Regionalna Dyrekcja
Ochrony Środowiska w Katowicach

Wypełniając zobowiązania wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17) oraz art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Katowicach wdrożyła regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa i podejmowanych działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

Uwaga!
Procedura zgłaszania naruszeń prawa dotyczy wyłącznie osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Katowicach (np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). Kontekst związany z pracą to całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa.

Kto zostanie objęty ochroną?

Zgłaszający podlega ochronie, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi naruszenie.

Ochronie podlegają także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane z osobami dokonującymi zgłoszenia (świadkowie, współpracownicy lub krewni) oraz podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których osoba pracuje lub z którym jest powiązana w kontekście pracy.

Ochronie podlegają zgłaszający, którzy dokonali anonimowego ujawnienia publicznego naruszenia prawa, a następnie zostali zidentyfikowani i doświadczyli działań odwetowych.

Ujawnienie tożsamości zgłaszających, może nastąpić tylko w przypadku prowadzonych postępowań sądowych lub gdy osoby te wyraziły zgodę na ujawnienie danych osobowych.

Ochronie nie podlegają zgłaszający, którzy:

1. przekazują informacje nieprawdziwe, niepoważne lub stanowiące nadużycie, z uwagi na celowe i świadome przekazywanie błędnych lub wprowadzających w błąd informacji, chyba że zgłoszenia będą wynikały z niezamierzonego błędu zgłaszającego wynikającego z przekazania niedokładnych informacji na temat naruszeń;
2. przekazują informacje w pełni publicznie dostępne;
3. przekazują nieuzasadnione plotki lub pogłoski.

Zgłaszający zostaje poinformowany pisemnie o objęciu go ochroną w momencie przekazywania informacji zwrotnej.

Decyzja o ewentualnej odmowie objęcia ochroną Zgłaszającego, będzie zawierała uzasadnienie.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące  w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Katowicach, a w szczególności:

1. listownie pod adres: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Katowicach, 40-127 Katowice, Plac Grunwaldzki 8-10, z dopiskiem na kopercie "Zgłoszenie naruszeń prawa – do rąk własnych";
2. za pomocą poczty elektronicznej na adres:  naruszenia@katowice.rdos.gov.pl wypełniając dedykowany formularz „Karta zgłoszenia naruszenia prawa – załącznik nr 1 do Procedury”;
3. za pomocą poczty elektronicznej na adres: naruszenia@katowice.rdos.gov.pl na wniosek zgłaszającego, wypełniając dedykowany formularz „Wniosek dotyczący bezpośredniego spotkania celem zgłoszenia naruszenia prawa – załącznik nr 3 do Procedury”;

Co powinno zawierać zgłoszenie?:

1. datę zgłoszenia;
2. dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, adres do korespondencji oraz adres poczty email. Uwaga: obowiązujący regulamin nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych;
3. wskazanie adresu, na który ma być przekazana informacja zwrotna;
4. informację o możliwości utajnienia danych osobowych zgłaszającego;
5. wskazanie, jakiego obszaru dotyczy naruszenie prawa;
6. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce  pracy/inna forma świadczenia pracy;
7. orientacyjną datą wystąpienia naruszenia/pozyskania informacji o naruszeniu prawa lub możliwości jego zaistnienia;
8. opis nieprawidłowości, w tym:

• opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów mających znaczenie dla sprawy;
• określenie, które przepisy prawa zostały naruszone;
• wskazanie, w jaki sposób zgłaszający dowiedział się o sprawie;
• ewentualne wskazanie osób, z którymi zgłaszający kontaktował się w danej sprawie.

Co zrobimy po otrzymaniu zgłoszenia?

Po otrzymaniu zgłoszenia, podejmowane są działania następcze, przez które rozumie się działania podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, w tym poprzez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

W ramach postępowania wyjaśniającego następuje m.in.:

1. przeprowadzenie starannego, rzetelnego i bezstronnego dochodzenia wewnętrznego;
2. dokonanie oceny prawdziwości zgłoszenia naruszenia prawa;
3. wyjaśnienie wszelkich istotnych okoliczności sprawy;
4. występowanie do zgłaszającego o przekazanie dodatkowych informacji;
5. przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Czym jest informacja zwrotna i kiedy ją przekażemy?

Informacja zwrotna to przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Informację zwrotną przekażemy zgłaszającemu w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Informacja zwrotna będzie zawierała w szczególności:

1. ustalenia dokonane w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego;
2. stwierdzenie lub brak stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa;
3. planowane lub podjęte działania następcze;
4. powody wybrania określonych działań następczych;
5. środki, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

Gwarancja poufności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Katowicach, a dotyczących danych osobowych osób zgłaszających naruszenia jest Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska w Katowicach.

Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Katowicach, w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, może przetwarzać dane osobowe, osoby której dotyczy zgłoszenie, także bez jej zgody.

Przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu, odbywa się na zasadach określonych w:

1. Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17);
2. Zarządzeniu Nr 17/2024 Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Katowicach z dnia 11 września 2024 r. w sprawie wdrożenia w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Katowicach procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych „Procedura zgłoszeń wewnętrznych”.

Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego, przekazaną na piśmie osobie przyjmującej zgłoszenie.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu przetwarzane są w systemach informatycznych oraz w  tradycyjnej formie papierowej.

Przetwarzanie danych osobowych w systemie informatycznym polega na tym, że informacje zawarte w zgłoszeniu oraz późniejszej korespondencji w systemie zgłoszeniowym są trwale zaszyfrowane. Proces szyfrowania następuje także podczas transmisji pomiędzy serwerem, a urządzeniem użytkownika. Szyfrowanie danych jest wykonywane na każdym kroku procesu przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przekazane w formie papierowej, a zawarte w zgłoszeniu, przechowywane są w wyznaczonym przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Katowicach pomieszczeniu, w szafie aktowej zamykanej na klucz, do której dostęp posiadają tylko upoważnione osoby.

Dane osobowe przekazane w formie elektronicznej, a zawarte w zgłoszeniu, przechowywane są na wyznaczonym serwerze, z zachowaniem zasad opisanych powyżej, dotyczących procesu szyfrowania.

Oświadczamy, że wszystkie działania następcze podejmowane w związku z otrzymanym zgłoszeniem są poufne. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa, rozpatrujący zgłoszenia, zobowiązani są do zachowania poufności i ochrony danych osobowych przetwarzanych w zakresie rozpatrywanych postępowań. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności, składają oświadczenia o zachowaniu poufności wszelkich informacji pozyskanych w trakcie rozpatrywania zgłoszeń.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Zgłaszającym podlegającym ochronie, przysługują środki ochrony przed działaniami odwetowymi, określonymi w art.19 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17), za które uznaje się w szczególności działania podejmowane w następujących formach:

1. zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
2. degradacji lub wstrzymania awansu;
3. przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
4. wstrzymania szkoleń;
5. negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
6. nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinującego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
7. przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
8. dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
9. nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
10. nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
11. szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
12. umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
13. wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
14. odebrania licencji lub zezwolenia; skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.