Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Krakowie

Nasz znak:                 Data:

AD.2600.219.2023  23 listopada 2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone będzie bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1 tej ustawy.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie usługi sprzątania budynku w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie przy ul. Gazowej 15.

1. Opis przedmioty zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi sprzątania budynku w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie przy ul. Gazowej 15 o powierzchnia do sprzątania 832 m² w tym powierzchnia biurowa 289 m² (podany metraż powierzchni jest orientacyjny). Usługa sprzątania świadczona kompleksowo w następujący sposób:

1) Budynek będzie sprzątany trzy razy w tygodniu w godzinach od 14:00 do należytego wykonania usługi w obsadzie jednoosobowej, wszystkie pomieszczenia wskazane w załączniku nr 3 do zapytanie ofertowego. Pomieszczenie wymagające nadzoru użytkownika (pomieszczenie zabezpieczane plombami po zakończeniu urzędowania tj. pomieszczenie Sekcji do Spraw Pracowniczych) będzie sprzątane w godzinach urzędowania do godziny 15:05;

2) Kompleksowa usługa sprzątania będzie polegała na: odkurzeniu odkurzaczem i zmyciu korytarzy i schodów wewnętrznych, odkurzeniu odkurzaczem, zmyciu i wysprzątaniu pomieszczeń biurowych wraz ze stanowiskami pracy i parapetami, usunięciu pajęczyn, odpadów z koszy na śmieci i niszczarek, odkurzaniu wykładzin dywanowych, uzupełnieniu ręczników papierowych w zainstalowanych w pomieszczeniach podajnikach oraz pokoju socjalnego, w tym utrzymaniu w czystości urządzeń znajdujących się w pokoju socjalnym (wraz z uzupełnieniem mydła w płynie, ręczników papierowych oraz płynu do mycia naczyń), a także utrzymaniu czystości w toaletach (wraz z uzupełnieniem mydła w płynie, ręczników papierowych, papieru toaletowego oraz zapachów toaletowych). Usługa sprzątania obejmuje również mycie drzwi wejściowych do budynku, drzwi wejściowych do korytarza oraz na klatkę schodową poręczy i barierek na klatkach schodowych.

3) Usługa sprzątania obejmuje również dwa razy w roku w terminie do 30.04.2024 r. oraz 31.10.2024 r., mycie okien wraz z futrynami, parapetami zewnętrznymi i wewnętrznymi w ilości 27 sztuk, a także raz w roku do w terminie 31.10.2024 r. 13 szt. okien dachowych (wymagają użycia technik alpinistycznych).

4) Wykonawca obowiązany jest do wyznaczenia pracownika, który będzie pełnił rolę stałego Koordynatora, w trakcie świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia. Koordynator będzie obowiązany do utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym poprzez dostępność pod numerem telefonu komórkowego i adresem poczty elektronicznej. Do zadań Koordynatora będzie należało organizowanie i sprawowanie nadzoru nad świadczeniem usług oraz zarządzanie personelem Wykonawcy oraz przeprowadzanie kontroli jakości wykonanych usług przez Koordynatora z przedstawicielem Zamawiającego nie rzadziej niż raz w miesiącu.

5) Stwierdzone przez Zamawiającego nieprawidłowości w wykonaniu przedmiotu zamówienia zgłaszane będą Wykonawcy na bieżąco drogą elektroniczną, a w nagłych wypadkach ustnie lub telefonicznie - pracownikowi Wykonawcy pełniącemu funkcję Koordynatora.

6) Wykonawca będzie wykonywał przedmiot zamówienia z wykorzystaniem własnego sprzętu oraz przy użyciu własnych materiałów i środków, zapewniając jednocześnie, że posiadają one stosowne atesty, certyfikaty i zezwolenia do ich stosowania w Polsce. Wykonawca na każde żądanie Zamawiającego będzie przedkładał karty charakterystyk stosowanych lub wskaże do nich dostęp elektroniczny.

7) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej ilości środków, niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia.

8) Zamawiający informuje, iż na terenie Stacji prowadzona jest segregacja odpadów komunalnych zgodnie z regulaminem utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Miejskiej Kraków.

9) Wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego, że używane przez niego środki czystości, dezynfekcyjne, higieniczne i sprzęt techniczny są dopuszczone do stosowania w kraju i są zgodne z obowiązującymi wymaganiami i przepisami uprawniającymi do stosowania w obiektach użyteczności publicznej, posiadają aktualne wymagane certyfikaty, świadectwa oraz są przyjazne środowisku i posiadają znak CE.

10) Wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego, że używany przez niego sprzęt techniczny jest sprawny i bezpieczny dla pracowników Zamawiającego.

11) Powierzone prace Wykonawca wykonuje własnym sprzętem i narzędziami.

12) Wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia pokrywa Wykonawca (m.in. zakupu: sprzętu i środków czystości, środków higienicznych, płynu do mycia naczyń, papieru toaletowego oraz ręczników papierowych składanych ZZ (minimalne wymagania – jedna warstwa, biała makulatura), itp.). Zamawiający przewiduje, że w budynku będzie zatrudnionych 23 osoby.

13) Wykonawca zobowiązany będzie do wyposażenia pracowników w odpowiednią odzież roboczą.

14) Wykonawca zobowiązuje się do minimalizacji zmian w obsadzie personalnej pracowników, a w przypadku konieczności zmiany niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Zamawiającego.

15) Wykonawca obowiązany jest, na żądanie Zamawiającego, do odsunięcia od pracy wykonywanej na rzecz Zamawiającego pracowników nie wypełniających w sposób należyty i staranny nałożonych obowiązków.

16) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu wynikłe z zaniechania przyjętych obowiązków w zakresie umowy.

17) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ponosi odpowiedzialność za nieprzestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych przy świadczeniu usługi będące niniejszego zamówienia.

18) Zakres obowiązków pracownika wykonującego usługę porządkową:

1. punktualne rozpoczynanie pracy;
2. podejmowanie pracy w pełni dyspozycji psychicznej i fizycznej;
3. wykonywanie powierzonych zadań w jednolitym ubiorze (schludnym i estetycznym);
4. zachowanie zasad kultury i poszanowania godności innych osób przy wykonywaniu powierzonych obowiązków;
5. rzetelną realizację powierzonego zakresu usług;
6. ochrona mienia PSSE przed zaborem lub zniszczeniem, w tym dokumentacji, jak również poufności informacji.

19) Szczegółowy wykaz czynności personelu sprzątającego w zakresie utrzymania czystości znajduje się w załączniku nr 4 do zapytanie ofertowego.

20) Pracownik wykonawcy zobowiązany jest po zakończeniu pracy, w przypadku, gdy jako ostatni opuszcza budynek PSSE w Krakowie do uzbrojenia alarmu oraz zamknięcia kluczami budynku. Kod do uzbrojenia alarmu oraz instrukcja zamykania budynku zostaną przekazane Wykonawcy pisemnie przez pracownika Zamawiającego przed dniem rozpoczęcia świadczenia usług. Szkolenie pracownika wykonawcy w zakresie zasad uzbrajania alarmu i zamykania budynku przeprowadzi pracownik Zamawiającego przed dniem rozpoczęcia świadczenia usług.

21) Zamawiający zachęca wszystkich zainteresowanych Wykonawców do dokonania wizji lokalnej miejsca objętego zakresem zamówienia i wykonania własnego obmiaru. Zamawiający nie będzie respektował żadnych zarzutów wynikających z nieznajomości przez Wykonawców specyfiki i charakteru usług, jeżeli okoliczności te możliwe były do ustalenia przy przeprowadzonej z należytą starannością wizji lokalnej. Termin wizji lokalnej należy uzgodnić telefonicznie z przedstawicielem Zamawiającego pod numerem telefonu 12 430 70 69.

2. Termin wykonania zamówienia, płatność i gwarancja:

1) Przedmiot zamówienia będzie realizowany w okresie od 2 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.

2) Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury, po zakończeniu każdego miesiąca świadczenia usługi.

3. Warunki udziału w postepowaniu

Wykonawcy ubiegający się o zamówienie publiczne muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:

1) posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia;

2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej tj. posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;

3) posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia lub przedstawić pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępniania osób zdolnych do wykonywania zamówienia.

4. Kryterium oceny ofert:

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium;

Cena 100%

5. Miejsce i termin złożenia oferty

1) Ofertę należy złożyć na adres e-mail zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 listopada 2023 r. godz. 11:00, podając cenę netto i brutto za całość zamówienia.

2) Ofertę cenową należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

3) Do oferty należy dołączyć zaparafowany projekt umowy stanowiącym załącznik nr 2 zapytania ofertowego.

4) Oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia.

5) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

6. Kontakt z Zamawiającym:

Kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00 telefonicznie pod numerem 12 430 70 69 lub na adres e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl

7. Inne informacje:

1) Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację zamówienia.

2) W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności z rankingu ofert Wykonawcą.

3) Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany pisemnie lub telefonicznie o miejscu i terminie podpisania umowy.

4) Zamawiający ma prawo zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty.

5) Zamawiający poprawia w ofercie:

1. oczywiste omyłki pisarskie;
2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

6) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;
2. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
3. została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
4. Wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 7 ppkt. 5) lit. c);
5. została złożona po terminie składania ofert;
6. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

7) Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

1. nie złożono żadnej oferty;
2. wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu;
3. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
4. zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
5. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
6. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.

8) Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcami, przy czym cena wynegocjowana nie może być wyższa niż cena wskazana w ofercie.

9) W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania środki odwoławcze.

10) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

Klauzula obowiązku informacyjnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy Wykonawcy będącego osobą fizyczną

Działając na podstawie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej „Rozporządzeniem (UE) 2016/679” informuję Panią /Pana, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Krakowie / Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie, ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków, e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl, centrala telefoniczna (+48) 12 644 93 72, 12 644 99 64, strona internetowa: https://www.gov.pl/web/psse-krakow, adres skrytki ePUAP: /pssekrakow/skrytkaESP

2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesyłając informację na adres e-mail: iod.psse.krakow@sanepid.gov.pl lub dzwoniąc pod numer: (+48) 12 644 93 72 wew. 150 lub listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora Danych.

3. Pani /Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c rozporządzenia (UE) 2016/679 w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem ofertowym, którego wartość nie przekracza 130 000 zł netto, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego zgodnie z regulaminem administratora, jak też - jeżeli do tego dojdzie – zawarcia czy wykonania umowy w sprawie realizacji zamówienia stanowiącego przedmiot postępowania.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla potrzeb uczestnictwa w postępowaniu. Konsekwencją braku podania danych osobowych może być nierozpatrzenie złożonej oferty.

4. W ograniczonym zakresie Administrator Danych może udzielić dostępu do Pani/Pana danych podmiotom, które obsługują Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Krakowie np.  firmom obsługującym systemy informatyczne, dostawcy usług pocztowych. Udostępnianie danych podmiotom obsługującym PSSE w Krakowie może odbywać się wyłącznie na podstawie zawartych umów.

Pani/Pana dane będą także mogły być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich pozyskania na podstawie przepisów prawa (np. sądom powszechnym, Policji, Prokuraturze). Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty zakończenia postępowania ofertowego zgodnie z symbolem jednolitego rzeczowego wykazu nr 2600 wynikającego z załącznika nr 5 – Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Po upływie tego okresu zostaną trwale usunięte. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.

6. Posiada Pani/Pan na podstawie:

1) art. 15 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) art. 16 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

3) art. 18 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679,

Informuję również Panią/Pana, iż stosownie do art. 15 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 jest Pani/ Pan uprawniony do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich.

Informuję również, że stosownie do art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 za wszelkie kolejne kopie danych osobowych administrator może pobrać opłatę w wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem prawa pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Administrator danych nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia (UE) 2016/679. Pani/Pana dane nie będą profilowane.