Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie

W związku z kryzysem humanitarnym spowodowanym masowym napływem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na teren województwa warmińsko-mazurskiego obywateli Ukrainy, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, dotkniętych w sposób bezpośredni lub pośredni tymi działaniami Wojewoda Warmińsko-Mazurski informuje, że działając na podstawie art. 12 ust. 8 w związku z ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 583, ze zm.)

planuje

powierzyć podmiotom uprawnionym, o których mowa w art. 3 ust. 2 oraz art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020r. poz. 1057, ze zm.) realizację zadania publicznego z pominięciem otwartego konkursu ofert, którego celem jest zapewnienie pomocy o charakterze socjalnym obywatelom Ukrainy.

I. Rodzaj zadania

Planowane do powierzenia zadanie publiczne, obejmuje w szczególności:

1. Pomoc i koordynację pomocy uchodźcom z Ukrainy zakwaterowanym w Domu Studenckim Nr 11 "Bratniak" ul. Żołnierska 14 B, Olsztyn:

• Czynności administracyjno-organizacyjne związane z zakwaterowaniem:
  • Prowadzenie ewidencji gości i zajętych pokoi
  • Raportowanie do Wojewódzkiego Centrum Zarzadzania Kryzysowego o ilości wolnych miejsc
  • Raportowanie ilości posiłków
  • Zgłaszanie potrzeb w zakresie zakupów leków
  • Zgłaszanie awarii i usterek
  • Sprzątanie zwolnionych pokoi i przekazywanie pościeli do prania do pralni
  • Dyżur recepcja/informacja – minimum 1 osoba/zmianę, zmiany w godz.: 7-15, 12-20, podstawowa znajomość języka ukraińskiego lub rosyjskiego, dodatkowa minimum 1 osoba do obsługi przyjazdów dużych grup do ośrodka
  • Zbieranie informacji i obsługa ofert przyjęcia uchodźców z Ukrainy przez inne kraje.
• Zapewnienie tłumacza – (nie musi być przysięgły), wystarczy osoba z komunikatywnym ukraińskim lub rosyjskim, obsługa przyjazdów dużych grup do ośrodka, obsługa bezpośredniej pomocy osobom w podeszłym wieku i niepełnosprawnym, zdalnie tłumaczenie na telefon (nagłe przypadki), tłumaczenie informacji wywieszanych na tablicach, holu, dla gości
• Zapewnienie transportu, w szczególności osób w podeszłym wieku i niepełnosprawnych – przychodnia, szpital, nadanie nr PESEL, MOPS – art. 12 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
• Pomoc rzeczowa oraz jej dystrybucja – art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy – polegająca na zapewnieniu środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów w ramach organizowanych przez organizację zbiórek lub korzystając z pomocy innych organizacji pozarządowych. W przypadku braku możliwości pozyskania produktów w ww. sposób zgłaszanie potrzeby zakupu do Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego

2. Pomoc i koordynację pomocy uchodźcom z Ukrainy zakwaterowanym w budynku al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 63a.

• Czynności administracyjno-organizacyjne związane z zakwaterowaniem:
  • Prowadzenie ewidencji gości i zajętych pokoi
  • Raportowanie do Wojewódzkiego Centrum Zarzadzania Kryzysowego o ilości wolnych miejsc
  • Raportowanie ilości posiłków
  • Zgłaszanie potrzeb w zakresie zakupów leków
  • Zgłaszanie awarii i usterek
  • Sprzątanie zwolnionych pokoi i przekazywanie pościeli do prania do pralni
  • Dyżur recepcja/informacja – minimum 1 osoba/zmianę, zmiany w godz.: 7-15, 12-20, podstawowa znajomość języka ukraińskiego lub rosyjskiego, dodatkowa minimum 1osoba do obsługi przyjazdów dużych grup do ośrodka
  • Zbieranie informacji i obsługa ofert przyjęcia uchodźców z Ukrainy przez inne kraje.
• Zapewnienie tłumacza – (nie musi być przysięgły), wystarczy osoba z komunikatywnym ukraińskim lub rosyjskim, obsługa przyjazdów dużych grup do ośrodka, obsługa bezpośredniej pomocy osobom w podeszłym wieku i niepełnosprawnym, zdalnie tłumaczenie na telefon (nagłe przypadki), tłumaczenie informacji wywieszanych na tablicach, holu, dla gości
• Zapewnienie transportu, w szczególności osób w podeszłym wieku i niepełnosprawnych – przychodnia, szpital, nadanie nr PESEL, MOPS – art. 12 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
• Pomoc rzeczowa oraz jej dystrybucja – art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy – polegająca na zapewnieniu środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów w ramach organizowanych przez organizację zbiórek lub korzystając z pomocy innych organizacji pozarządowych. W przypadku braku możliwości pozyskania produktów w ww. sposób zgłaszanie potrzeby zakupu do Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego

3. Organizację i prowadzenie Punktu Informacyjnego dla uchodźców z Ukrainy w Olsztynie, w tym:

• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do punktu recepcyjnego,
• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do miejsca zbiorowego zakwaterowania,
• udzielanie informacji w zakresie połączeń kolejowych i autobusowych z dworca PKP/PKS do innych miejscowości w Polsce oraz w kierunkach zagranicznych,
• udzielanie informacji w zakresie: aktualnej sytuacji prawnej uchodźców, ich obowiązków i uprawnień związanych z wprowadzanymi przepisami prawa, możliwości korzystania ze środków komunikacji publicznej bez odpłatności, możliwości uzyskania nieodpłatnej pomocy materialnej (humanitarnej),
• udzielanie informacji mieszkańcom miasta, gdzie i w jaki sposób zgłosić chęć niesienia pomocy lub gdzie przekazać dary i wszelką pomoc humanitarną,
• zapewnienie uzupełnienia miejsc w poczekalni i zwiększenie komfortu oczekiwania na połączenia (krzesła, koce, materace, śpiwory),
• odprowadzanie uchodźców do pociągów i autobusów, w tym pomoc w przeniesieniu bagaży,
• wskazywanie pobliskich punktów sprzedaży operatorów telefonii komórkowej, w celu uzyskania nieodpłatnych kart telefonicznych, zgodnie z zasadami określonymi przez operatorów.

4. Organizację i prowadzenie Punktu Informacyjnego dla uchodźców z Ukrainy w Elblągu, w tym:

• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do punktu recepcyjnego,
• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do miejsca zbiorowego zakwaterowania,
• udzielanie informacji w zakresie połączeń kolejowych i autobusowych z dworca PKP/PKS do innych miejscowości w Polsce oraz w kierunkach zagranicznych,
• udzielanie informacji w zakresie: aktualnej sytuacji prawnej uchodźców, ich obowiązków i uprawnień związanych z wprowadzanymi przepisami prawa, możliwości korzystania ze środków komunikacji publicznej bez odpłatności, możliwości uzyskania nieodpłatnej pomocy materialnej (humanitarnej),
• udzielanie informacji mieszkańcom miasta, gdzie i w jaki sposób zgłosić chęć niesienia pomocy lub gdzie przekazać dary i wszelką pomoc humanitarną,
• zapewnienie uzupełnienia miejsc w poczekalni i zwiększenie komfortu oczekiwania na połączenia (krzesła, koce, materace, śpiwory),
• odprowadzanie uchodźców do pociągów i autobusów, w tym pomoc w przeniesieniu bagaży,
• wskazywanie pobliskich punktów sprzedaży operatorów telefonii komórkowej, w celu uzyskania nieodpłatnych kart telefonicznych, zgodnie z zasadami określonymi przez operatorów

5. Organizację i prowadzenie Punktu Informacyjnego dla uchodźców z Ukrainy w Ełku, w tym:

• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do punktu recepcyjnego,
• udzielanie informacji w zakresie możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej lub przetransportowania (przez gminę, Wojewodę, NGO lub przedsiębiorców) do miejsca zbiorowego zakwaterowania,
• udzielanie informacji w zakresie połączeń kolejowych i autobusowych z dworca PKP/PKS do innych miejscowości w Polsce oraz w kierunkach zagranicznych,
• udzielanie informacji w zakresie: aktualnej sytuacji prawnej uchodźców, ich obowiązków i uprawnień związanych z wprowadzanymi przepisami prawa, możliwości korzystania ze środków komunikacji publicznej bez odpłatności, możliwości uzyskania nieodpłatnej pomocy materialnej (humanitarnej),
• udzielanie informacji mieszkańcom miasta, gdzie i w jaki sposób zgłosić chęć niesienia pomocy lub gdzie przekazać dary i wszelką pomoc humanitarną,
• zapewnienie uzupełnienia miejsc w poczekalni i zwiększenie komfortu oczekiwania na połączenia (krzesła, koce, materace, śpiwory),
• odprowadzanie uchodźców do pociągów i autobusów, w tym pomoc w przeniesieniu bagaży,
• wskazywanie pobliskich punktów sprzedaży operatorów telefonii komórkowej, w celu uzyskania nieodpłatnych kart telefonicznych, zgodnie z zasadami określonymi przez operatorów

II. Wysokość środków na realizację zadań: 500 000 zł.,

III. Zasady przyznawania środków Funduszu Pomocy

1. O powierzenie zadania mogą ubiegać się organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej podmiotem, prowadzące działalność statutową co najmniej w jednym z zakresów: pomocy społecznej na rzecz rodzin i osób w trudnej sytuacji życiowej, działalności charytatywnej, działalności na rzecz integracji cudzoziemców, pomocy ofiarom konfliktów zbrojnych i wojen w kraju i za granicą, promocji i organizacji wolontariatu.

2. Złożenie oferty nie jest jednoznaczne z przyznaniem środków Funduszu Pomocy.

3. W przypadku zaproponowania środków Funduszu Pomocy w wysokości niższej od wnioskowanej w ofercie, Wojewoda może przeprowadzić negocjacje z podmiotem, których celem jest doprecyzowanie warunków i zakresu realizacji zadania, określonego w ofercie podmiotu.

4. Podmiot może odstąpić od zawarcia umowy w przypadku przyznania środków Funduszu Pomocy w kwocie niższej niż wnioskowana.

5. Podmiot, który odstąpi od zawarcia umowy z powodu odmowy negocjacji i korekty kosztorysu, nie może wywodzić żadnych roszczeń.

6. Koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne

6.1 Kosztami kwalifikowalnymi realizacji zadania publicznego, ze środków pochodzących z Funduszu Pomocy, mogą być w szczególności koszty, które:

• są niezbędne do realizacji zadania,
• zostały faktycznie poniesione,
• są bezpośrednio związane z merytoryczną realizacją zadania i jego celem.

6.2.Koszty kwalifikowalne (koszty realizacji działań) poniesione przez oferenta, bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego, obejmują w szczególności:

• płace osób zabezpieczających właściwe wykonanie zadania,
• koszty związane z wykonywaniem świadczeń wolontariackich (ubezpieczenie, przejazdy)
• inne niezbędne i uzasadnione wydatki, służące realizacji zakładanych celów z wyłączeniem zakupów usług i dostaw.

6.3 Koszty niekwalifikowalne

Środki Funduszu Pomocy nie mogą być wykorzystana na:

• pokrycie zobowiązań powstałych przed datą zawarcia umowy,
• pokrycie kosztów utrzymania biura (lub biur) Oferenta, a także kosztów wynagrodzeń pracowników, o ile nie służą one bezpośrednio realizacji działań w ramach zadania,
• kosztów leczenia i rehabilitacji osób,
• spłatę zaległych zobowiązań finansowych, wynikających z bieżącej, statutowej działalności organizacji,
• inne wydatki niezwiązane bezpośrednio z realizacją zadania.

IV. Zasady składania ofert.

1. Podmiot ubiegający się o środki z Funduszu Pomocy winien złożyć ofertę na formularzu, stanowiącym załącznik Nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057). Ofertę należy wypełnić na komputerze.

2. W Części II pkt 1 oferty należy dodatkowo wskazać nr rachunku bankowego Podmiotu, na który zostaną przekazane środki Funduszu Pomocy oraz dane osób, które są uprawnione do podpisania umowy na realizację zadania (imię, nazwisko, zajmowane w podmiocie stanowisko).

3. W ofercie w Części IV pkt 2 oferty, należy opisać zasoby kadrowe (w tym kwalifikacje kadry i zaangażowanie wolontariuszy przy pomocy których podmiot zamierza realizować zadanie).

4. Zestawienie kosztów realizacji zadania w ofercie musi być czytelne i logiczne. Należy w nim wykazać szczegółowo koszty rodzajowe wraz z rodzajem miary i kosztami jednostkowymi planowanego zadania. Wydatki przedstawione w zestawieniu kosztów muszą znajdować pełne uzasadnienia w opisie zawartym w części III pkt 3 i 4 oferty (opis zadania, Plan i harmonogram działań).

5. W pola, które nie odnoszą się do oferenta, należy wpisać „nie dotyczy”.

6. Oferta powinna zostać podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, czytelnym podpisem lub podpisem i imienną pieczęcią. W przypadku zaistnienia zmian w zakresie reprezentowania podmiotu w trakcie realizacji zadania należy niezwłocznie, w formie pisemnej poinformować o tym fakcie Wydział Polityki Społecznej W-MUW w Olsztynie.

7. Do oferty należy dołączyć:

1) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru lub ewidencji potwierdzający status prawny podmiotu uprawnionego i umocowanie osób reprezentujących;

2) dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta, w szczególności do podpisania oferty i zawarcia umowy na realizację zadania (w przypadku, gdy sposób reprezentacji nie wynika wprost z KRS lub innego właściwego rejestru);

3) aktualny statut podmiotu.

8. W przypadku składania załączników w formie kserokopii, każda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej.

9. Podmiot ubiegający się o przyznanie środków z Funduszu Pomocy może złożyć tylko jedną ofertę na realizację jednego zadania.

10. W przypadku złożenia więcej niż jednej oferty żadna z nich nie będzie rozpatrywana.

11. W ramach postępowania o realizację zadania przewiduje się możliwość składania ofert wspólnych, złożonych przez dwa lub więcej podmioty uprawnione. W przypadku złożenia oferty wspólnej w ofercie należy wskazać dodatkowo:

a) jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;

b) sposób reprezentacji podmiotów, uprawnionych do złożenia oferty, wobec organu administracji publicznej.

12. W przypadku złożenia oferty wspólnej umowę zawartą pomiędzy organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3, (Zleceniobiorcami) określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego załącza się do umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego.

13. Zleceniobiorcy składający ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania wynikające z umowy, zgodnie z art. 14 ust. 4 i 5 ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie.

14. Oferty niekompletne, złożone na niewłaściwym formularzu lub po terminie wskazanym w Części V ogłoszenia, nie będą rozpatrywane.

V. Termin i miejsce składania ofert.

1. Oferty na realizację zadania publicznego, o którym mowa w niniejszym ogłoszeniu można składać do dnia 11.04.2022 r.:

1) Osobiście: w Punkcie Obsługi Klienta Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 w godzinach 7.30-15.30;

2) Za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie ul. ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9, 10-900 Olsztyn

O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do W-MUW w Olsztynie,

3) przez ePUAP

2. Oferty należy składać w zaklejonych kopertach z podaniem pełnej nazwy podmiotu deklarującego chęć realizacji zadania oraz dopiskiem „Pomoc dla Ukrainy”.

VI. Termin i warunki realizacji zadania.

1. Zadanie publiczne będzie realizowane od dnia podpisania umowy do 31.05.2022 r.

2. Powierzenie realizacji zadania oraz przekazanie środków Funduszu Pomocy nastąpi na podstawie umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a wybranym przez Wojewodę podmiotem. Umowa szczegółowo określi realizowane zadania, termin i miejsce jego wykonania, kwotę przyznanych środków i tryb płatności, warunki realizacji zadania, w tym termin wykorzystania środków Funduszu Pomocy, sposób rozliczenia tych środków i zasady zwrotu ich niewykorzystanej części, a także tryb kontroli realizacji zadania.

3. Wybrany do realizacji zadania publicznego podmiot zostanie poinformowany telefonicznie i za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. Przed podpisaniem umowy, wybrany podmiot zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o przyjęciu środków Funduszu Pomocy

5. Po zakończeniu zadania podmiot zobowiązany będzie złożyć sprawozdanie z realizacji zadania.

VII. Informacje dodatkowe.

Wszelkie dodatkowe informacje można uzyskać w siedzibie Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, Wydział Polityki Społecznej, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 w dniach pracy urzędu w godzinach 7:30-15:30 pok. 137 lub pod numerem telefonu 89 5232634.

 

 

WOJEWODA

WARMIŃSKO-MAZURSKI

Artur Chojecki

 

6.04.2022