Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 28k ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych (Dz.U. z 2024 r. poz. 20, z późn. zm.) działalność gospodarcza w zakresie udzielania zgody na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236, z  późn. zm.) i wymaga wpisu do rejestru administratorów systemów certyfikacji.

Za prowadzenie rejestru administratorów systemów certyfikacji jest odpowiedzialny Dyrektor Generalny Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa.

Kto może starać się o wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji?

Ustawa stanowi, że administratorem systemu certyfikacji jest przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, który ma tytuł prawny do dysponowania uznanym systemem certyfikacji i wykonuje działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie udzielania zgody na korzystanie z tego systemu.

Za administratora systemu certyfikacji uznaje się również przedsiębiorcę z państwa członkowskiego UE w rozumieniu art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz z państw trzecich (Dz.U. z 2022 r. poz. 470, z późn. zm.), który czasowo świadczy usługi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie udzielania zgody na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji.

O wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji może ubiegać się przedsiębiorca, który spełnia następujące warunki:

1. posiada tytuł prawny do dysponowania uznanym systemem certyfikacji,
2. posiada tłumaczenie na język polski dokumentów uznanego systemu certyfikacji – w przypadku uznanego systemu certyfikacji sporządzonego w języku obcym (tłumaczenie powinno być wykonane przez tłumacza przysięgłego),
3. prowadzi dokumentację dotyczącą zgód udzielonych jednostkom certyfikującym na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji.

Działalność gospodarczą w zakresie udzielania zgody na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji może wykonywać administrator systemu certyfikacji, który nie był karany za przestępstwo skarbowe, przestępstwo przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, a także przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz obrotowi gospodarczemu, a w przypadku administratora systemu certyfikacji będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – którego odpowiednio członkowie zarządu albo osoby uprawnione do jego reprezentowania nie były karane za te przestępstwa.

Składanie wniosku o wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji

Przedsiębiorca powinien złożyć w Centrali KOWR wniosek o wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji, który zgodnie z art. 28l ust. 4 ustawy o biokomponentach i biopaliwach ciekłych, powinien zawierać następujące informacje:
1.    oznaczenie firmy administratora systemu certyfikacji, jego siedziby, adresu i innych danych teleadresowych;
2.    numer identyfikacji podatkowej (NIP) administratora systemu certyfikacji;
3.    nazwę uznanego systemu certyfikacji, którym dysponuje administrator sytemu certyfikacji, oraz wskazanie decyzji Komisji Europejskiej o uznaniu systemu certyfikacji, okres jej ważności oraz ścieżkę certyfikacji;
4.    wskazanie tytułu prawnego do dysponowania uznanym systemem certyfikacji;
5.    wskazanie członków zarządu albo osób uprawnionych do reprezentowania – w przypadku administratora systemu certyfikacji będącego odpowiednio osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną;
6.    oświadczenie, że w chwili składania wniosku o wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji wnioskodawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne.

Do wniosku należy dołączyć:

1. Oświadczenie, o którym mowa w art. 28l ust. 5 pkt 1 ustawy o biokomponentach i biopaliwach ciekłych;
2. Oświadczenie, o którym mowa w art. 28l ust. 5 pkt 2 ustawy o biokomponentach i biopaliwach ciekłych.

Obecnie trwają prace nad zmianą formularza wniosku o wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji oraz formularzy oświadczeń. Zmodyfikowane dokumenty zostaną opublikowane na stronie internetowej KOWR niezwłocznie po wprowadzeniu odpowiednich zmian.

W przypadku przedsiębiorcy będącego:

• osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie udzielania zgody na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji, oświadczenie o niekaralności składa właściciel firmy,
• osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, oświadczenie o niekaralności administratora systemu certyfikacji składają odpowiednio wszyscy członkowie zarządu albo osoby uprawnione do jego reprezentowania.

Przedmiotowe oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

       3. Kopię uznanego systemu certyfikacji wraz z jego tłumaczeniem na język polski – w przypadku gdy został on sporządzony w języku obcym.

Kopia uznanego systemu certyfikacji powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę ubiegającego się o wpis do rejestru, natomiast tłumaczenie uznanego systemu certyfikacji, wykonane przez tłumacza przysięgłego, powinno być dołączone w oryginale.

       4. Dokument potwierdzający zapłatę opłaty skarbowej.

Opłata skarbowa

Zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, dokonywanie na wniosek przedsiębiorcy czynności urzędowych związanych z prowadzeniem rejestru administratorów systemów certyfikacji, podlega opłacie skarbowej w następującej wysokości:

 

Czynność urzędowa podlegająca opłacie skarbowej	Stawka opłaty skarbowej
Dokonanie wpisu do rejestru administratorów systemów certyfikacji	616 zł
Zmiana wpisu w rejestrze administratorów systemów certyfikacji, jeżeli dotyczy ona rozszerzenia zakresu wykonywanej działalności regulowanej	308 zł
Wykreślenie na wniosek wpisu z rejestru administratorów systemów certyfikacji	10 zł

Opłatę skarbową należy wnieść do kasy Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy – Dzielnica Wola – Wydział Budżetowo-Księgowy, al. Solidarności 90, 01-003 Warszawa, albo na rachunek bankowy Miasta Stołecznego Warszawy - Centrum Obsługi Podatnika, ul. Obozowa 57, 01-161 Warszawa, nr: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 z dopiskiem określającym czynność urzędową, np. “Opłata skarbowa: Wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji”.

W przypadku wniesienia opłaty skarbowej w formie gotówkowej przedsiębiorca powinien dołączyć do wniosku oryginał dowodu wpłaty. W innych przypadkach (forma bezgotówkowa np. przelew) przedsiębiorca dołącza oświadczenie sporządzone i podpisane przez uprawnionego przedstawiciela banku realizującego zlecenie lub wydruk potwierdzenia przelewu.

W przypadku złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii przedsiębiorca lub administrator systemu certyfikacji jest zobowiązany dołączyć do ww. dokumentu potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Miejsce składania wniosków

Wnioski wraz z wymaganymi dokumentami należy: 

1. przesłać za pośrednictwem: e-Doręczenia CENTRALA KOWR: AE:PL-60878-88265-ACAFA-23, lub
2. przesłać za pośrednictwem elektronicznej skrytki podawczej ePUAP: /KOWR/SkrytkaESP, lub 
3. złożyć bezpośrednio w Kancelarii Ogólnej Centrali KOWR w Warszawie, ul. Karolkowa 30, 01-207 Warszawa, lub 
4. przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na ww. adres.

Wniosek oraz wymagane dokumenty przekazane w formie elektronicznej muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym, lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (e-Dowód). 

Wpis do rejestru administratorów systemów certyfikacji

Dyrektor Generalny Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dokona wpisu do rejestru administratorów systemów certyfikacji w terminie 7 dni od dnia złożenia poprawnego wniosku wraz z wymaganymi dokumentami.

Po dokonaniu wpisu w rejestrze administratorów systemów certyfikacji, Dyrektor Generalny KOWR wyda zaświadczenie potwierdzające dokonanie ww. czynności.

Sprawozdawczość po uzyskaniu wpisu do rejestru

Administratorzy systemów certyfikacji są zobowiązani do przekazywania Dyrektorowi Generalnemu KOWR:

1. Sprawozdań rocznych administratorów systemów certyfikacji sporządzonych na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru administratorów systemów certyfikacji oraz zasad wykonywania działalności objętej wpisem - w terminie do 45 dni po zakończeniu roku kalendarzowego;
2. Informacji o cofnięciu zgody na korzystanie z uznanego systemu certyfikacji jednostce certyfikującej sporządzonych na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do Warunków uzyskania wpisu do rejestru administratorów systemów certyfikacji oraz zasad wykonywania działalności objętej wpisem – w terminie 14 dni od dnia cofnięcia jednostce certyfikującej przedmiotowej zgody.
3. Kopii uznanego systemu certyfikacji wraz z jego tłumaczeniem na język polski, który zawiera zmiany zatwierdzone przez Komisję Europejską - w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia przez Komisję Europejską wprowadzonych zmian.