Informacja na temat systemu przetargów realizowanych przez Organizację Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) z siedzibą w Rzymie

W 2018 r. FAO zakupiło na całym świecie towary i usługi za kwotę ok. 400 mln USD. Zakupy zostały dokonane w 181 krajach, przy czym największa wartość zakupów została zrealizowana w krajach afrykańskich, a następnie w azjatyckich i europejskich. Jeśli chodzi o przekrój państw, to 38% zakupów pod względem wartości zostało dokonanych w krajach najmniej rozwiniętych, 36,7% w krajach rozwijających się i 21,1% w krajach rozwiniętych.

Przetargi na towary i usługi ogłaszane przez FAO służą realizacji głównego celu działania organizacji, tj. zapewnienia bezpieczeństwa żywnościowego na świecie poprzez podniesienie poziomu odżywiania, zwiększenie wydajności rolnictwa, poprawę warunków życia ludności wiejskiej, a także przyczynienie się do rozwoju światowej gospodarki.

Produktami najczęściej kupowanymi przez FAO są:

• podstawowe środki chemiczne, nawozy sztuczne i pestycydy,
• produkty rolne (nasiona, rośliny uprawne, warzywa, sadzonki, młode rośliny),
• maszyny rolnicze (ciągniki, urządzenia opryskowe, sprzęt nawadniający),
• środki transportu,
• sprzęt biurowy i informatyczny,
• sprzęt medyczny i laboratoryjny,
• produkty farmaceutyczne, weterynaryjne i szczepionki,
• produkty przemiału zbóż/skrobia i produkty skrobiowe (pasza dla zwierząt gospodarskich i drobiu, pokarm dla ryb),
• produkty chemiczne, włókna chemiczne, guma i tworzywa sztuczne,
• żywe zwierzęta i produkty zwierzęce,
• gotowe wyroby metalowe, maszyny i sprzęt (małe narzędzia rolnicze, motyki, oskardy itp.).

Usługi zamawiane przez FAO obejmują natomiast:

• naprawę i konserwację sprzętu,
• technologie informatyczne,
• transport, przechowywanie i załadunek materiałów,
• komunikację,
• usługi architektoniczne, inżynieryjne, konstrukcyjne,
• usługi handlowe, biznesowe i badawcze,
• szkolenia,
• ubezpieczenia.

Departament zamówień publicznych FAO (Procurement Service CSDA) mieści się w siedzibie głównej FAO w Rzymie. Jest on odpowiedzialny za wszystkie przetargi. System przetargów w FAO jest zdecentralizowany, tzn. przetargi ogłaszane są zarówno przez siedzibę główną organizacji w Rzymie, jak i – w ramach limitów określonych przez FAO – przez jej biura regionalne (do 200 tys. USD), subregionalne (do 150 tys. USD) oraz krajowe (do 100 tys. USD).

Każdy przedsiębiorca chcący uczestniczyć w przetargach ogłaszanych przez FAO musi dokonać rejestracji swojej firmy za pośrednictwem portalu ONZ Global Marketplace (UNGM). W pierwszej kolejności konieczne jest zaakceptowanie podstawowych warunków dotyczących przetargów określonych przez FAO w następujących dokumentach:

1. Kodeks postępowania dostawców ONZ (UN Supplier Code of Conduct),
2. Zasady i warunki dotyczące towarów (FAO General Terms and Conditions for Goods),
3. Zasady i warunki dotyczące usług (FAO General Terms and Conditions for Services).

Rejestracja na platformie UNGM nie oznacza automatycznego zaproszenia firmy do złożenia oferty. Zaproszenie mogą otrzymać firmy działające już na rynku, oferujące towary i usługi będące przedmiotem zainteresowania FAO oraz firmy znajdujące się w dobrej kondycji finansowej. Potencjalni dostawcy oraz podwykonawcy muszą również zapewnić dostęp do miejsc produkcji i świadczenia usług oraz magazynów, gdzie przechowywane są towary w celu przeprowadzenia inspekcji przez FAO.

Zamawiając towary i usługi FAO kieruje się zasadami uczciwości, transparentności, gospodarności i efektywności. W celu maksymalizacji wykorzystania zasobów, FAO często zawiera umowy ramowe (Framework Agreements).

FAO nie preferuje żadnego kraju w procesie przetargów, ale firma chcąca w nich uczestniczyć musi wykazać, że jej produkty, szczególnie te wrażliwe, np. pestycydy, szczepionki itp., zostały zarejestrowane w krajach docelowych. Ponadto FAO zezwala – w szczególnych okolicznościach – na zaproszenia do składania ofert dostawców ograniczonych lokalnie czy regionalnie.

Po zarejestrowaniu firmy na portalu UNGM ważne jest aktualizowanie na bieżąco informacji o niej oraz jej produktach i usługach. Warto przygotować oferty spełniające wymagania w sposób elastyczny. Najważniejsze jest przestrzeganie terminów zamknięcia poszczególnych przetargów oraz składanie nowych ofert, nawet jeśli wcześniej złożone nie zostały wybrane.

Warto pamiętać, że zamówienia FAO nie są związane z wielkością danej firmy, ale opierają się na jakości, cenie, zdolności do dostarczenia, wydajności zgodnie z wymaganiami oraz innymi czynnikami, które ułatwiają zakup w najlepszej relacji jakości do ceny.

FAO uruchomiło niedawno nowy system rejestracji dostawców, który jest dostępny na platformie internetowej UNGM (www.ungm.org). Jest to podstawowe źródło identyfikacji dostawców, którzy mogą zostać zaproszeni do składania ofert. Informacje na tej platformie są dostępne w języku angielskim, francuskim i hiszpańskim.

Więcej informacji na temat zasad ogłaszania i przeprowadzania przetargów przez FAO można znaleźć pod następującym linkiem: http://www.fao.org/unfao/procurement/general-information/en/. Ewentualne pytania w tej sprawie można natomiast kierować drogą e-mailową na adres: FAO-Vendor-Management@fao.org.