Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Adres do korespondencji: Ministerstwo Edukacji Narodowej ul. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa   (na kopercie należy umieścić dopisek: „zgłoszenie sygnalizacyjne”);

Adres poczty elektronicznej: sygnal@men.gov.pl;

Nr telefonu: 734 116 803 (rozmowy nie są nagrywane).

Formularz zgłoszeniowy

Aby ułatwić dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa przygotowany został specjalny formularz. Formularz można pobrać i wypełnić:

• w formie elektronicznej, a następnie wypełniony w tej wersji formularz – plik (załączony jako załącznik do e-maila) wysłać na adres mailowy sygnal@men.gov.pl;
• w wersji papierowej, a następnie wydrukować i w kopercie oznaczonej „zgłoszenie sygnalizacyjne” wysłać na adres Ministerstwa.

Sygnalista

Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą np. pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Naruszeniem prawa jest z kolei działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.

Tryb postępowania

Przekazane zgłoszenie podlega sprawdzeniu czy mieści się w zakresie stosowania ustawy o ochronie sygnalistów. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie pisemnego następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Jeżeli zgłoszenie pisemne jest niekompletne  i możliwe jest ustalenie tożsamości sygnalisty, wzywa się sygnalistę do uzupełnienia zgłoszenia w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania wezwania za pomocą poczty elektronicznej.

W przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego telefonicznie zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy.

Zgłoszenie może być też dokonane podczas bezpośredniego spotkania z wyznaczonym pracownikiem Ministerstwa, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Powyższe zasady nie mają zastosowania do zgłoszeń anonimowych.

Jeżeli zgłoszenie podlega dalszemu procedowaniu postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez powołaną do tego celu komisję. Po ustaleniu stanu faktycznego komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zasadnych zgłoszeń komisja wydaje rekomendację  o właściwych działaniach naprawczych lub dyscyplinarnych oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych.

Rodzaj i zawartość informacji zwrotnej

Informacja zwrotna to informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja zwrotna zostanie przekazana na adres do kontaktu. Informacja ta może być przekazywana wielokrotnie. Sygnalista otrzyma także informację o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Informacja zwrotna nie jest przekazywana w przypadku zgłoszenia anonimowego.

Termin przekazania informacji zwrotnej

Do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, termin ten może być przedłużony do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności

Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom, a także zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Obsługą zgłoszeń zajmują się tylko i wyłączenie wyznaczeni pracownicy Ministerstwa Edukacji Narodowej, którzy są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia zewnętrznego lub osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz niezwłocznego przekazania zgłoszenia zewnętrznego do odpowiedniej komórki organizacyjnej zajmującej się obsługa zgłoszeń zewnętrznych.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych w procesie obsługi zgłoszeń naruszeń prawa jest Minister Edukacji z siedzibą w Warszawie ul. Al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Nie ma to zastosowania w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są w załączonej klauzuli.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku z dokonanym zgłoszeniem

W ramach działań następczych Ministerstwo może podjąć działania naprawcze, dyscyplinarne lub zapobiegawcze w zależności od okoliczności i przedmiotu dokonanego zgłoszenia.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Ochrona przed działaniami odwetowymi polega w szczególności na niemożności podejmowania wobec pracownika następujących działań: odmowy nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcia umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu, pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenia wysokości tych świadczeń, przeniesienia na niższe stanowisko pracy, zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty, niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy, nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, przymusu, zastraszania lub wykluczenia, mobbingu, dyskryminacji, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, działaniu zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu, wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty. Nie jest możliwe również podejmowanie prób lub gróźb zastosowania ww. działań.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia.

W przypadku złamania zakazu niepodejmowania działań odwetowych sygnalista ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Poufna porada

Wszelkich informacji oraz porad na temat praw i środków ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie udziela Rzecznik Praw Obywatelskich. Dodatkowo sygnaliście przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534).

Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym: odpowiedzialności dyscyplinarnej, odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych, odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa z wyłączeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego.

Zgłoszenia wewnętrzne

Dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania. Z tego względu, jeżeli naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach danej organizacji i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych zgłoszenie w pierwszej kolejności może być przedstawione swojemu pracodawcy lub podmiotowi, z którym wiąże sygnalistę umowa.

 

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Adres do korespondencji: Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;

Adres poczty elektronicznej: biurorzecznika@brpo.gov.pl;

Numer telefonu: (22) 55 17 700;

Fax: (22) 827 64 53.