I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiotem zapytania jest organizacja i obsługa posiedzenia Komitetu Polityki Rozwoju Regionalnego OECD na szczeblu ministrów (całość dalej jako „Komitet”).

Założeniem posiedzenia Komitetu będzie poruszenie kwestii najważniejszych wyzwań
w polityce regionalnej, w szczególności dążenia do osiągnięcia neutralności klimatycznej, zapewnienia spójnego rozwoju regionów, wykorzystania potencjału nowych technologii,
w tym sztucznej inteligencji oraz dostosowania planów rozwojowych do zmieniającej się sytuacji demograficznej.

Na marginesie posiedzenia Komitetu Polityki Rozwoju Regionalnego OECD na szczeblu ministrów planowany jest okrągły stół poświęcony tematyce odbudowy Ukrainy, którego celem będzie rozszerzenie tematyki posiedzenia Komitetu oraz włączenie szerszego grona interesariuszy w dyskusję.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę konferencji oraz wydarzeń towarzyszących, przez co rozumie się w szczególności:

• zapewnienie elementów aranżacji, scenografii, umeblowania przestrzeni konferencyjnej, w tym strefy bezpieczeństwa, strefy rejestracyjnej, strefy konferencji prasowych, pomieszczeń biurowych do użytku organizatorów;
• zapewnienie materiałów drukowanych i akcesoriów;
• zapewnienie kompletnego wyposażenia sal konferencyjnych w sprzęt AV/IT,
• w tym sprzętu do tłumaczeń symultanicznych oraz języka;
• zapewnienie usługi transmisji online, fotografowania i nagrywania posiedzenia Komitetu;
• zapewnienie usługi cateringowej;
• zapewnienie usługi hotelowej;
• zapewnienie usług transportowych;
• zapewnienie usługi tłumaczenia;
• zapewnienie usługi wydarzenia kulturalnego;
• zapewnienie zespołu do spraw realizacji zamówienia.

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy opisany jest w dokumencie „Zadania Wykonawcy” oraz w załącznikach.

***

Wycenę kosztów realizacji przedmiotu zapytania zgodnie z Formularzem Szacowania  należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: tomasz.ferenz@mfipr.gov.pl oraz lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do dnia 29 listopada br. do godz. 16.00.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.