Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy

Szanowni Państwo,

po otwarciu dla publiczności muzeów, bibliotek, archiwów i galerii sztuki czas na przygotowanie do stopniowego, zgodnego z obowiązującymi przepisami i normami sanitarnymi, „odmrażania” działalności teatrów, oper, filharmonii. Podjęcie tego kroku poprzedzone zostało serią konsultacji środowiskowych, badaniem opinii dyrektorów artystycznych instytucji kultury, a także analizą działań prowadzonych w tym zakresie w innych krajach.

Przedstawiamy dziś Państwu materiał, który daje dyrektorom instytucji formalne ramy  określające działania niezbędne dla  bezpiecznego wznowienia działalności artystycznej.

Uruchomienie instytucji artystycznych w nowych warunkach będzie następowało stopniowo,  początkowo bez udziału publiczności. Jednak, zauważając głosy przedstawicieli środowiska artystycznego, wiemy, że etap, kiedy można  będzie prowadzić próby, ćwiczenia, a także nagrania jest niezwykle ważny. Pragnienie powrotu do pracy twórczej, prób w teatrach, na scenach operowych i w filharmoniach oraz ćwiczeń w zespołach baletowych jest wyrażane powszechnie i świadczy o wielkim twórczym potencjale polskich artystów. Instytucje kultury będą mogły dzięki temu rozpocząć działania częściowo kompensujące straty budżetowe. Wreszcie, zgodnie z Państwa wolą i oczekiwaniem, musimy przystosować pracę w poszczególnych obiektach do bezpiecznego zaproszenia publiczności na spektakle i koncerty w warunkach dystansu społecznego w kolejnym etapie odmrażania  publicznych form życia społecznego.

Na moment, kiedy będziemy mogli odwiedzić ulubiony teatr czy salę koncertową, będziemy musieli jeszcze   poczekać. Ale już teraz należy rozpocząć zmierzające ku temu prace i wprowadzić nowe zasady  dotyczące prowadzenia działalności artystycznej  w warunkach pandemii. Są to prace, których nie da się wykonać w całości zdalnie – trzeba na miejscu oszacować wszelkie ryzyka, zdefiniować zasady właściwe dla warunków panujących w danym obiekcie. Wszystkie te działania muszą przebiegać  w konsultacji z Głównym Inspektoratem Sanitarnym, w oparciu  o obowiązujące normy prawne.

Świadomie zdecydowaliśmy się zachować ramowy charakter zaleceń. Różnorodność instytucji, ich siedzib i form działania jest tak duża, że niezbędny jest tu aktywny udział dyrektorów. Ich wiedza na temat realiów pracy artystycznej, infrastruktury i warunków lokalowych, nawyków publiczności, będzie kluczowa przy kształtowaniu finalnych zasad bezpiecznego uczestnictwa w wydarzeniach artystycznych wszystkich ich uczestników.

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego od początku pandemii podjęło konkretne kroki, aby objąć artystów i instytucje kultury jak najszerszym wachlarzem dostępnych narzędzi wsparcia materialnego. Różne dofinansowania działalności oraz niezwykle szybko uruchomione programy dotacyjne i stypendialne pozwalają na złagodzenie pierwszych efektów związanych z zamknięciem instytucji kultury dla publiczności. Zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że celem wszystkich artystów i pracowników teatrów, oper i filharmonii jest powrót do normalnej działalności z udziałem publiczności, a przygotowane rekomendacje mają za zadanie pomóc Państwu ten proces skutecznie przeprowadzić.

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Prof. dr hab. Piotr Gliński 

 

Część II

Załącznik – Rekomendacje dla instytucji prowadzących działalność kulturalną i artystyczną w związku z planowanym wznowieniem pracy w okresie wychodzenia ze stanu epidemii COVID-19.

Niniejsze rekomendacje mają być wsparciem dla dyrekcji instytucji kultury w procesie przygotowań do ponownego otwarcia. Zalecenia mają charakter ogólny i w zależności od rodzaju prowadzonej działalności (teatralna, koncertowa, taneczna, inne), mogą być odpowiednio stosowane przez organy zarządzające. Udostępnianie instytucji dla publiczności ma charakter stopniowy i dzieli się na trzy fazy.

Instytucje działające w obszarze kultury w swojej obecnej i przyszłej działalności, związanej
z przygotowaniami do ponownego otwarcia, powinny stosować się do aktualnych   wytycznych ogłaszanych przez Główny Inspektorat Sanitarny. Kalendarz „powrotu” do działań artystycznych powinien obejmować również dopuszczenie prowadzenia lekcji, ćwiczeń i prób, po uprzednim   uzgodnieniu z właściwymi  terytorialnie służbami sanitarno-epidemiologicznymi, odpowiednich reżimów sanitarnych, pozwalających na takie działania.

Instytucje działające w obszarze muzyki, tańca i teatru ze względu na swoją rolę społeczną, kojarzoną ze spędzaniem czasu wolnego, w poczuciu bezpieczeństwa własnego i bliskich, nie mogą dopuścić do sytuacji, w której udostępnianie ich przestrzeni wywoła w opinii społecznej przekonanie o zwiększonym ryzyku zachorowalności.

 

Faza 1: Przejście z pracy zdalnej do stacjonarnej

Zadania realizowane przez instytucje powinny zostać podzielone tak, aby ich część – niewymagająca fizycznej obecności pracowników w siedzibie – mogła być jak najdłużej realizowana zdalnie.

Działania do zrealizowania:

1. Zapewnienie pracownikom administracyjnym, technicznym i artystycznym (ze szczególnym uwzględnieniem pracowników mających kontakt z publicznością) dostępu do środków ochrony indywidualnej (osłona ust i nosa – dozwolone wszystkie rodzaje wymienione w rozporządzeniu, jednorazowe rękawiczki), a także preparaty do dezynfekcji rąk.
2. Organizacja stanowisk pracy z uwzględnieniem wymaganego dystansu przestrzennego między pracownikami (1,5 m).
3. Organizacja trybu pracy z uwzględnieniem systemu zmianowego i rotacyjnego oraz niezbędnej rezerwy kadrowej (na wypadek podniesienia ryzyka epidemicznego).
4. Przywrócenie dyspozycyjności poszczególnych służb, w tym służb ochrony oraz biur obsługi widowni; w kolejnych fazach służba ochrony oraz biura obsługi widowni, we współpracy z innymi pracownikami, będzie odpowiadać za monitorowanie i przestrzeganie przez publiczność reżimu sanitarnego (np. zachowywania odstępów, używania płynów odkażających, maseczek); przygotowanie do tego zadania należy uwzględnić w szkoleniu stanowiskowym.
5. Przygotowanie, w tym wyposażenie (w sprzęt, płyny dezynfekcyjne, kombinezony) zespołów (w oparciu o służby ochrony) odpowiedzialnych za przeprowadzanie procedur sanitarnych (np. odkażanie wnętrz), albo zapewnienie możliwości skorzystania z usług zewnętrznych.
6. Serwis, przegląd i odkażanie sprzętu wentylacyjno-klimatyzacyjnego (o ile przepisy sanitarne pozwolą na jego stosowanie) oraz zalecane wdrożenie częstszych i dłuższych przerw w celu zwiększenia pracy wentylacji mechanicznej lub z zastosowaniem otwarcia okien w salach.
7. Doposażenie miejsc kontaktu bezpośredniego z publicznością (kasy, punkty informacji, a także sklepy, punkty małej i dużej gastronomii, o ile przepisy sanitarne pozwolą na ich otwarcie) w dodatkowe zabezpieczenia, zwłaszcza przezroczyste przegrody.
8. Sprzedaż i rezerwacja biletów głównie w systemie on-line oraz specjalne godziny otwarcia kas dla seniorów, zamknięcie kas odpowiednio wcześniej przed wydarzeniem w zależności od warunków przestrzennych.
9. Skorygowanie i udostępnienie publiczności regulaminów w zakresie zasad bezpieczeństwa, w szczególności poprzez zdalne środki komunikacji.
10. Szczególna troska o pracowników z grup najbardziej narażonych na ryzyko epidemiczne, m.in. poprzez zorganizowanie możliwości przeprowadzenia testów genetycznych dla obsad spektakli i koncertów.
11.  Z uwagi na bezpośredni kontakt między wykonawcami i jednoczesny brak możliwości zabezpieczenia ich w pełnym zakresie oraz bezpieczeństwo artystów narażonych na ryzyko zakażenia, instytucje kultury powinny rozważyć możliwość zapewnienia testów genetycznych dla pracowników. Skalę ich zastosowania powinien każdorazowo oceniać dyrektor danej instytucji.

 

Faza 2: Realizacja działań w instytucjach kultury bez bezpośredniego kontaktu z publicznością

Z uwagi na rozłożenie fazy 1. w czasie, aż do zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa zarówno pracowników, jak i publiczności, kontynuowane są następujące działania.

Działania do zrealizowania:

1. Prowadzenie działalności podstawowej on-line.
2. Prowadzenie innych form działalności oper, filharmonii, teatrów muzycznych, teatrów tańca, teatrów dramatycznych i lalkowych oraz innych instytucji kultury, organizacji i podmiotów działających w obszarze muzyki, tańca i teatru, niewymagających bezpośrednich kontaktów z publicznością.
3. Przygotowanie wydarzeń artystycznych wyłącznie w kameralnej obsadzie, z uwzględnieniem możliwości przeprowadzenia prób w dużych salach, z zachowaniem wymaganego dystansu.
4. Adaptacja spektakli repertuarowych oraz programów koncertowych na potrzeby pokazów i koncertów plenerowych (gdy ich organizacja będzie możliwa). Przestrzeń widowni w plenerze powinna być zorganizowana tak, aby publiczność zajmowała miejsca siedzące lub stojące z zachowaniem odstępu zgodnego z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz wytycznymi GIS, obowiązującymi w danym momencie.
5. Jednostki odpowiedzialne za zarządzanie obiektami, w których prezentowane są wydarzenia artystyczne i kulturalne, powinny zapewnić zarówno dezynfekcję samych obiektów, jak i środki dezynfekujące przed wejściem do obiektu oraz w wyznaczonych punktach na jego terenie. Ponadto każdy uczestnik^* organizowanych wydarzeń zobowiązany jest do noszenia maseczki ochronnej, zapewnionej we własnym zakresie. W miarę możliwości instytucje powinny rozważyć wstawienie specjalnych punktów/automatów umożliwiających zakup środków zabezpieczających na miejscu.
6. Aktualizacje regulaminów pracy każdej instytucji, uwzględniające dostosowanie do obowiązujących zasad bezpieczeństwa sanitarnego w zakresie prowadzenia bieżącej działalności instytucji, w tym lekcji, treningów, prób i wszelkich innych działań artystycznych.
7. W ramach aktualizacji regulaminu pracy, rekomendowane jest zawarcie zapisu dotyczącego  obowiązku zgłaszania przez pracownika podejrzenia choroby.

 

Faza 3: Otwarcie instytucji kultury dla publiczności

Przejście do fazy 3. powinno uwzględniać fakt, że część zadań, niewymagających fizycznej obecności pracowników w siedzibie, nadal będzie realizowana zdalnie.

 

Przejście do fazy 3. wymaga spełnienia następujących warunków:

1. Organizowanie wydarzeń w budynkach poszczególnych instytucji powinno przez pewien okres czasu być prowadzone równolegle i równorzędnie do działalności on-line.
2. Udostępnienie i dostosowanie do wymagań sanitarnych budynków instytucji, w których prezentowane są wydarzenia artystyczne, musi odbywać się bez szkody dla przestrzeni, ze szczególnym uwzględnieniem obiektów zabytkowych.
3. Dyrektor instytucji w porozumieniu z organizatorem może wprowadzić procedurę pomiaru temperatury uczestników wydarzenia artystycznego, po uprzednim uzyskaniu ich zgody działając zgodnie  z obowiązującymi  przepisami  dotyczącym i przetwarzania danych osobowych w związku z epidemią COVID-19. 
4. Udział publiczności w wydarzeniach będzie limitowany poprzez:
   1. ograniczenie liczebności publiczności stosownie do obowiązujących w danym momencie norm i zaleceń GIS dotyczących przestrzeni publicznych;
   2. zapewnienie środków ochrony osobistej dla publiczności (np. płyny dezynfekcyjne, dostęp do bieżącej, ciepłej wody i mydła);
   3. opracowanie schematu logistyki wejść i wyjść stosownie do możliwości danej instytucji, dostosowanie systemu wpuszczania i wypuszczania widzów oraz słuchaczy w zależności od specyfiki sali i budynku, uwzględnienie odpowiedniego marginesu czasowego na bezpieczne przemieszczanie się w celu ograniczenia nadmiernego gromadzenia się publiczności w przestrzeniach komunikacji wspólnej  oraz ciągach komunikacyjnych;
   4. zmianę systemów rezerwacji biletów (preferowana sprzedaż on-line i realizacja transakcji bezgotówkowo) wraz z aktualizacją regulaminu zakupu biletów; w ramach aktualizacji kupujący  wyraża zgodę,   że   jego dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi  przepisami  dotyczącymi przetwarzania danych osobowych w związku z epidemią 
      COVID-19.
   5. reorganizację w zakresie liczebności grup - opracowanie specjalnych programów edukacyjnych dla mniejszych grup, prowadzenie zajęć w większych przestrzeniach lub dostosowanie działalności edukacyjnej do prezentacji on-line;
   6. zmianę i dostosowanie repertuaru lub adaptację artystyczną spektaklu uwzględniającą zalecenia sanitarne;
   7. odłożenie w czasie wykorzystania multimediów i innych urządzeń aktywowanych dotykiem lub wypożyczanych publiczności (np. słuchawki, urządzenia VR);
   8. odłożenie w czasie możliwości korzystania z szatni i zapewnienie możliwości korzystania z szatni samoobsługowych lub zabierania okrycia wierzchniego ze sobą na widownię);
   9. odłożenie w czasie udostępnienia przestrzeni handlowych, gastronomicznych i edukacyjnych, mieszczących się w budynkach, a następnie dopasowanie formy ich działalności do bieżących zaleceń sanitarno-epidemiologicznych;
   10. w przypadku, kiedy niemożliwe będzie korzystanie z urządzeń klimatyzacyjnych obiektów, wdrożenie częstszych i dłuższych przerw w celu zwiększenia pracy wentylacji  mechanicznej lub tradycyjnego wietrzenia sal;
   11. zaniechanie lub weryfikację założeń organizacji wydarzeń dla większych grup osób (wernisaży, bankietów, pikników, targów, spotkań z artystami, przeglądów, konferencji prasowych i naukowych itd.) – zgodnie z bieżącymi rozporządzeniami dotyczącymi  liczby osób na metr kwadratowy.

Stopniowy powrót do różnych form udostępniania będzie również okresem „oswajania” publiczności z nowymi warunkami uczestnictwa w kulturze, czasem badania jej nowych preferencji i podejmowania elastycznych zmian oferty artystycznej i edukacyjnej (np. z możliwością większego wykorzystania działań w większych przestrzeniach). Stąd też ogromna rola odpowiednio dobranej strategii komunikacji zewnętrznej.

 

Uzgodnienia z właściwymi terytorialnie służbami sanitarno-epidemiologicznymi

Przygotowanie udostępnienia instytucji kultury, w których prezentowane są wydarzenia artystyczne, to przede wszystkim odpowiedzialność i kompetencja dyrektorów poszczególnych placówek oraz organizatorów wydarzeń. W uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość zwrócenia się, do właściwej ze względu na miejsce instytucji kultury, powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwrócił się do Głównego Inspektora Sanitarnego z prośbą o powiadomienie służb sanitarno-epidemiologicznych podległych GIS, że dyrektorzy mogą, w uzasadnionych przypadkach, zwracać się o pomoc i doradztwo do powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych w celu konsultacji planowanych rozwiązań. Biorąc pod uwagę skalę zaangażowania służb sanitarnych w działania przeciwepidemiczne związane z COVID-19, rekomendujemy zwracanie się do jednostek Inspekcji Sanitarnej, jedynie w uzasadnionych przypadkach oraz przedstawianie im do zaopiniowania wyłącznie konkretnych projektów dostosowanych do sytuacji poszczególnych instytucji, co ułatwi współpracę (https://gis.gov.pl/).

Podajemy również spis kontaktów, które mogą być dla Państwa użyteczne jako źródło wiarygodnych, aktualizowanych informacji bądź doradztwa w zakresie indywidualnych rozwiązań:

• https://www.gov.pl/web/koronawirus
• https://www.gov.pl/web/kultura/tarcza-antykryzysowa-dla-kultury
• https://nimoz.pl/aktualnosci/koronawirus.html.

---

*) Przez uczestnika w niniejszym dokumencie rozumie się członka publiczności, widowni, gościa wydarzenia artystycznego.