I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

 

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiotem zapytania jest przedstawienie szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na zapewnieniu kompleksowej usługi tłumaczenia ustnego (symultanicznego i konsekutywnego), migowego oraz usług dodatkowych podczas Światowego Forum Miejskiego w roku 2022 w Katowicach (tzw. WUF11)

Organizatorem WUF11 jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej „MFiPR”) oraz Program ONZ do spraw Osiedli Ludzkich (dalej „UN Habitat”).

Światowe Forum Miejskie jest flagowym wydarzeniem UN-Habitat, a jego głównym celem jest propagowanie nowej koncepcji rozwoju miast i osiedli ludzkich, w oparciu o zasady inkluzywnej i zrównoważonej gospodarki miejskiej. Do głównych celów WUF należą:

• podnoszenie świadomości decydentów i opinii publicznej na temat znaczenia zrównoważonej urbanizacji;
• wymiana doświadczeń i gromadzenie wiedzy dotyczących sposobów wdrażania polityk zrównoważonego rozwoju miast;
• budowanie globalnych i regionalnych sieci współpracy na rzecz bardziej zrównoważonego rozwoju, inicjowanie i koordynacja działań globalnych.

Forum jest jednocześnie jednym z najbardziej rozpoznawalnych międzynarodowych spotkań poświęconych wymianie poglądów i doświadczeń dotyczących wyzwań miejskich, rozwoju miast i osiedli ludzkich. Do tej pory odbyło się dziesięć edycji tego wydarzenia, ostatnia w lutym 2020 r. w Abu Dhabi, ZEA. Uczestniczy w nim zazwyczaj od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy ludzi z ok. 170 krajów świata, różnego szczebla (od prezydentów po ekspertów), pochodzenia (społecznego, kulturowego) i wieku (od dzieci i młodzież, po osoby starsze). Podczas WUF11 w Katowicach spodziewanych jest około 25 tys. gości.

WUF11 odbędzie się w czerwcu 2022 r. (7 dni) w Międzynarodowym Centrum Kongresowym (Plac Sławika i Antalla 1, Katowice).

Dokładne daty wydarzenia są w trakcie ustalania. Program godzinowy wydarzenia nie został jeszcze ustalony, ale dla szacunkowej wyceny usług tłumaczenia należy przyjąć ramowy program godzinowy stanowiący załącznik nr 1.

Program WUF11 będzie obejmował sesje dyskusyjne, panele oraz inne formy debat o różnej wadze programowej i różnym zakresie tłumaczenia. Większość sesji i paneli toczyć się będzie równolegle.

Podczas ceremonii otwarcia i zamknięcia, debat (dialogów), sesji specjalnych, okrągłych stołów i konferencji prasowych zapewnione będzie tłumaczenie z sześciu języków urzędowych Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego, arabskiego i chińskiego) i języka polskiego na te języki za pośrednictwem języka polskiego lub angielskiego.

Dodatkowo podczas ww. punktów będzie zapewnione tłumaczenie na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz polski język migowy (PJM) dla osób Głuchych, z niepełnosprawnością słuchu, niedosłyszących lub komunikacja dostępna w formie tłumaczenia w czasie rzeczywistym (CART), dla osób słabosłyszących,  późnoogłuchych i  Głuchych  użytkowników  języka  polskiego, a  także  osób słyszących.

Przewiduje się poniższą liczbę ww. elementów programu: ceremonia otwarcia WUF11 (1); ceremonia zamknięcia WUF11 (1); konferencje prasowe (7); okrągłe stoły roundtables (20); sesje specjalne (20); debaty dialogues (8).

W ramach przestrzeni tematycznych WUF11: Voices from Cities, SDG in Action, Urban Library, pokój ONE-UN, programy telewizyjne na żywo (Urban talks) oraz podczas następujących elementów programu: zgromadzenia (assemblies), szkolenia (trainings), wydarzenia networkingowe oraz inne wydarzenia (side events) zapewnione będzie tłumaczenie symultaniczne z trzech języków urzędowych Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielskiego, francuskiego, hiszpańskiego) i języka polskiego na te języki za pośrednictwem języka polskiego lub angielskiego.

Dodatkowo podczas ww. punktów będzie zapewnione tłumaczenie na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz polski język migowy (PJM) dla osób Głuchych, z niepełnosprawnością słuchu, niedosłyszących lub komunikacja dostępna w formie tłumaczenia w czasie rzeczywistym (CART), dla osób słabosłyszących,  późnoogłuchych i  Głuchych  użytkowników  języka  polskiego,  a  także  osób słyszących.

Przewiduje się poniższą liczbę ww. elementów programu: zgromadzenia assemblies (5); Voices from Cities, SDG in Action, Urban Library, pokój ONE-UN, programy telewizyjne na żywo Urban talks (łącznie 33); szkolenia trainings, wydarzenia networkingowe oraz inne wydarzenia side events (łącznie 38).

Podczas ceremonii otwarcia i zamknięcia, a także podczas niektórych innych punktów programu, może zaistnieć konieczność tłumaczenia na języki inne niż języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych, jeżeli będzie miała miejsce wysoka frekwencja przedstawicieli z takich krajów.  Przewiduje się, że dodatkowe tłumaczenie może obejmować w szczególności język ukraiński, włoski, ale także język pozaeuropejski.

Podczas wydarzenia może pojawić się także konieczność zapewnienia tłumaczenia konsekutywnego.

W przypadku wystąpienia siły wyższej lub innych przyczyn, związanych z wydarzeniami w Polsce lub na świecie (np. epidemia, wojna, inne działania zbrojne, zamieszki, klęski żywiołowe, żałoba narodowa, itp.), możliwe jest odwołanie, zmiana terminu lub formuły WUF11 na tzw. formułę online lub formułę hybrydową (częściowo stacjonarnie i online). W takiej sytuacji obsługa tłumaczeniowa nastąpi za pomocą narzędzia do wideokonferencji.

Do celu szacowania kosztów należy wziąć pod uwagę, że MFiPR nie zapewnia tłumaczom przejazdów (dojazd do i z miejsca świadczenia usługi tłumaczeniowej) i noclegów. Wykonawca będzie mógł skorzystać z miejsc noclegowych wskazanych w bazie oficjalnego operatora hotelowego WUF11.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

1. Zakres usług tłumaczenia

1. Tłumaczenia ustne symultaniczne

Rozważane są dwa warianty realizacji tłumaczenia:

1. tłumaczenie symultaniczne z 6 języków (angielskiego, arabskiego, chińskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego) na język polski i z języka polskiego na ww. języki;  
2. tłumaczenie symultaniczne z 6 języków (arabskiego, chińskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego, polskiego) na język angielski i z języka angielskiego na ww. języki.

Wybór języka relay uzależniony będzie od ceny wskazanej w punkcie 1a) i 1b) w tabeli szacującej koszt (załącznik nr 2).

Szacuje się następującą liczbę bloków tłumaczeniowych:

Grupy języków	Szacunkowa liczba 4-godzinnych bloków tłumaczenia symultanicznego
Grupa I	460
Grupa II	200
Grupa III	110

 

2. Tłumaczenia migowe

Tłumaczenia migowe z języka polskiego (odsłuch) na polski język migowy (PJM) i na międzynarodowy język migowy (ISL).

Przewiduje się, że tłumaczenie migowe realizowane będzie opcjonalnie, w zależności od zapotrzebowania.

Szacunkowa liczba bloków (4 godz. z  1 tłumaczem) na PJM – 208, na ISL – 208.

3. Tłumaczenie konsekutywne

Ze względu na możliwość organizacji spotkań dwustronnych w różnych kombinacjach językowych, rozważane są dwa warianty realizacji tłumaczenia:

1. tłumaczenie z 6 języków (arabskiego, chińskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego, polskiego) na język angielski i z j. angielskiego na te języki (udział 2 tłumaczy);.
2. tłumaczenie z 7 języków (angielskiego, arabskiego, chińskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego, polskiego) bezpośrednio na te języki (udział 1 tłumacza trójjęzycznego).

Przewidywane jest także tłumaczenie na inne języki europejskie i pozaeuropejskie.

Wybór wariantu a) lub b) uzależniony będzie od ceny wskazanej w punkcie 4a) i 4b) w tabeli szacującej koszt (załącznik nr 2).

Grupy języków	Szacunkowa liczba 4-godzinnych bloków tłumaczenia konsekutywnego
Grupa I	40
Grupa II	40
Grupa III	20

 

4. Tłumaczenie w czasie rzeczywistym (communication access real-time translation CART)

Tłumaczenie w czasie rzeczywistym z 7 języków (angielskiego, arabskiego, chińskiego, francuskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego, polskiego) na te języki z zastrzeżeniem, że językiem odsłuchowym byłby język polski. Usługa realizowana byłaby z udziałem tłumacza-respeakera (2 tłumaczy na jeden
4-godzinny blok tłumaczeniowy), moderatora oraz tłumaczenia maszynowego (model: organizacja pracy z respeakingiem wewnątrzjęzykowym i tłumaczeniem maszynowym).

Szacunkowa liczba bloków – 208.

Napisy na żywo na ww. języki będą prezentowane jako blok tekstu na osobnym ekranie/ekranach oraz dostępne w przypadku transmisji w internecie.

Zakłada się respeaking w miejscu wydarzenia. Oprogramowanie do rozpoznawania mowy i do tworzenia napisów na żywo zapewnione będzie przez MFiPR.

5. Usługi dodatkowe

Stan gotowości – Wykonawca zapewni określoną pulę tłumaczy symultanicznych i konsekutywnych z języków innych niż angielski oraz tłumaczy na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz polski język migowy (PJM) na potrzeby wydarzeń organizowanych w ramach WUF11 przez podmioty inne niż MFiPR.

MFiPR będzie rekomendował zewnętrznym organizatorom możliwość skorzystania z usług wybranej firmy tłumaczeniowej po cenach zaproponowanych przez danego Wykonawcę. Szacunkowe zapotrzebowanie na tłumaczenie w określonym języku zebrane zostanie przez MFiPR na 1 miesiąc przed WUF11 i przekazane do wybranego Wykonawcy. Realizacja tłumaczeń na rzecz zewnętrznych organizatorów będzie odbywała się na podstawie zleceń przekazywanych bezpośrednio przez organizatorów zewnętrznych do wybranego Wykonawcy. Płatność za poszczególne tłumaczenie będzie realizowana przez organizatora danego wydarzenia.

Przewiduje się, że tłumaczenie symultaniczne, migowe oraz tłumaczenie w czasie rzeczywistym CART stanowić będzie 90 procent realizacji zamówienia; tłumaczenie konsekutywne stanowić będzie ok. 10 proc. realizacji zamówienia.

2. Grupy językowe

Usługi tłumaczeniowe obejmują tłumaczenie w zakresie następujących języków pogrupowanych przez Zamawiającego zgodnie z poniższym:

Grupa I: angielski, francuski, rosyjski;

Grupa II: hiszpański oraz pozostałe języki urzędowe Unii Europejskiej oraz krajów europejskich nie będących członkami UE; Zamawiający przewiduje, że oprócz języka hiszpańskiego w grupie II tłumaczenie może obejmować w szczególności język  ukraiński i włoski;

Grupa III: arabski, chiński oraz pozostałe języki pozaeuropejskie.

3. Zakres tematyczny

Polityka miejska, sprawiedliwa transformacja, wyzwania przed miastami, zrównoważony rozwój oraz najbardziej aktualne zjawiska związane ze sprawami miejskimi (więcej informacji dostępnych jest pod następującym adresem strony internetowej: https://wuf11.katowice.eu/pl/).

***

Szacunkową wycenę kosztów zrealizowania przedmiotu zapytania, zgodnie z załącznikiem nr 2, należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do końca dnia 22 lutego 2021 r.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.