Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Dział I

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanym przeze mnie Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi.

 

Część A

w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B

X w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C

nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:

1) wyników samooceny systemu kontroli zarządczej oraz kwestionariuszy kontroli zarządczej złożonych przez kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu;

2) danych w zakresie zasobów kadrowych;

3) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej złożonych przez kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu;

4) wyników 3 czynności audytowych (zadań zapewniających);

5) wyników 6 kontroli przeprowadzonych w ŁUW w Łodzi przez inne podmioty;

6) wyników 10 kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie;

7) 28 skarg dotyczących funkcjonowania ŁUW w Łodzi;

8) wyników analizy ryzyka;

9) efektów przeglądów działalności audytowej i kontrolnej przeprowadzonych w 2024 r.;

10) wyników audytu systemu kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w ŁUW w Łodzi, zrealizowanego w 2024 r.

11) wniosków wynikających z oceny systemu kontroli zarządczej w poprzednim cyklu, tj. za 2023 r. i podjętych w ich wyniku działań.

(znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić)

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Łódź, 21.03.2025                                   Wojewoda Łódzki

                                                                 Dorota Ryl

............................................               .....................................................................

^{(miejscowość, data)                                                    (podpis Wojewody Łódzkiego)}

 

 

 

Dział II

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

Oświadczenie składam mając na uwadze wyniki oceny systemu kontroli zarządczej w ŁUW w Łodzi opisane w Informacji o stanie kontroli zarządczej², w szczególności:

1) poziom zaangażowania pracowników Urzędu w ocenę systemu kontroli zarządczej na poziomie nieco powyżej 1/5 (niskim). Zauważa się, że odsetek pracowników, którzy dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej spadł w stosunku do roku poprzedniego;

2) wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz informacje kierujących komórkami organizacyjnymi ŁUW w Łodzi w przedmiocie wykonania i stopnia wykonania celów przyjętych do realizacji w 2024 r. Większość komórek organizacyjnych Urzędu zrealizowała cele założone na 2024 r.; w niektórych przypadkach zostały osiągnięte wartości mierników realizacji celów wyższe niż zakładane. Ponadto większość kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu złożyła jednostkowe oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2024 r., wskazując opcję A; opcja B została zaznaczona przez kierujących 3 komórkami organizacyjnymi, przede wszystkim z uwagi na niedobory kadrowe.

W dalszym ciągu wymagana jest poprawa metodologii konstruowania mierników realizacji celów przez kierujących komórkami organizacyjnymi;

3) wyniki kontroli i audytów przeprowadzonych w Urzędzie – większość kontroli i audytów sformułowała zastrzeżenia oraz wydała stosowne zalecenia / rekomendacje;

4) skargi dotyczące funkcjonowania Urzędu i sposobu wykonywania zadań przez pracowników Urzędu – łącznie 28 skarg, spośród których 13 skarg uznanych zostało za zasadne i podjęto stosowne działania celem eliminacji przyczyn niezadowolenia obywateli. W stosunku do poprzedniego cyklu oceny systemu kontroli zarządczej spadła ogólna liczba skarg, jednak zwiększyła się liczba skarg ocenionych jako zasadne;

5) ryzyka w działalności Urzędu wskazane w urzędowym rejestrze ryzyk (według stanu na 31 grudnia 2024 r.);

6) wyniki przeprowadzonych w 2024 r., okresowych przeglądów działalności audytowej (działań Zespołu Audytu Wewnętrznego) i kontrolnej (działalności komórek ŁUW w Łodzi prowadzących kontrole). Wskazać należy, że pozytywnie oceniono wymienione rodzaje działalności, przy czym stwierdzono niedobór szkoleń dla kadry kontrolerskiej.

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

 

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

- dalsze monitorowanie działalności urzędowych Zespołów:

• ds. dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami – istotne ze względu na wymogi ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami³,

• ds. przeciwdziałania korupcji - z uwagi na wytyczne Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z 18 grudnia 2020 r., skierowane do wszystkich wojewodów;

- monitorowanie działań mających na celu realizację ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów⁴;

- upowszechnianie wiedzy o istocie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych;

- realizacja rekomendacji wydanych przez komórkę audytu wewnętrznego po audycie przeprowadzonym w 2024 r. obejmującym system kontroli zarządczej i system zarządzania ryzykiem w ŁUW w Łodzi, w tym: opracowanie po raz pierwszy planu działalności Urzędu i jego monitoring, ściślejszą współpracę zespołów: ds. zarządzania ryzykiem i ds. koordynacji systemu kontroli zarządczej, monitoring realizacji inwestycji zaplanowanych poszczególne komórki organizacyjne Urzędu (z uwagi na wymóg art. 133a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych⁵).

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

 

Dział III

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

- monitorowano działalność urzędowych Zespołów: ds. dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, ds. przeciwdziałania korupcji. Ustalono, że wskazane Zespoły należycie wykonywały przypisane im zadania;

- upowszechniano wiedzę w obszarze kontroli zarządczej jednostek sektora finansów publicznych, m.in. poprzez skierowanie w styczniu 2024 r. (przed kolejną oceną systemu) do wszystkich komórek organizacyjnych wytycznych i informacji przypominających o zasadach oceny. Dodatkowo świadomość na temat kontroli zarządczej podnoszono w ramach służby przygotowawczej dla nowych pracowników Urzędu;

- monitorowano działalność Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców z uwagi na dużą liczbę zaleceń skierowanych w latach poprzednich do ww. Wydziału w wyniku kontroli zewnętrznych i wewnętrznych; w 2024 r. nastąpił podział ww. Wydziału na 2 odrębne komórki: Wydział Spraw Obywatelskich i Wydział Spraw Cudzoziemców;

- wdrożono nowe procedury kontroli zarządczej oraz procedury zarządzania ryzykiem w ŁUW w Łodzi w efekcie audytu systemu kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem oraz rozpoczęto proces realizacji rekomendacji wydanych po ww. audycie. Wypełnianie rekomendacji trwać będzie przez cały 2025 r.

Działania zostały szerzej opisane w Informacji o stanie kontroli zarządczej, przekazanej Kierownictwu Urzędu przez Zespół ds. koordynacji systemu kontroli zarządczej w ŁUW w Łodzi.

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

 

2. Pozostałe działania:

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

Objaśnienia:

• W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
• Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
• Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem poniższego przypisu.
• Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
• Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
• Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

1Dalej także: Urząd / ŁUW w Łodzi.

2 Dokument opracowany przez Zespół ds. koordynacji systemu kontroli zarządczej w ŁUW w Łodzi.

3 Dz. U. z 2024 r., poz. 1411.

4 Dz. U. z 2024 r., poz. 928.

5 Dz. U. z 2024 r., poz. 1530.

 

Dział I

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanym przeze mnie Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi¹

 

Część A

w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B

X w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C

nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

 

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:

X monitoringu realizacji celów i zadań,

X samooceny systemu kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,

X procesu zarządzania ryzykiem,

X audytu wewnętrznego,

X kontroli wewnętrznych,

X kontroli zewnętrznych,

X innych źródeł informacji:

- skarg dotyczących funkcjonowania Urzędu w 2023 r.,

- informacji o działaniach podjętych w 2023 r. wynikających z oceny systemu kontroli zarządczej za 2022 r.

 

(znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić)

 

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Łódź, 15.03.2024 r. Wojewoda Łódzki

Dorota Ryl

............................................ .....................................................................

^{(miejscowość, data) (podpis Wojewody Łódzkiego)}

 

Dział II

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

Oświadczenie składam mając na uwadze wyniki oceny systemu kontroli zarządczej w ŁUW w Łodzi opisane w Informacji o stanie kontroli zarządczej², w szczególności:

- poziom zaangażowania pracowników Urzędu w ocenę systemu kontroli zarządczej na poziomie około 35%³. Zauważa się, że odsetek pracowników, którzy dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej od kilku lat pozostaje na stałym poziomie;

- wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz informacje kierujących komórkami organizacyjnymi ŁUW w Łodzi w przedmiocie wykonania i stopnia wykonania celów przyjętych do realizacji w 2023 r. Większość komórek organizacyjnych Urzędu zrealizowała cele założone na 2023 r.; ponadto większość kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu złożyła jednostkowe oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2023 r., wskazując opcję A;

- wyniki kontroli przeprowadzonych w Urzędzie: 9 kontroli zrealizowanych w ŁUW w Łodzi przez inne podmioty, 6 kontroli wewnętrznych; największa liczba wniosków i zaleceń pokontrolnych została zaadresowana do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców;

- wyniki 2 czynności audytowych (zadań zapewniających), 3 czynności monitorujących i 5 czynności sprawdzających przeprowadzonych w Urzędzie,

- skargi dotyczące funkcjonowania Urzędu i sposobu wykonywania zadań przez pracowników Urzędu – łącznie 46 skarg, spośród których 6 skarg uznanych zostało za zasadne i podjęto stosowne działania celem eliminacji przyczyn niezadowolenia obywateli,

- ryzyka w działalności Urzędu wskazane w urzędowym rejestrze ryzyk (według stanu na 30 września 2023 r.).

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

 

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

- dalsze monitorowanie działalności urzędowych Zespołów:

• ds. dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami – istotne ze względu na wymogi ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami⁴,

• ds. przeciwdziałania korupcji - z uwagi na wytyczne Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z 18 grudnia 2020 r., skierowane do wszystkich wojewodów,

- monitorowanie pracy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców z uwagi na znaczną liczbę zastrzeżeń kontroli i rekomendacji kierowanych w stosunku do tego Wydziału oraz z powodu sygnałów obywateli dotyczących pracy wskazanej komórki,

- pozyskanie przez Zespół ds. koordynacji systemu kontroli zarządczej w ŁUW w Łodzi informacji sprawozdawczych w zakresie inwestycji realizowanych przez Urząd z uwagi na wymóg art. 133a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych⁵.

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

Dział III

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

- monitorowano działalność urzędowych Zespołów: ds. dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, ds. przeciwdziałania korupcji. Ustalono, że wskazane Zespoły należycie wykonywały przypisane im zadania,

- monitorowano realizację programów rządowych, m.in. wykonywanych w imieniu Wojewody Łódzkiego przez Wydział Rodziny i Polityki Społecznej ŁUW w Łodzi,

- mając na względzie obowiązki określone przepisami o rachunkowości, współpracowano z właściwą komórką organizacyjną Urzędu w kwestii intensyfikacji działań w obszarze inwentaryzacji,

- upowszechniano wiedzę w obszarze kontroli zarządczej jednostek sektora finansów publicznych, m.in. poprzez skierowanie w styczniu 2024 r. (przed kolejną oceną systemu) do wszystkich komórek organizacyjnych wytycznych i informacji przypominających o zasadach oceny. Dodatkowo świadomość na temat kontroli zarządczej podnoszono w ramach służby przygotowawczej dla nowych pracowników Urzędu.

 

Działania zostały szerzej opisane w Informacji o stanie kontroli zarządczej.

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

 

2. Pozostałe działania:

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

W 2023 r. nadal realizowane były działania, na skutek wybuchu wojny na Ukrainie, polegające głównie na udzielaniu pomocy obywatelom tego państwa. Działania wykonywano, m.in. na polecenie centralnych organów administracji państwowej. Przedmiotowe przedsięwzięcia podejmowano także we współpracy z innymi instytucjami i podmiotami.

Objaśnienia:

• W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

• Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

• Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem poniższego przypisu.

• Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

• Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.

• Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.