Regionalna Dyrekcja
Ochrony Środowiska w Białymstoku

Wypełniając zobowiązania wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17) oraz art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku wdrożyła regulamin zgłoszeń wewnętrznych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Białymstoku.

Uwaga!
Zgłoszenia wewnętrze, których dotyczy regulamin stosuje się wyłącznie do osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Białymstoku (np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). Kontekst związany z pracą to całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa.

Kto zostanie objęty ochroną?

• Zgłaszający podlega ochronie, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi naruszenie.
• Ochronie podlegają także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane z osobami dokonującymi zgłoszenia (świadkowie, współpracownicy lub krewni) oraz podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których osoba pracuje lub z którym jest powiązana w kontekście pracy.
• Ujawnienie tożsamości zgłaszających, może nastąpić tylko w przypadku prowadzonych postępowań sądowych lub gdy osoby te wyraziły zgodę na ujawnienie danych osobowych.
• Ochronie nie podlegają zgłaszający, którzy:

- przekazują informacje nieprawdziwe, niepoważne lub stanowiące nadużycie, z uwagi na celowe i świadome przekazywanie błędnych lub wprowadzających w błąd informacji, chyba że zgłoszenia będą wynikały z niezamierzonego błędu zgłaszającego wynikającego z przekazania niedokładnych informacji na temat naruszeń;

- przekazują informacje w pełni publicznie dostępne;

- przekazują nieuzasadnione plotki lub pogłoski.

Zgłaszający zostaje poinformowany pisemnie o objęciu go ochroną w momencie przekazywania informacji zwrotnej. Decyzja o ewentualnej odmowie objęcia ochroną Zgłaszającego, będzie zawierała uzasadnienie.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące  w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Białymstoku, a w szczególności:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: naruszenia@bialystok.rdos.gov.pl;
• w formie listownej na adres: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku, ul. Dojlidy Fabryczne 23, 15-554 Białystok, w podwójnej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie nieprawidłowości do rąk własnych – imię i nazwisko” jednej z osób wymienionych w § 3. ust.1 Regulaminu.

Co powinno zawierać zgłoszenie?:

• datę zgłoszenia;
• dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, adres do korespondencji oraz adres poczty email. 
• wskazanie adresu, na który ma być przekazana informacja zwrotna;
• informację o możliwości utajnienia danych osobowych zgłaszającego;
• wskazanie, jakiego obszaru dotyczy naruszenie prawa;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce  pracy/inna forma świadczenia pracy;
• orientacyjną datą wystąpienia naruszenia/pozyskania informacji o naruszeniu prawa lub możliwości jego zaistnienia;
• opis nieprawidłowości, w tym:

- opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów mających znaczenie dla sprawy;

- określenie, które przepisy prawa zostały naruszone;

- wskazanie, w jaki sposób zgłaszający dowiedział się o sprawie;

- ewentualne wskazanie osób, z którymi zgłaszający kontaktował się w danej sprawie.

Regionalna Dyrekcja nie rozpatruje anonimowych zgłoszeń, gdzie nie zostały przedstawione dane sygnalisty.

Co zrobimy po otrzymaniu zgłoszenia?

Po otrzymaniu zgłoszenia, podejmowane są działania następcze, przez które rozumie się działania podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, w tym poprzez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń. W ramach działań następczych realizowana jest również korespondencja z sygnalistą i przesyłanie mu informacji zwrotnej.

Czym jest informacja zwrotna i kiedy ją przekażemy?

Informacja zwrotna to przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Informację zwrotną przekażemy zgłaszającemu w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Gwarancja poufności

• Administratorem danych osobowych jest Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska
  z siedzibą w Białymstoku przy ul. Dojlidy Fabryczne 23, 15-554 Białystok, tel.: 85 740 69 81, e‑mail: sekretariat@bialystok.rdos.gov.pl.
• Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Białymstoku, ul. Dojlidy Fabryczne 23, 15-554 Białystok lub poczty elektronicznej: iod@bialystok.rdos.gov.pl.
• Dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze związanego w szczególności z przyjęciem zgłoszenia, jego analizą, prowadzeniem rejestru oraz przeprowadzeniem postepowania wyjaśniającego przypadku nieprawidłowości i naruszenia prawa w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Białymstoku.
• Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (Dz. U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej RODO, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO, jeżeli dane osobowe zawarte w zgłoszeniu sygnalisty będą należały do danych osobowych szczególnych kategorii lub na podstawie dobrowolnej zgody, jeżeli sygnalista nie decyduje się na zachowanie anonimowości (art. 6 ust.1 lit a RODO).
• Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego, przekazaną na piśmie osobie przyjmującej zgłoszenie.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Zgłaszającym podlegającym ochronie, przysługują środki ochrony przed działaniami odwetowymi, określonymi w art.19 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17) oraz w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).