Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

EZD RP (skrót od Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to jednolity i bezpłatny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją dla polskiej administracji, który w znaczący sposób usprawni jej działanie.

Sześć spotkań konsultacyjnych

Przez cały maj trwały konsultacje projektu „Strategia dystrybucji, wdrażania i utrzymania EZD RP od 2022 r.” dostępnego na stronie ezdrp.gov.pl. Swoimi uwagami i opiniami podzielili się przedstawiciele różnych grup podmiotów zainteresowanych wdrożeniem takiego rozwiązania. Wśród nich znaleźli się m.in. reprezentanci administracji rządowej, przedstawiciele samorządów wojewódzkich, miast, gmin, powiatów oraz reprezentanci firm.

Uczestnicy sześciu spotkań (w sumie ponad 250 osób) chętnie zadawali pytania i dzielili się swoimi pomysłami i wątpliwościami. Padały pytania m.in. o to, jak długo będzie wspierane środowisko systemu z Podlaskiego - EZD PUW i czy bez problemu będzie można zmigrować dane z tego systemu do EZD RP. Pytano też o procedury, wytyczne i kryteria tworzenia Lokalnych Centrów Kompetencji. Dużym zainteresowaniem cieszył się wątek integracji z systemami zewnętrznymi. Dopytywano o integrację systemu z programami komercyjnymi, migrację danych między systemami oraz o nowe moduły skierowane do wyspecjalizowanych odbiorców. Uczestnicy byli również zainteresowani tutorialami i szkoleniami na temat wdrażania systemu oraz terminami udostępniania dokumentacji, także w zakresie technicznym.

EZD RP – razem cyfryzujemy polską administrację

Prace nad systemem teleinformatycznym EZD RP prowadzi Państwowy Instytut Badawczy NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim (w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim powstał system EZD PUW) i pod nadzorem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM). System powstaje w ramach rządowego Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i jest finansowany w ramach unijnego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Oprogramowanie zostanie udostępnione wszystkim zainteresowanym podmiotom na początku 2023 r.

EZD RP umożliwi w szczególności pełną digitalizację zaplecza administracyjnego oraz procesów w urzędach i realizację online szeregu czynności kancelaryjnych - począwszy od obsługi przesyłek, poprzez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy na archiwizacji dokumentacji kończąc.

Program tworzony jest z myślą przede wszystkim o administracji (rządowej i samorządowej). W przedsięwzięciu będą mogły jednak wziąć udział nie tylko podmioty publiczne, ale i zainteresowane współpracą firmy. Ich zadaniem może być wsparcie wdrożeń i rozwoju systemu w poszczególnych podmiotach, szczególnie w zakresie integracji z systemami dziedzinowymi, realizującymi specyficzne potrzeby administracji oraz budowa dodatkowych, zintegrowanych dzięki API EZD RP, rozwiązań.

- Tworząc EZD RP, opieramy się na wdrażanym z sukcesem od wielu lat systemie EZD PUW, który działa już w wielu urzędach i instytucjach. Sprawnie działająca administracja publiczna to dla nas priorytet - system powstaje przy współpracy z wieloma instytucjami, interesariuszami EZD RP. Można powiedzieć, że system budowany jest przez urzędników dla urzędników. Skorzystają na tym również inne podmioty i firmy, których zadaniem będzie wsparcie wdrożenia i rozwijania systemu, dostosowujące do specyficznych potrzeb różnych podmiotów. Docelowo wprowadzenie systemu EZD RP podniesie jakość działania administracji publicznej, a co za tym idzie – satysfakcję obywateli z kontaktów z urzędami – mówi Mariusz Madejczyk, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku.

Zgodnie z założeniami Strategii system EZD RP będzie udostępniany od stycznia 2023 r. jako freeware. Zapewni to dostępność oprogramowania bez opłat dla wszystkich podmiotów realizujących zadania publiczne.

Podsumowanie konsultacji na konferencji

Podczas piątkowej (18.06) konferencji przedstawiono status projektu. Była to także okazja do podsumowania majowych konsultacji. Wprowadzenie - „Projekt EZD RP jako fundament sprawnego państwa” - wygłosił dyrektor Mariusz Madejczyk, natomiast status realizacji projektu zreferowali Sławomir Zych, Kierownik projektu EZD RP, NASK i Magdalena Sawicka, Zastępca Dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku.

O zasadach wdrażania EZD RP po 2022 r. mówili dyrektor Madejczyk i Jacek Orłowski, Koordynator Zespołu ds. Komunikacji i Kompetencji Cyfrowych, NASK. Na zakończenie przedstawiono najnowszą wersję prototypu systemu EZD RP. Była to publiczna premiera systemu EZD RP, który już w tym roku wdrażany będzie pilotażowo w kilku urzędach, w tym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku.

źródło: NASK