Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie

EZD to elektroniczny system stosowany w administracji publicznej na terenie całego kraju. Pozwala usprawnić zarządzanie dokumentami oraz zaoszczędzić miliony złotych. Nie mówiąc już o walorach ekologicznych.  Oprogramowanie zostało stworzone przez zespół informatyków z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego i od roku 2011 wdrażane jest w administracji rządowej RP jako jednolity system, rozwijany na zasadach niekomercyjnych, będący narzędziem wymiany informacji oraz usprawniania funkcjonowania urzędów. Dzięki współpracy Wojewody Podlaskiego początkowo z innymi wojewodami, zainicjowanej w połowie 2011 roku, jednolity (co oznacza w praktyce ten sam w każdym z podmiotów) EZD PUW został wdrożony i jest wdrażany w urzędach wojewódzkich oraz administracji zespolonej na ternie całego kraju oraz w centralnej administracji rządowej, ministerstwach i urzędach centralnych ale także w samorządach, uczelniach wyższych, sądach powszechnych i służbie zdrowia. Łącznie to już ponad 430 urzędów i ponad 77 000 urzędników w produkcji (aktualna lista Partnerów PUW publikowana jest na dedykowanej stronie http://ezd.gov.pl, w sekcji Partnerzy). Kolejne podmioty stale przyłączają się do przedsięwzięcia, wzmacniając je i poszerzając sieć współpracujących ze sobą urzędów.

 

Korzyści z funkcjonowania EZD w urzędach można byłoby mnożyć w różnych obszarach ale te najbardziej odczuwalne, to oszczędności finansowe związane z uruchomieniem systemu jako podstawowego sposobu załatwiania i prowadzenia spraw w postaci elektronicznej. Wskazania licznika obejmują oszczędności w trzech obszarach:

• Wysyłki korespondencji w postaci elektronicznej zamiast papierowej , dzięki czemu urząd oszczędza na kosztach związanych z wysyłką tradycyjną (koszty koperty, papieru, wydruków i znaczków pocztowych). Korespondencja z administracją publiczną w dużej części spraw prowadzona jest za pomocą rządowej elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP – http://epuap.gov.pl) ale także za pomocą portali regionalnych, jak Wrota Podlasia, czy Warmii i Mazur
• Redukcji dokumentów papierowych wewnątrz urzędu , dzięki EZD PUW korespondencja wewnętrzna w urzędzie oraz znaczna część spraw prowadzonych jest wyłącznie w postaci elektronicznej, co przynosi oszczędności w zakresie wydruków, kserowania dokumentacji i utrzymania infrastruktury z tym związanej (koszty papieru, tonerów, konserwacji urządzeń itp.)
• Utrzymania systemu EZD , ponieważ system jest własnością Skarbu Państwa - Wojewody Podlaskiego i jest rozwijany we własnym zakresie, Partnerzy PUW oszczędzają na potencjalnych kosztach utrzymania, serwisowania i rozwoju systemu, jako wspólnej i jendolitej aplikacji – wszystkie te czynności wykonywane są w ramach prac własnych służb informatycznych Wojewody Podlaskiego. Koszty infrastruktury i osobowe ponoszone są przez poszczególne jednostki

 

Przyjmując powyższe założenia oraz średnie koszty:

• wysyłki - 3,50 zł,
• wydruku jednej strony - 10 gr,
• utrzymania systemu - 500 zł miesięcznie,

Globalna kwota oszczędności na dzień dzisiejszy prezentowana jest przez Licznik Oszczędności dostępny na stronie:

https://ezd.gov.pl/www/licznikoszczednosci. Licznik rewaloryzowany jest co kwartał.

 

Widoczna jest wyraźna tendencja wzrostowa oszczędności wraz ze zwiększająca się liczbą Partnerów EZD PUW oraz szerszym wykorzystaniem coraz bardziej popularnej wysyłki elektronicznej i zwiększenia liczby rodzajów spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie w administracji.