanowi urzędowe tłumaczenie dokumentu. Wielojęzyczny standardowy formularz powiela  dane zawarte w dokumencie, do którego jest załączany. Formularzy nie należy wprowadzać w obieg między państwami członkowskimi UE jako dokumentów niezależnych.

Wniosek o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza składa się do organu, który wydał albo ma wydać określony dokument. Uzyskanie wielojęzycznego formularza podlega opłacie.