Polska w Belgii

Wniosek o wydobycie odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem konsula należy złożyć we właściwym terytorialnie dla miejsca zdarzenia urzędzie konsularnym. 

O wydobycie odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem konsula mogą wnioskować małżonkowie, wstępni, zstępni, rodzeństwo lub przedstawiciele ustawowi. Inne osoby wnioskujące o akt stanu cywilnego muszą przedłożyć dokumenty, z których wynika interes prawny.

Pamiętaj! Możesz też zwrócić się indywidualnie do urzędu stanu cywilnego w Belgii z prośbą o nadesłanie dokumentu. W niektórych urzędach o dokumenty można zawnioskować drogą elektroniczną.

Nie, wniosek może być złożony listownie. 

Jeżeli chcesz złożyć wniosek bezpośrednio w urzędzie konsularnym, to na wizytę należy umówić się za pomocą systemu e-konsulat. 

Pisemny uzasadniony wniosek wraz z kopią dokumentu tożsamości (paszport lub dowód osobisty) osoby składającej wniosek urzędowo poświadczoną za zgodność z oryginałem. 
Jeśli wniosek kieruje członek najbliższej rodziny tj. zstępny, wstępny, współmałżonek, dzieci, rodzeństwo lub przedstawiciel ustawowy, wraz z poświadczoną kopią dokumentu tożsamości wnioskodawcy należy przedstawić dokument potwierdzający stopień pokrewieństwa. 
Jeśli wniosek kieruje osoba trzecia musi ona wykazać interes prawny w uzyskaniu wnioskowanego dokumentu. 
We wniosku należy wskazać wszelkie dane np. datę urodzenia, datę zgonu, imiona rodziców. Należy również wskazać miejsce urodzenia, miejsce zgonu albo ostatnie miejsce zamieszkania na terenie Belgi celem skierowania zapytania do właściwego urzędu  w Belgii. Bez powyższych uzyskanie dokumentu będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione.  
Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty.

Opłata konsularna za uzyskanie odpisów aktu stanu cywilnego wynosi 30 EUR za dokument. Płatność kartą lub w gotówce (jeśli załatwisz sprawę osobiście) lub przelewem (jeśli załatwiasz sprawę drogą korespondencyjną).
W przypadku przesłania dokumentów drogą korespondencyjną należy do wniosku dołączyć dowód potwierdzenia opłaty.
Pamiętaj! Procedura rozpocznie się dopiero po wniesieniu opłaty konsularnej w kasie lub na konto urzędu. 

Opłatę konsularną należy uiścić na konto bankowe Ambasady RP w Królestwie Belgii: 

IBAN: BE 93 3100 2201 7167 
BIC: BBRUBEBB 
Adres banku: Bank ING, Agence Cours Saint Michel 40, 1040 Bruxelles 

Tytuł przelewu: „Wydobycie aktu (imię i nazwisko osoby, której akt dotyczy) ”

Konsul niezwłocznie przekaże wniosek do organów belgijskich z zapytaniem czy w ich rejestrach znajduje się akt stanu cywilnego dotyczący wskazanej we wniosku osoby. Czas oczekiwania zależy od odpowiedzi belgijskiego urzędu.

Dokument można odebrać osobiście w konsulacie albo otrzymać pocztą na wskazany we wniosku adres.

Nie dotyczy. 

Jaki jest termin ważności belgijskiego aktu stanu cywilnego?

Od 1 kwietnia 2019 r. w Królestwie Belgii akty stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu, adopcji, deklaracje dotyczące obywatelstwa belgijskiego) są rejestrowane, podpisywane i przechowywane w centralnym rejestrze zwanym Bazą Danych Certyfikatów Rejestru Stanu Cywilnego. Odpisy aktów stanu cywilnego, wydawane z tego rejestru przez belgijskie gminy są opatrzone pieczęcią elektroniczną. Weryfikacja aktu następuje po wpisaniu w pasek przeglądarki adresu widniejącego obok kodu QR na odpisie aktu lub sczytaniu tego kodu, w okresie ważności odpisu tj. 3 miesięcy od daty wystawienia. Akt widoczny na ekranie to oryginalny dokument z Bazy Danych Certyfikatów Rejestru Stanu Cywilnego.
WAŻNE!! Mając na uwadze termin ważności dokumentu belgijskiego Wydział Konsularny rekomenduje dokonanie procedury transkrypcji uzyskanego zagranicznego aktu stanu cywilnego w polskim urzędzie stanu cywilnego w terminie jego ważności. Powyższe umożliwi uzyskiwanie dalszych odpisów aktów stanu cywilnego z polskiego USC, z pominięciem potrzeby korzystania z usług konsula. W celu dokonania transkrypcji należy skontaktować się z dowolnym urzędem stanu cywilnego w Polsce.