Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp z uwagi na próg kwotowy określony w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. czy doszło do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się w szczególności chwilą otrzymania przez wykonawcę składającego ofertę oświadczenia zamawiającego o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez wykonawcę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.