Fundacje, które mają siedzibę za granicą, mogą tworzyć na terytorium Polski swoje przedstawicielstwa. Warunkiem utworzenia przedstawicielstwa fundacji zagranicznej jest uzyskania zezwolenia właściwego ministra. Minister Klimatu i Środowiska jest ministrem właściwym dla fundacji, której zakres działania oraz cele utworzenia przedstawicielstwa są zbieżne z zakresem jego kompetencji, tj.:
•   energia,
•   klimat, 
•   środowisko.

Szczególowy zakres poszczególnych działów określa ustawa o działach administracji rządowej

1.    Wniosek fundacji zagranicznej o wydanie zezwolenia na utworzenie na terytorium Polski przedstawicielstwa, zawierający następujące dane:
•    oficjalną nazwę fundacji,
•    adres fundacji,
•    cele statutowe fundacji,
•    skład zarządu fundacji wraz z informacją, kto może wydawać oświadczenia woli w imieniu fundacji (wraz z dokumentem potwierdzającym powyższe dane),
•    informację dotyczącą tego, kto będzie reprezentował przedstawicielstwo fundacji w Polsce (wraz z adresem do korespondencji),
•    planowaną nazwę przedstawicielstwa w Polsce,
•    adres przedstawicielstwa w Polsce (wraz z tytułem do lokalu),
•    główne cele przedstawicielstwa w Polsce,
•    zakres działania przedstawicielstwa w Polsce,
•    źródła finansowania przedstawicielstwa w Polsce,
•    informację dotyczącą tego, czy fundacja planuje prowadzić działalność gospodarczą na terenie Polski (w przypadku zamiaru prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce - dostarczenie oświadczenia organu upoważnionego do reprezentowania fundacji/pełnomocnika, że działalność gospodarcza będzie prowadzona jedynie w rozmiarach służących realizacji celów, dla których realizacji ma zostać ustanowione przedstawicielstwo, a wartość środków majątkowych fundacji zagranicznej przeznaczonych na działalność gospodarczą wynosi nie mniej niż 1000 zł.)

2.    Oświadczenie właściwego organu fundacji zagranicznej o:
•    zamiarze utworzenia w Polsce swojego przedstawicielstwa,
•    ustanowieniu pełnomocnika do reprezentowania fundacji przed organami administracji w Polsce (wraz z potwierdzeniem dokonania opłaty skarbowej od pełnomocnictwa),
•    zobowiązaniu się do przestrzegania przepisów prawa polskiego,
•    zobowiązaniu się do corocznego składania sprawozdania z działalności przedstawicielstwa w Polsce,

3.    Statut (dokument ustrojowy) fundacji zagranicznej wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski,

4.    Dokument potwierdzający rejestrację fundacji w kraju siedziby (wyciąg z właściwego rejestru) lub zaświadczenie, że fundacja nie podlega obowiązkowi wpisu do rejestru wraz klauzulą apostille oraz tłumaczeniem przysięgłym na język polski,

5.    Sprawozdanie z działalności fundacji zagranicznej za rok poprzedzający złożenie wniosku (sporządzone oraz podpisane zgodnie z prawem obowiązującym w kraju siedziby fundacji zagranicznej),

6.    Potwierdzenie dokonania opłat skarbowych za zezwolenie (855 zł) oraz od złożonego dokumentu pełnomocnictwa (17 zł)

UWAGA! Do wniosku należy załączyć oryginały dokumentów albo ich kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, właściwego konsula albo przez występującego w sprawie pełnomocnika fundacji będącego radcą prawnym lub adwokatem. Doradca podatkowy oraz rzecznik patentowy nie są uprawnieni do poświadczania dokumentów w przedmiotowym postępowaniu.

Dokumenty w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego.

Opłata skarbowa za wydanie zezwolenia na utworzenie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedstawicielstwa fundacji zagranicznej wynosi 855 zł.
Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii - od każdego stosunku pełnomocnictwa (prokury) - 17 zł.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1923, z późn. zm.), obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o wydanie zezwolenia, o wydanie zaświadczenia, złożenia pełnomocnictwa do sprawy lub dokonania innych czynności podlegających opłacie skarbowej.

Opłatę należy wnieść na konto Centrum Obsługi Podatnika Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

Nr konta: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

Do wniosku należy dołączyć oryginał dowodu wniesienia opłaty skarbowej. Dowód zapłaty może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej.

Decyzja o zezwoleniu na utworzenie przedstawicielstwa fundacji zagranicznej posiada charakter uznaniowy i może zostać wydana, jeżeli utworzenie przedstawicielstwa ma służyć realizacji zgodnych z podstawowymi interesami Polski celów społecznie lub gospodarczo użytecznych.
W toku postępowania Organ może zwrócić się do przedstawiciela fundacji z wezwaniem do uzupełnienia wniosku, nadesłania dodatkowych dokumentów i wyjaśnień, a także może wystąpić do innych organów administracji o wyrażenie opinii w zakresie utworzenia przedstawicielstwa danej fundacji na terytorium Polski.

Rozpatrzymy wniosek do 30 dni. Jeśli sprawa będzie szczególnie skomplikowana – rozpatrzymy ją do 2 miesięcy. Dostaniesz list z decyzją o udzieleniu zgody na otwarcie przedstawicielstwa albo z jej odmową.

Jeśli otrzymasz decyzję negatywną, masz 14 dni, by złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek przekaż MZ.

Pamiętaj, że przedstawicielstwo musi przestrzegać przepisów polskiego prawa.

MKiŚ może cofnąć zezwolenie, jeżeli przedstawicielstwo będzie:

• nie dotrzymywać warunków określonych w zezwoleniu,
• w istotny sposób naruszać przepisy polskiego prawa albo
• interes państwa.

MKiŚ może zawiesić zezwolenie, jeśli przedstawicielstwo lub reprezentowana przez nie fundacja:

• naraża na szkodę bezpieczeństwo lub
• inny ważny interes państwa.

Po zawieszeniu zezwolenia, do czasu podjęcia decyzji w sprawie cofnięcia zezwolenia, przedstawicielstwo Twojej fundacji:

• będzie musiało zaprzestać działalności,
• nie będzie miało prawa do odszkodowania.