Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

W skład Naczelnej Dyrekcji wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1) Departament Archiwistyki;

2) Departament Informatyzacji Archiwów;

3) Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego;

4) Departament Organizacji Archiwów;

5) Departament Popularyzacji Działalności Archiwalnej;

6) Departament Rozwoju Archiwów;

7) Biuro Dyrektora Generalnego.

Informacje o zadaniach poszczególnych komórek

Do zakresu działania Departamentu Archiwistyki należy w szczególności:

1) koordynacja działań Naczelnego Dyrektora w zakresie metodyki archiwalnej, w szczególności opracowywania materiałów archiwalnych;
2) koordynowanie i prowadzenie w Naczelnej Dyrekcji spraw z zakresu działalności naukowej oraz działalności wydawniczej w zakresie publikacji i czasopism;
3) nadzór i monitorowanie kierunków i zakresu działalności naukowej i wydawniczej archiwów państwowych;
4) prowadzenie spraw z zakresu nadzoru nad:
a) udostępnianiem materiałów archiwalnych w archiwach państwowych,
b) wydawaniem przez archiwa państwowe urzędowych potwierdzeń treści
zgromadzonych i przechowywanych dokumentów;
5) proponowanie założeń merytorycznych związanych z projektowaniem i rozwojem narzędzi i systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w archiwach państwowych w zakresie opracowania i udostępniania materiałów archiwalnych, w tym zapewniających możliwie szeroki dostęp do materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych;
6) prowadzenie Centralnej Biblioteki Archiwistycznej;
7) prowadzenie spraw z zakresu informacji archiwalnej i obsługi kwerend naukowych bazujących na zasobie archiwalnym;
8) współpraca z uczelniami, instytucjami naukowymi, stowarzyszeniami, fundacjami i innymi podmiotami w zakresie prowadzenia badań naukowych,
konferencji i kształcenia;
9) organizacja i koordynacja zlecania zadań w zakresie ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, udostępniania lub zabezpieczania materiałów archiwalnych wchodzących do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego, w szczególności udzielania dotacji.

Do zakresu działania Departamentu Informatyzacji Archiwów należy w szczególności:

1) koordynacja działań Naczelnego Dyrektora w zakresie określania kierunków rozwoju w dziedzinie informatyzacji działalności archiwów państwowych, w tym:
a) rekomendowanie w zakresie wskazania priorytetowych inwestycji teleinformatycznych oraz wspieranie archiwów państwowych
w wykonywaniu zadań z tego zakresu,
b) rekomendowanie standardów rozwiązań technicznych i informatycznych systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez archiwa państwowe,
c) realizacja zadań związanych z projektowaniem, rozwojem i utrzymaniem systemów teleinformatycznych i infrastruktury teleinformatycznej wykorzystywanych przez archiwa państwowe, przy udziale właściwych komórek organizacyjnych;
2) prowadzenie badań i analiz związanych z projektowaniem potrzebnych funkcjonalności oraz rozwiązań systemowych i technicznych wspierających działalność archiwów państwowych;
3) prowadzenie spraw dotyczących korzystania przez uprawnione podmioty z systemów informatycznych i teleinformatycznych;
4) koordynacja działań Naczelnego Dyrektora w zakresie kierunków rozwoju i działań strategicznych w dziedzinie technicznego zabezpieczenia procesu digitalizacji zasobu archiwów państwowych;
5) koordynacja działań Naczelnego Dyrektora w zakresie kierunków rozwoju i działań strategicznych w dziedzinie cyberbezpieczeństwa w sieci archiwów państwowych, w tym proponowanie rozwiązań technicznych w zakresie zapewnienia cyberbezpieczeństwa;
6) współpraca z Komitetem Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz innymi podmiotami publicznymi działającymi w obszarze teleinformatyki i cyberbezpieczeństwa;
7) obsługa informatyczna Naczelnej Dyrekcji.

Do zakresu działania Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego należy w szczególności:

1) koordynacja działań Naczelnego Dyrektora w zakresie nadzoru nad gromadzeniem materiałów archiwalnych i brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej, w tym nad postępowaniem z dokumentacją w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach
samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych;
2) prowadzenie spraw z zakresu:
a) powierzania jednostkom organizacyjnym przechowywania materiałów archiwalnych,
b) pozostawiania, w tym użyczania, przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych jednostkom organizacyjnym;
3) koordynowanie i nadzorowanie spraw z zakresu brakowania dokumentacji wydzielonej z zasobu własnego archiwów państwowych;
4) wsparcie merytoryczne w zakresie sposobu zarządzania dokumentacją, powstającą i otrzymywaną w toku działalności archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji;
5) prowadzenie spraw z zakresu współpracy państwowej sieci archiwalnej z niepaństwowymi jednostkami organizacyjnymi i osobami fizycznymi, których materiały archiwalne wchodzą w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego;
6) proponowanie założeń merytorycznych związanych z projektowaniem i rozwojem narzędzi i systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w archiwach państwowych w zakresie gromadzenia dokumentów elektronicznych oraz nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
7) podejmowanie i koordynacja działań w sprawach przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, w tym osobowej i płacowej pracodawców;
8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych oraz spraw z zakresu kwerend dokumentacji płacowej;
9) pozyskiwanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
10) prowadzenie spraw dotyczących nagród za znalezienie materiałów
archiwalnych.
 

Do zakresu działania Departamentu Organizacji Archiwów należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw z zakresu zmian organizacji sieci archiwów państwowych,
w tym:
a) tworzenia, łączenia lub likwidacji archiwów państwowych,
b) nadawania i zmieniania statutów archiwów państwowych;
2) koordynowanie prac związanych z opracowaniem, wdrażaniem oraz monitorowaniem strategii i planów działalności Naczelnego Dyrektora i sieci archiwów państwowych;
3) sporządzanie zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej dotyczącej działalności Naczelnej Dyrekcji i archiwów państwowych;
4) koordynowanie działań Naczelnego Dyrektora w zakresie nadzoru nad ewidencjonowaniem, przechowywaniem i zabezpieczaniem (konserwacja, digitalizacja) materiałów archiwalnych;
5) proponowanie założeń merytorycznych związanych z projektowaniem i rozwojem narzędzi i systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w archiwach państwowych w zakresie ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych;
6) prowadzenie spraw rozmieszczania i scalania zasobu pomiędzy archiwami państwowymi, w tym spraw dotyczących odstępstwa od zasad ogólnych rozmieszczenia materiałów archiwalnych;
7) koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji z zakresu właściwości Naczelnego Dyrektora;
8) koordynowanie spraw z zakresu kontroli działalności archiwów państwowych realizowanych na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów o kontroli w administracji rządowej, w tym przeprowadzanie kontroli;
9) monitorowanie działalności usługowej archiwów państwowych.
 

Do zakresu działania Departamentu Popularyzacji Działalności Archiwalnej należy w szczególności:

1) koordynacja i prowadzenie działań medialnych, promocyjnych, popularyzatorskich i informacyjnych, w tym współpraca z mediami i innymi podmiotami w zakresie informowania o działalności Naczelnego Dyrektora i archiwów państwowych;
2) koordynacja i prowadzenie działań z zakresu popularyzacji wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej w tym obszarze;
3) koordynowanie, redagowanie i udostępnianie informacji na zewnętrznym portalu internetowym Naczelnej Dyrekcji oraz w mediach społecznościowych;
4) wydawanie opinii w sprawie patronatu Naczelnego Dyrektora, a także prowadzenie spraw z zakresu pozyskiwania patronatów urzędów i instytucji dla projektów realizowanych przez Naczelnego Dyrektora;
5) koordynacja i prowadzenie spraw z zakresu opracowania, wdrożenia i poprawnego wykorzystania identyfikacji wizualnej Naczelnej Dyrekcji oraz sieci archiwów państwowych;
6) rekomendowanie standardów działań medialnych, promocyjnych, popularyzatorskich i informacyjnych oraz monitorowanie ich wykorzystania przez archiwa państwowe;
7) prowadzenie spraw z zakresu współpracy międzynarodowej, w tym:
a) zawieranie umów i porozumień o współpracy archiwalnej z zagranicznymi organami i instytucjami oraz międzynarodowymi organizacjami działającymi w dziedzinie archiwistyki, a także nadzór nad realizacją
wynikających z nich zadań,
b) gromadzenie informacji o materiałach archiwalnych dotyczących dziejów państwa polskiego i narodu polskiego, znajdujących się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
c) wykonywanie zadań Naczelnego Dyrektora określonych w przepisach o restytucji narodowych dóbr kultury, w szczególności przygotowywanie wniosków i prowadzenie spraw związanych z odzyskaniem materiałów archiwalnych znajdujących się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym wywiezionych z niego niezgodnie z prawem polskim, a także spraw dotyczących wpisu materiałów archiwalnych do krajowego rejestru utraconych dóbr kultury,
d) organizowanie współpracy z instytucjami polonijnymi prowadzącymi działalność archiwalną,
e) organizowanie wymiany kadr naukowych i specjalistów w dziedzinach związanych z działalnością archiwalną;
8) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz materiałów archiwalnych za granicę;
9) prowadzenie postępowań w sprawie stwierdzenia, że materiały archiwalne nie wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego.

Do zakresu działania Departamentu Rozwoju Archiwów należy w szczególności:

1) opracowanie wieloletnich planów finansowych w zakresie dysponenta drugiego stopnia we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi;
2) opracowanie projektu budżetu państwa i projektu budżetu środków europejskich dysponenta drugiego stopnia, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi, w podziale na dysponentów trzeciego stopnia (zbiorcze, jednostkowe);
3) wykonywanie zadań z zakresu dysponenta środków drugiego stopnia w zakresie podziału, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi, limitów budżetowych dla dysponentów trzeciego stopnia oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie;
4) przygotowywanie decyzji oraz przeprowadzanie zmian w planach finansowych
dysponentów trzeciego stopnia;
5) monitorowanie realizacji planów finansowych dysponentów podległych w zakresie realizacji budżetu państwa i budżetu środków europejskich;
6) rekomendowanie, inicjowanie i podejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia finansowego państwowej sieci archiwalnej, w szczególności występowanie do dysponenta części budżetowej o zwiększenie limitu wydatków lub zmianę przeznaczenia środków;
7) rekomendowanie, inicjowanie i pozyskiwanie funduszy ze źródeł zagranicznych – we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi aplikowanie o te środki – w tym udział w programowaniu i negocjowaniu dokumentów programowych;
8) koordynowanie spraw z zakresu wydatków majątkowych i remontów, w szczególności określanie kierunków i potrzeb z zakresu inwestycji budowlanych, zakupów inwestycyjnych oraz remontów, z wyłączeniem spraw dotyczących infrastruktury teleinformatycznej;
9) bieżące monitorowanie realizacji zadań ujętych w planach wydatków majątkowych i remontowych podległych dysponentów;
10) prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej w archiwach państwowych w zakresie wyznaczania obiektów wymagających szczególnych urządzeń gaśniczych i sygnalizacji pożarowej.
 

Do zakresu zadań Biura Dyrektora Generalnego należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z:
a) organizacją Naczelnej Dyrekcji,
b) opracowywaniem założeń polityki kadrowej,
c) obsługą kadrową pracowników Naczelnej Dyrekcji oraz dyrektorów archiwów państwowych,
d) szkoleniem i rozwojem zawodowym pracowników Naczelnej Dyrekcji,
e) monitorowaniem warunków pracy, w tym przestrzeganiem przepisów ochrony przeciwpożarowej oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w Naczelnej Dyrekcji,
f) obsługą administracyjną rzecznika dyscyplinarnego i komisji dyscyplinarnej,
g) obsługą socjalną pracowników Naczelnej Dyrekcji w zakresie dotyczącym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
2) obsługa finansowo-księgowa dysponenta drugiego stopnia i Naczelnej Dyrekcji, w tym:
a) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych oraz harmonogramów realizacji budżetu w zakresie dysponenta drugiego i trzeciego stopnia,
b) wprowadzanie zmian w planach finansowych archiwów państwowych na podstawie decyzji dysponenta drugiego stopnia,
c) przygotowywanie planu finansowego Naczelnej Dyrekcji we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi oraz okresowych sprawozdań z realizacji wydatków objętych tym planem;
3) prowadzenie spraw z zakresu obsługi prawnej, w szczególności:
a) zapewnienie zgodności przygotowywanych w Naczelnej Dyrekcji umów, projektów aktów prawnych i umów międzynarodowych z obowiązującym w Rzeczypospolitej Polskiej systemem prawnym i zasadami techniki prawodawczej oraz udział w ich uzgadnianiu,
b) wykonywanie innych zadań z zakresu pomocy prawnej w rozumieniu przepisów o radcach prawnych;
4) prowadzenie spraw z zakresu ochrony informacji niejawnych i spraw obronnych;
5) realizacja zadań inspektora ochrony danych oraz na rzecz administratora danych
osobowych;
6) koordynacja spraw z zakresu audytu wewnętrznego oraz kontroli zarządczej, w szczególności obsługa kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Naczelnej Dyrekcji;
7) koordynacja udzielania informacji publicznej oraz odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje w zakresie właściwości Naczelnej Dyrekcji;
8) przygotowywanie, prowadzenie i koordynowanie działań w zakresie organizowania postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Naczelnej Dyrekcji;
9) obsługa administracyjna, gospodarcza, techniczna oraz logistyczna komórek organizacyjnych Naczelnej Dyrekcji, w szczególności prowadzenie spraw związanych z:
a) zaopatrzeniem komórek organizacyjnych Naczelnej Dyrekcji w niezbędny sprzęt biurowy, gospodarczy, materiały eksploatacyjne i kancelaryjno-biurowe,
b) działalnością inwestycyjno-remontową oraz usługowo-konserwacyjną,
c) wykonywaniem zadań związanych z gospodarowaniem składnikami majątku ruchomego Naczelnej Dyrekcji,
d) zapewnieniem łączności telefonicznej w Naczelnej Dyrekcji;
10) prowadzenie:
a) kancelarii ogólnej Naczelnej Dyrekcji,
b) kancelarii tajnej,
c) archiwum zakładowego.