Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Krakowie

Nasz znak:                 Data:

AD.2600.227.2023     28 listopada 2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone będzie bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), na podstawie  art. 2 ust. 1 pkt. 1 tej ustawy.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na sukcesywną bezgotówkową dostawę paliw płynnych poprzez tankowanie samochodów służbowych PSSE w Krakowie.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw: etyliny Pb-95 oraz oleju napędowego dla potrzeb PSSE w Krakowie w 2023 r. z zapewnieniem bezgotówkowego rozliczania transakcji w systemie elektronicznych kart paliwowych. Szacunkowe zapotrzebowanie na paliwa do pojazdów służbowych w przewidzianym okresie realizacji przedmiotu zamówienia wynosi odpowiednio:

• benzyna bezołowiowa 95 – około 4000 litrów;
• olej napędowy ON – około 2000 litrów.

2) Tankowania odbywać się będą na podstawie rzeczywistego zużycia i bieżących potrzeb Zamawiającego w okresie trwania umowy do jej wyczerpania. Zamawiający informuje, iż podana wielkość zamówienia jest wielkością szacunkową i zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu zakupów co do ilości, ze względu na aktualne potrzeby w takim wypadku Wykonawca nie będzie żądał realizacji pozostałej ilości oraz odszkodowania.

3) Każdorazowo sprzedaż paliwa będzie dokonywana po cenie obowiązującej na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego rabatu wyrażonego w złotych polskich, naliczanego od ceny brutto. W/w rabat będzie stały i niezmienny w czasie całego trwania umowy.

4) Rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będzie na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości paliw. Dokonywane zakupy rozliczane będą raz w miesiącu. Okres rozliczeniowy trwać będzie od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Każdorazowo do faktury VAT Wykonawca dołączy dokładną ewidencję wykonanych transakcji. Zamawiający dopuszcza możliwość generowania e-faktur.

5) Wykonawca będzie prowadził ewidencję zakupionego paliwa przez każdy z pojazdów Zamawiającego – w systemie elektronicznym za pomocą karty paliwowej posiadającej kod przypisany do każdego pojazdu. Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący monitoring transakcji na swoich stronach internetowych.

6) Wykonawca zobowiązuje się do wydania Zamawiającemu 4 kart paliwowych na numery rejestracyjne pojazdów (z możliwością zwiększenia ich ilości) oraz 2 kart na okaziciela niezwłocznie po zawarciu umowy, jednak nie później niż w ciągu 15 dni roboczych licząc od daty podpisania umowy. Dokonanie pierwszej transakcji przy użyciu karty rozpocznie działanie całego systemu tankowania bezgotówkowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby kart paliwowych w trakcie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy zmianie ulegnie liczba samochodów służbowych Zamawiającego, numer rejestracyjny samochodu, a także gdy karta ulegnie zniszczeniu.

7) W przypadku utraty, zniszczenia lub kradzieży karty paliwowej, Wykonawca, po telefonicznym zgłoszeniu tego faktu przez Zamawiającego, dokona natychmiastowego zablokowania karty. Wykonawca wyda duplikat karty nieprawidłowo funkcjonującej z winy Wykonawcy bez dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego. Za kartę nową (na nowy pojazd) lub zniszczoną/zablokowaną z winy Zamawiającego, Zamawiający zapłaci opłatę zgodną z cennikiem opłat i stawek Wykonawcy, a Wykonawca ma obowiązek wydać ją Zamawiającemu, nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia zgłoszenia takiego zapotrzebowania.

8) Oferowane paliwo musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach Jakościowych.

9) Wykonawca zobowiązuje się do okazywania świadectwa jakości sprzedawanych paliw na każde wezwanie Zamawiającego.

2. Termin wykonania zamówienia i warunki płatności:

1) Termin wykonania zamówienia od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.

2) Płatność przelewem po wykonaniu przedmiotu zamówienia w terminie 14 dni od otrzymania faktury.

3. Miejsce i termin składania ofert:

1) Ofertę należy złożyć na adres e-mail zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 6 grudnia 2023 r. godz. 11:00, podając cenę netto i brutto za całość zamówienia.

2) Ofertę cenową należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

3)  Oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia.

4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Kontakt:

Kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00 telefonicznie pod numerem 12 430 70 69 lub na adres e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl

5. Uwagi:

1) Zamawiający będzie rozpatrywał ofertę całościowo.

2) Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację zamówienia.

3)  W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności z rankingu ofert Wykonawcą.

4) Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany pisemnie lub telefonicznie o miejscu i terminie podpisania umowy.

5) Zamawiający ma prawo zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty.

6) Zamawiający poprawia w ofercie:

1. oczywiste omyłki pisarskie;
2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

7) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;
2. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
3. została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
4. Wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 5 ppkt. 6) lit. c);
5. została złożona po terminie składania ofert;
6. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

8) Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

1. nie złożono żadnej oferty;
2. wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu;
3. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
4. zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
5. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
6. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.

9) Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcami, przy czym cena wynegocjowana nie może być wyższa niż cena wskazana w ofercie.

10) W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania środki odwoławcze.

11) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

Klauzula obowiązku informacyjnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy Wykonawcy będącego osobą fizyczną

Działając na podstawie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej „Rozporządzeniem (UE) 2016/679” informuję Panią /Pana, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Krakowie / Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie, ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków, e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl, centrala telefoniczna (+48) 12 644 93 72, 12 644 99 64, strona internetowa: https://www.gov.pl/web/psse-krakow, adres skrytki ePUAP: /pssekrakow/skrytkaESP
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesyłając informację na adres e-mail: iod.psse.krakow@sanepid.gov.pl lub dzwoniąc pod numer: (+48) 12 644 93 72 wew. 150 lub listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora Danych.
3. Pani /Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c rozporządzenia (UE) 2016/679 w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem ofertowym, którego wartość nie przekracza 130 000 zł netto, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego zgodnie z regulaminem administratora, jak też - jeżeli do tego dojdzie – zawarcia czy wykonania umowy w sprawie realizacji zamówienia stanowiącego przedmiot postępowania.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla potrzeb uczestnictwa w postępowaniu. Konsekwencją braku podania danych osobowych może być nierozpatrzenie złożonej oferty.

4. W ograniczonym zakresie Administrator Danych może udzielić dostępu do Pani/Pana danych podmiotom, które obsługują Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Krakowie np.  firmom obsługującym systemy informatyczne, dostawcy usług pocztowych. Udostępnianie danych podmiotom obsługującym PSSE w Krakowie może odbywać się wyłącznie na podstawie zawartych umów.

Pani/Pana dane będą także mogły być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich pozyskania na podstawie przepisów prawa (np. sądom powszechnym, Policji, Prokuraturze). Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty zakończenia postępowania ofertowego zgodnie z symbolem jednolitego rzeczowego wykazu nr 2600 wynikającego z załącznika nr 5 – Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Po upływie tego okresu zostaną trwale usunięte. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.
6. Posiada Pani/Pan na podstawie:

1) art. 15 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) art. 16 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

3) art. 18 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679,

Informuję również Panią/Pana, iż stosownie do art. 15 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 jest Pani/ Pan uprawniony do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich.

Informuję również, że stosownie do art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 za wszelkie kolejne kopie danych osobowych administrator może pobrać opłatę w wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem prawa pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Administrator danych nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia (UE) 2016/679. Pani/Pana dane nie będą profilowane.