Polska w Finlandii

Wniosek możesz złożyć we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie. 

Na wizytę umów się za pomocą systemu e-konsulat / telefonicznie pod numerem +358 9 61828103.

Zarezerwuj termin wizyty prawnej za pomocą systemu e-konsulat. W razie braku dostępnych terminów prosimy o kontakt telefoniczny (+358 9 61828103) lub mailowy (helsinki.konsul@msz.gov.pl).

Przed umówieniem wizyty lub wysyłką dokumentów zalecamy konsultację, która pozwoli nam ocenić konkretny przypadek i sprawdzić, czy zgromadzone dokumenty są poprawne i kompletne. W tym celu wystarczy wysłać ich skany lub czytelne zdjęcia na adres helsinki.konsul@msz.gov.pl z informacją, że chcesz uzyskać polski akt urodzenia.

W przypadku dzieci urodzonych w Finlandii zazwyczaj wymagane są następujące dokumenty:

1. wniosek o transkrypcję aktu urodzenia  (dostępny w urzędzie konsularnym lub do pobrania),

2. oryginał wyciągu z fińskiej ewidencji ludności dotyczący narodzin dziecka, który zawiera imiona i nazwiska rodziców (dokument ten można uzyskać w DVV, nazywa się: Syntymätodistus /Birth Certificate, zalecamy zamówienie tego dokumentu w języku fińskim wraz z tłumaczeniem pomocniczym na język polski na wielojęzycznym formularzu, bez tłumaczenia pomocniczego konieczne jest zamówienie osobnego, urzędowego tłumaczenia dokumentu),

3. oryginał zaświadczenia z fińskiego szpitala, który potwierdza faktyczne miejsce urodzenia dziecka (ewentualną konieczność tłumaczenia należy indywidualnie potwierdzić z konsulatem).

Jeśli rodzice dziecka nie są małżeństwem, dodatkowo wymagany jest:

• oryginał dokumentu poświadczającego ojcostwo wraz z urzędowym tłumaczeniem, może to być:

a)    oświadczenie o uznaniu rodzicielstwa przed narodzinami dziecka (jest to dokument podpisany przez ojca, matkę i uprawioną osobę przyjmującą oświadczenie ojca w obecności matki, dokument ten nazywa się: Lapsen syntymää edeltävä vanhemmuuden tunnustamisasiakirja / Document of acknowledgement of parenthood before the birth of a child ) lub,
b)    decyzja dotycząca ustalenia rodzicielstwa (dokument ten wystawia DVV po narodzinach dziecka, nazywa się: Pääthös venhemmuuden vahvistamisesta / Decision on establishment of parenthood. UWAGA! DVV zazwyczaj przesyła ten dokument rodzicom z adnotacją, że został podpisany elektronicznie. Taka adnotacja nie jest wystarczająca dla urzędu w Polsce. Z tego powodu należy nawiązać kontakt z DVV i poprosić o podpisanie i opieczętowanie tego dokumentu, żeby móc się nim posłużyć za granicą).

Jeśli rodzice dziecka są małżeństwem, lecz nie zostało ono zarejestrowane w Polsce, zalecamy złożenie wniosku o transkrypcję aktu małżeństwa razem z wnioskiem o transkrypcję aktu urodzenia. W przeciwnym wypadku do wniosku o transkrypcję aktu urodzenia dziecka trzeba dołączyć także:

• oryginał wyciągu z fińskiej ewidencji ludności poświadczający zawarcie małżeństwa (dokument ten można uzyskać w DVV, nazywa się: Avioliittotodistus / Marriage Certificate, zalecamy zamówienie tego dokumentu w języku fińskim wraz z tłumaczeniem pomocniczym na język polski na wielojęzycznym formularzu, bez tłumaczenia pomocniczego konieczne jest zamówienie osobnego, urzędowego tłumaczenia dokumentu).

Jeśli jeden z rodziców dziecka nie posiada polskiego aktu urodzenia, a chcesz, aby w polskim akcie urodzenia dziecka były dane tego rodzica, które wykraczają poza dane zawarte w Syntymätodistus /Birth Certificate z DVV, rekomendujemy złożenie:

• oryginału zagranicznego aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) lub oryginału wyciągu z fińskiej ewidencji ludności dotyczącego rodzica. Bez złożenia powyższego dokumentu transkrypcja może zostać dokonana, jednakże  transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych (miejsca urodzenia i nazwiska rodowego rodzica).

Uwaga! Wszelkie fińskie dokumenty muszą być podpisane i/lub opieczętowane przez fińskich urzędników.

Pamiętaj! Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości

• tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

• konsula

lub z wielojęzycznym standardowym formularzem w języku polskim wydanym zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.

Opłata wynosi 50 EUR.

Akceptowane formy płatności: gotówka, przelew. Nie jest możliwa płatność kartą.

Opłaty gotówkowe są przyjmowane w kasie urzędu przy składaniu wniosku. Przelew należy wykonać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Ciebie kierownika urzędu stanu cywilnego. 

Polski odpis aktu  odbierzesz osobiście w konsulacie albo może zostać wysłany pocztą.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,

• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,

• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?

Nie, obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji. 

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

Moja partnerka urodziła dziecko w Finlandii. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w zagranicznym akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaniecie poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Twoich danych jako ojca dziecka. Poinformuje także męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa, może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nieposiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku składa się dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w sprawie posiadania polskiego obywatelstwa.

Dane w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?

W takim wypadku możecie złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Wasz akt małżeństwa lub Wasze akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych. W takiej sytuacji trzeba wystąpić o administracyjną zmianę imienia dziecka.