Zgłoszenia zewnętrzne do Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska

Od dnia 25 grudnia 2024 r. Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska przyjmował będzie zgłoszenia zewnętrzne.

Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, jeśli informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania, w zakresie określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

WAŻNE: Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska nie przyjmuje do rozpatrywania anonimowych zgłoszeń zewnętrznych. W przypadku, gdy w zgłoszeniu nie zostały podane dane kontaktowe zgłaszającego i nie jest możliwy kontakt ze zgłaszającym za pomocą narzędzia informatycznego, o którym mowa w pkt I lit. a, zgłoszenie takie pozostawia się bez rozpoznania.

Przed dokonaniem zgłoszenia wewnętrznego zgłaszający powinien zapoznać się z klauzulą informacyjną: Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających naruszenie prawa.

I. Dane kontaktowe Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie może być dokonane na piśmie:

a) w postaci elektronicznej, za pomocą narzędzia informatycznego (aplikacji) gwarantującego zachowanie poufności treści zgłoszenia zewnętrznego i danych zgłaszającego. Dane przesyłane za pomocą tego narzędzia są przechowywanie poza infrastrukturą informatyczną GDOŚ. Dostęp do niego posiadają wyłącznie osoby upoważnione.

Instrukcja zgłaszania naruszeń w systemie online:

Należy wejść do systemu zgłoszeń online pod adresem: sygnalista.gdos.gov.pl
Zapoznać się z dostępnym w systemie (a także tutaj: Regulamin przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska) Regulaminem przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska wraz z załącznikami;
Wybrać odpowiedni formularz zgłoszeniowy, jeśli dostępnych jest więcej niż jeden, i wypełnić go;
Po wysłaniu formularza otrzymuje się specjalny token, który umożliwia kontakt z GDOŚ.

b) papierowo, na formularzu zgłoszenia dostępnym pod linkiem: Formularz zgłoszenia zewnętrznego wysłanym listem zwykłym, bez podawania danych nadawcy, na adres korespondencyjny Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska: Al. Jerozolimskie 136, 02-305 Warszawa, z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne, nie otwierać”.

Zgłoszenie może być dokonane również ustnie:

a) telefonicznie do Pełnomocnika ds. zgłoszeń zewnętrznych, w godzinach pracy GDOŚ, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub dni wskazanych jako wolne od pracy przez Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów - na numer telefonu: 885 654 605;

b) podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń zewnętrznych, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia - złożenie wniosku następuje poprzez ustanowione kanały zgłoszeń, o których mowa w niniejszym punkcie.

II. Warunki objęcia sygnalisty (zgłaszającego) ochroną

Zgłaszający podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega zgłaszający, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło.

III. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1) W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska dokonuje jego wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

2) Generalny Dyrektor potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego wpływu do organu;

3) W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska, zostanie ono przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska poinformuje o tym zgłaszającego;

4) Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje zgłaszającego o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

5) Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska, Generalny Dyrektor rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska może przekazać zgłoszenie:

a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

6) W przypadku przyjęcia zgłoszenia Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska potwierdza przyjęcie na podany przez zgłaszającego adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłaszający wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

7) W ramach postępowania, Generalny Dyrektor może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;

8) Jeżeli przewidują to przepisy odrębne, Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki;

9) Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego zgłaszającego, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Generalny Dyrektor informuje zgłaszającego o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym zgłaszającego. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej fakt ten jest odnotowywany wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

IV. Informacja zwrotna dla sygnalisty (zgłaszającego)

Organ przekaże zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach przekazanie ww. informacji nastąpi w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu 1.

Jeżeli zgłoszenie okaże się być zasadne, informacja zwrotna zawiera w szczególności informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa oraz ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa. W przypadku odstąpienia od podjęcia działań następczych, informacja zwrotna zawiera stosowne uzasadnienie.

Niezależnie od terminu zakończenia postępowania wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego, zgłaszający jest informowany o jego ostatecznym wyniku. Informacja powinna zawierać w szczególności, w zależności od charakteru sprawy, powiadomienie o dokonanych ustaleniach i podjętych ewentualnie w sprawie czynnościach i działaniach następczych.

V. Zasady poufności

Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości zgłaszającego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym na każdym etapie postępowania, jak i po jego zakończeniu.

Działania, o których mowa wyżej, obejmują przede wszystkim ograniczenie dostępu do treści zgłoszenia zewnętrznego, a zwłaszcza do danych osobowych zgłaszającego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego i osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, wyłącznie do Pełnomocnika ds. zgłoszeń zewnętrznych oraz osób upoważnionych.

Dane przechowywane są w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych

1) Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest: Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska.

2) Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. W sytuacji, gdy w zgłoszeniu zostaną przekazane inne informacje, niemające znaczenia dla przedmiotu spraw, dane takie będą usuwane w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że są one zbędne.

3) Generalny Dyrektor przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4) Dostęp do danych osobowych został ograniczony wyłącznie do pracowników bezpośrednio zaangażowanych w przyjęcie zgłoszenia, a następnie przeprowadzenia działań następczych. Wskazane osoby, zostały zobowiązane do zachowania w poufności danych osobowych oraz upoważnione do ich przetwarzania.

6) Ustanowiono bezpieczne kanały dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, które gwarantują poufność i integralności przekazanych danych.

7) Bez zgody osoby zgłaszającej nie ujawniamy danych osobowych innym odbiorcom danych, chyba że ujawnienie danych, jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

8) Generalny Dyrektor informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że zgłaszający nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

9) Generalny Dyrektor realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że zgłaszający nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

10) Generalny Dyrektor zapewnia, że dane osobowe będą przetwarzane w sposób zgodny z RODO i w oparciu o wymagania ustawowe.

11) Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Generalnego Dyrektora:

dla osoby zgłaszającej lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dostępny jest pod linkiem: Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających naruszenie prawa.
dla osoby, która została wskazana w treści zgłoszenia (świadek) dostępny jest pod linkiem: Klauzula informacyjna dla osób, których zgłoszenie dotyczy.
dla osoby, której zgłoszenie dotyczy (wskazanej w treści zgłoszenia jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa) dostępny jest tutaj: Klauzula informacyjna dla świadków.

VII. Charakter działań następczych

Działania następcze Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska oznaczają wszelkie działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego zgłaszającego, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje zgłaszającego o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

VIII. Środki ochrony prawnej sygnalisty (zgłaszającego)

W stosunku do zgłaszającego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec zgłaszającego działań odwetowych, zgłaszający ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz podejmowania działań odwetowych dotyczy również :

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Osoba zgłaszająca ma prawo żądać wystawienia zaświadczenia potwierdzającego, że podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. Zaświadczenie wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania.

Porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego udziela Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych GDOŚ, w godzinach pracy GDOŚ, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub dni wskazanych jako wolne od pracy przez Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – pod numerem telefonu: 885 654 605.

IX. Warunki ochrony sygnalisty (zgłaszającego) zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności zgłaszającego, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, zgłaszający może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X. Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a zgłaszający uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich