Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Krakowie

Kraków, dnia 30.07.2024 r.

AD.Z.2600.214.2024

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone będzie bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie usług w ramach programu sportowo-rekreacyjnego dla pracowników Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest zakup udostępnianych przez Wykonawcę miesięcznych abonamentów na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla imiennie wskazanych pracowników Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie, umożliwiających dostęp do obiektów i prowadzonych w nich zajęć sportowo-rekreacyjnych.

2) Zamawiający wymaga, by w ramach abonamentu w zależności od wybranego przez pracownika rodzaju abonamentu, Wykonawca zapełnił pełny dostęp do obiektów i prowadzonych w nich zajęć sportowo-rekreacyjnych, w szczególności: siłownia, fitness, basen, sauna. Zamawiający dopuszcza możliwość pobierania dodatkowych opłat tylko w przypadku korzystania z zajęć sportowo-rekreacyjnych ponadstandardowych lub gdy wymaga tego umowa Wykonawcy z partnerem. Wszelkie dodatkowe opłaty za ponadstandardowe zajęcia sportowo-rekreacyjnej będzie ponosił użytkownik abonamentu we własnym zakresie. Wykonawca zapewni, by bieżąca informacja o dostępnych obiektach danego partnera, a także o dopłatach dla wybranych zajęć sportowo-rekreacyjnych, dla danego rodzaju karty była dostępna na stronie internetowej Wykonawcy.

3) Zamawiający przewiduje zakup następujących rodzajów abonamentów: abonament na korzystanie z usług „open” bez limitu, abonament na korzystanie z usług „open”, abonament na korzystanie z usług jeden raz dziennie oraz abonament na korzystanie z usług osiem razy w miesiącu.

4) Liczba osób, które obecnie uczestniczą w programie sportowo-rekreacyjnym wynosi: 56 pracowników Zamawiającego, uprawionych do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Liczba ta jest szacunkowa i ma celu określenie zakresu zamówienia oraz skalkulowanie ceny oferty przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z usług sportowo-rekreacyjnych przez mniejszą niż podana ilość osób, jednakże nie mniej niż 10 osób, co nie uprawiania Wykonawcy do występowania z jakimikolwiek roszczeniami wobec Zamawiającego. Zamawiający obecnie zatrudnia 220 pracowników.

5) Zamawiający informuje, iż przewiduje dofinansowanie wyłącznie dla pracowników korzystających z programu sportowo-rekreacyjnego w wysokości około 15% całkowitego kosztu pozyskania karnetu.

6) Zamawiający, przed rozpoczęciem każdego okresu rozliczeniowego będzie przekazywał Wykonawcy listę osób uprawnionych do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych, zawierającą wyłącznie imię i nazwisko tych osób. Zamawiający dopuszcza identyfikację/weryfikację użytkownika przy pomocy różnych metod weryfikacji (telefon komórkowy, imienny karnet i/lub dowód osobisty). W przypadku stosowania weryfikacji za pomocą telefonu komórkowego warunkiem skorzystania przez pracownika z usług w ramach programu sportowo – rekreacyjnego jest wyrażenie zgody na korzystanie z telefonu komórkowego. Identyfikacyjna przychodząca na telefon użytkownika powinna zawierać w treści imię Użytkownika.

7) Wykonawca powinien podać w ofercie taką samą liczbę obiektów dla każdego rodzaju programu.

8) Wykonawca ma utrzymać i zapewnić ciągłą gotowość dostępu użytkowników do programu sportowo-rekreacyjnego w obiektach będących w ofercie Wykonawcy.

2. Termin wykonania zamówienia i płatność:

1) Usługa będzie świadczona od dnia 1 września 2024 r. do dnia 31 sierpnia 2025 r.

2) Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą na podstawie faktur wystawionych za każdy miesiąc.

3) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie tylko za taką liczbę osób, jaka zostanie zgłoszona w danym miesiącu do korzystania z programu, przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego.

4) Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty wystawienia faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy z Wykonawcą z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny okres rozliczeniowy.

3. Kryterium oceny ofert:

Zamawiający dokonując oceny ofert będzie się kierował następującymi kryteriami:

1) cenę oferty brutto za miesiąc korzystania z programu przez pracownika (na potrzeby tego wyliczenia zostaną zsumowane kwoty oferowanych trzech rodzajów abonamentów) – 90% (C);

Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór:

C = (Cn : Cb) x 90pkt

gdzie: Cn - najniższa cena brutto, Cb - cena brutto oferty badanej.

Obliczenia ceny należy dokonać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Porównaniu podlegać będzie wartość brutto ogółem.

2) Liczbę wszystkich dostępnych na dzień składania ofert obiektów świadczących usługi sportowo-rekreacyjne na terenie miasta Krakowa, z których będą mogli korzystać użytkownicy w ramach programu – 10% (LO);

Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje największą liczbę dostępnych obiektów na terenie miasta Krakowa, pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór:

LO = (LOr : LOn) x 10pkt

gdzie: LOr – liczba obiektów rozpatrywanych, LOn – największa liczba obiektów;

Ocena będzie wyliczona wg wzoru:

O = C+LO

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

4. Miejsce i termin złożenia oferty

1) Ofertę cenową należy złożyć na adres e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 7 sierpnia 2024 r. do godz. 10:00.

2) W ofercie należy podać:

• miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez pracownika oddzielnie dla każdego z rodzajów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia abonamentów;
• miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez dorosłą osobę towarzyszącą;
• miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez osobę towarzyszącą – dziecko (dziecko pracownika do 15 roku życia);
• rodzaj świadczonych usług w ramach programu sportowo-rekreacyjnego;
• liczbę i wykaz dostępnych na dzień składania ofert obiektów na terenie miasta Krakowa świadczących przynajmniej jedną usługę bezpłatnie w ramach zaoferowanego abonamentu;
• inne ważne informacje związane z realizacją przedmiotowej usługi, a które nie zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia.

3) Oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia.

4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

5) Zamawiający po otrzymaniu ofert zastrzega sobie możliwość zaproszenia wybranych Wykonawców do dalszych negocjacji, w szczególności w zakresie wykazu dostępnych obiektów.

6) Złożenie oferty przez Wykonawcę oznacza zaakceptowanie wymagań i warunków określonych przez Zamawiającego w niniejszym ogłoszeniu.

5. Kontakt z Zamawiającym:

Informacji w sprawach dotyczących postępowania udziela Pani Maria Lisak pod numerem telefonu (12) 430 70 69 lub za pośrednictwem poczty e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl

6. Inne informacje:

1) Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację zamówienia.

2) Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany pisemnie lub telefonicznie o miejscu i terminie podpisania umowy.

3) W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności z rankingu ofert Wykonawcą.

4) Zamawiający ma prawo zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty.

5) Zamawiający poprawia w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

6) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

a) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

b) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

c) została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

d) Wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 6 ppkt. 5) lit. c);

e) została złożona po terminie składania ofert;

f) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

7) Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

a) nie złożono żadnej oferty;

b) wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu;

c) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;

d) zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;

e) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

8) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

9) Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcami, przy czym cena wynegocjowana nie może być wyższa niż cena wskazana w ofercie.

10) W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania środki odwoławcze.

11) Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, liczonego od terminu składania ofert.

Klauzula obowiązku informacyjnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy Wykonawcy będącego osobą fizyczną

Działając na podstawie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej „Rozporządzeniem (UE) 2016/679” informuję Panią /Pana, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Krakowie / Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie, ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków, e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl, centrala telefoniczna (+48) 12 644 93 72, 12 644 99 64, strona internetowa: https://www.gov.pl/web/psse-krakow, adres skrytki ePUAP: /pssekrakow/skrytkaESP

2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesyłając informację na adres e-mail: iod.psse.krakow@sanepid.gov.pl lub dzwoniąc pod numer: (+48) 12 644 93 72 wew. 150 lub listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora Danych.

3. Pani /Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c rozporządzenia (UE) 2016/679 w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem ofertowym, którego wartość nie przekracza 130 000 zł netto, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego zgodnie z regulaminem administratora, jak też - jeżeli do tego dojdzie – zawarcia czy wykonania umowy w sprawie realizacji zamówienia stanowiącego przedmiot postępowania.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla potrzeb uczestnictwa w postępowaniu. Konsekwencją braku podania danych osobowych może być nierozpatrzenie złożonej oferty.

4. W ograniczonym zakresie Administrator Danych może udzielić dostępu do Pani/Pana danych podmiotom, które obsługują Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Krakowie np.  firmom obsługującym systemy informatyczne, dostawcy usług pocztowych. Udostępnianie danych podmiotom obsługującym PSSE w Krakowie może odbywać się wyłącznie na podstawie zawartych umów.

Pani/Pana dane będą także mogły być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich pozyskania na podstawie przepisów prawa (np. sądom powszechnym, Policji, Prokuraturze). Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty zakończenia postępowania ofertowego zgodnie z symbolem jednolitego rzeczowego wykazu nr 2600 wynikającego z załącznika nr 5 – Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Po upływie tego okresu zostaną trwale usunięte. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.

6. Posiada Pani/Pan na podstawie:

1) art. 15 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) art. 16 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

3) art. 18 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679,

Informuję również Panią/Pana, iż stosownie do art. 15 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 jest Pani/ Pan uprawniony do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich.

Informuję również, że stosownie do art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 za wszelkie kolejne kopie danych osobowych administrator może pobrać opłatę w wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem prawa pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Administrator danych nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia (UE) 2016/679. Pani/Pana dane nie będą profilowane.