Opolski Urząd Wojewódzki

Zgłaszanie zewnętrznych naruszeń prawa

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać wyłącznie przez przeznaczone do tego, bezpieczne i zapewniające poufność kanały:

1. Elektronicznie na adres e-mail: zgloszeniazewnetrzne@opole.uw.gov.pl
2. Pisemnie na adres:

Opolski Urząd Wojewódzki
Kancelaria Tajna
ul. Piastowska 14, 45-082 Opole

Zgłoszenie w formie pisemnej należy umieścić w podwójnej zaklejonej kopercie.
Na zewnętrznej kopercie powinien znajdować się ww. adres Urzędu , a na wewnętrznej kopercie dopisek „do rąk własnych Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych- zgłoszenie zewnętrzne”.

Zgłoszenie zewnętrzne, niezależnie od wyboru sposobu zgłoszenia oraz jego formy, musi zawierać:

1. datę zgłoszenia, dane osoby dokonującej zgłoszenia, tj. imię, nazwisko, adres do korespondencji, adres e-mail (w przypadku gdy zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem wiadomości e-mail lub w przypadku gdy osoba składająca wersję papierową wyraża zgodę na kontakt za pomocą poczty elektronicznej), opis w jaki sposób zgłoszenie dokonywane jest w kontekście związanym z pracą,
2. datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości,
3. datę oraz miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
4. opis przedmiotu naruszenia/zdarzenia, uwzględniający jak najdokładniejsze opisanie wszystkich znanych zgłaszającemu okoliczności,
5. wskazanie dowodów istotnych dla sprawy,
6. wskazanie świadków istotnych dla sprawy, uwzględniające ich imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy/komórkę organizacyjną,
7. czytelny podpis zgłaszającego.

Osobami uprawnionymi do zgłoszenia nieprawidłowości są osoby fizyczne, które pozyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, w szczególności:

1. pracownik,
2. pracownik tymczasowy,
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. stażysta,
5. wolontariusz,
6. praktykant.

Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być jedynie naruszenia prawa poniższych dziedzin:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
5. bezpieczeństwa transportu,
6. ochrony środowiska,
7. zdrowia publicznego,
8. ochrony konsumentów,
9. ochrony prywatności i danych osobowych,
10. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
11. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
12. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
13. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-12.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1. Osoba dokonująca zgłoszenia staje się sygnalistą i podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Na żądanie sygnalisty organ publiczny objęty procedurą lub inny organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. Szczegółowe warunki i zasady objęcia sygnalisty ochroną zawarte są w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  zamieszczonej poniżej.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Tryb postępowania w przypadku zgłoszeń zewnętrznych opisany jest w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  zamieszczonej poniżej.

Termin przekazania informacji zwrotnej:

1. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny objęty procedurą ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty albo osoba zgłaszająca nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Przekazanie informacji zwrotnej następuje w terminie nieprzekraczającym
   3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny objęty procedurą przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem wzmiankowanego
   w przedmiotowym ustępie terminu. Koordynator informuje sygnalistę także
   o ostatecznym wyniku postepowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
3. W informacji zwrotnej zawarty powinien być w szczególności opis sposobu rozpatrzenia zgłoszenia i wynik postępowania wyjaśniającego.

Zasady poufności dotyczące zgłoszeń:

1. Organ publiczny objęty procedurą gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Szczegółowy opis zasad poufności zawarty jest w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  zamieszczonej poniżej.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

1. Organ publiczny objęty procedurą po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dnia od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
2. Klauzule informacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych stanowią załącznik nr 2 i 3 do procedury załączonej poniżej.
3. Organ publiczny objęty procedurą prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Do prowadzenia rejestru upoważniony jest Koordynator.
4.  W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od przebiegu postępowania wyjaśniającego.
5. Za prowadzenie i przechowywanie rejestru odpowiada Koordynator.
6.  Organ publiczny jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
7.   Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,
   w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Charakter działań następczych:

1. Organ publiczny objęty procedurą podejmuje działania następcze zgodnie ze swoimi kompetencjami i właściwością.
2. Działania następcze  mają na celu wyeliminowanie oraz ograniczanie ryzyka  wystąpienia naruszeń prawa w przyszłości, przy jednoczesnym zapewnieniu osobom zgłaszającym naruszenia (tzw. sygnalistom) bezpieczeństwa.
3. Przez działania następcze rozumie się działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienia oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

Środki ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
3. Szczegółowe warunki i zasady objęcia sygnalisty ochroną zawarte są w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  zamieszczonej poniżej.
4. Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego ma możliwość skorzystania z porady  w ramach systemu Nieodpłatnej Pomocy Prawnej.

Ochrona sygnalisty za naruszenie poufności:

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2.  W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3.  Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Organ publiczny objęty procedurą zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich znajdują się na stronie:

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich

Zgłoszenia anonimowe zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.