Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Materiał informacyjny Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej ws. stosowania reguły konkurencyjności przez ostatecznych obiorców wsparcia (oow), których nie dotyczy PZP (prawo zamówień publicznych) realizujących zadanie tworzenia nowych miejsc opieki z programu MALUCH+ 2022-2029 z Krajowego Programu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) lub Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (FERS)

 

Przedmiotowe „dobre praktyki” nie zastępują ani nie wyłączają stosowania przepisów prawa, jeśli mają zastosowanie przy udzielaniu zamówienia publicznego przez oow. Obowiązek stosowania PZP, przez podmioty do tego zobligowanie, wynika z mocy prawa, dlatego też Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odstępuje od dokonywania wiążącej wykładni tych przepisów jako urząd niewłaściwy do interpretowania PZP. Poniższe zalecenia nie wyłączają także możliwości stosowania własnych procedur przyjętych przez danego oow w przypadku zamówień o wartości poniżej progu stosowania PZP. Należy pamiętać, że w programie MALUCH+ 2022-2029 oow nie korzysta z Bazy Konkurencyjności[1].

Zgodnie z zapisami pkt. 8.2.2. programu Maluch+ w przypadku KPO – stosowanie reguły jest obowiązkowe dla podmiotów niezobowiązanych do stosowania PZP.
W odniesieniu do wydatków z FERS istnieje możliwość stosowania reguły konkurencyjności.

Ustala się próg:

• w wydatkach powyżej 50 000 zł netto stosuje się regułę konkurencyjności, niemniej jednak każdy wydatek niezależnie od progu i źródła finansowania powinien mieć zastosowaną zasadę racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi.

Podstawowym wyznacznikiem powinna być ochrona interesów finansowych Unii (zgodnie z rozporządzeniem finansowym) i zapewnienia zgodności wykorzystania środków finansowych w ramach KPO z prawem unijnym i krajowym (w szczególności w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i konfliktom interesów oraz ich wykrywania i korygowania).

 

Podstawa prawna:

• ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1270),
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012,
• Zawiadomienie Komisji, Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego (2021/C 121/01).

 

1. Zalecenia ogólne

1. zasada zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców;
2. zasada przejrzystości, polegająca na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji;
3. zasada proporcjonalności, zgodnie z którą warunki udziału w postępowaniu, opis przedmiotu zamówienia i kryteria oceny ofert (np. cena albo koszt i inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia) są formułowane w taki sposób, aby nie spowodować nieuzasadnionych barier w dostępie do zamówienia;
4. zasada racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań;
5. zasada optymalnego doboru metod i środków służących uzyskaniu najlepszych efektów z danych nakładów.

 

2. Rozeznanie rynku

6. Wybór wykonawcy i udzielenie zamówienia poprzedza się rozeznaniem rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia, np. poprzez :

• zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej ostatecznego obiorcy wsparcia lub
• przekazanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców lub
• zebranie co najmniej trzech ofert (lub cenników czy innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny) z publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców. Oferty mogą być wygenerowane automatycznie (np. cenniki ze sklepów internetowych, tzw. „koszyki”).

7. Termin na składanie ofert powinien być nie krótszy niż 7 dni.
8. Obowiązek rozeznania rynku nie dotyczy udzielenia zamówienia, którego przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w zakresie usuwania awarii i ich skutków.
9. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

 

III. Kryteria oceny oferty

10. Kryteriami wyboru wykonawcy mogą być cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować:

• jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne,
• organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
• serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

Ponadto kryteria:

• odnoszą się do przedmiotu zamówienia
• są jednoznaczne i precyzyjne
• nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy

 

4. Wartość zamówienia

11. W szacowaniu wartości zamówienia bierze się pod uwagę:
    • całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto
    • szacowanie powinno być dokonane z należytą starannością
    • uwzględniać zamówienia uzupełniające
    • udokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu.

 

5. Przeciwdziałanie konfliktowi interesów

12. Należy podjąć odpowiednie środki, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia – by nie dopuścić do zakłócenia konkurencji oraz zapewnić równe traktowanie wykonawców. Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
13. W celu uniknięcia konfliktu interesów, w przypadku oow, który nie jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (w rozumieniu odpowiednio art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania, polegających na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

• pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

14. Po zakończeniu postępowania należy upublicznić jego wynik w taki sam sposób, w jaki dokonano upublicznienia postępowania. Informacja powinna zawierać nazwę wykonawcy, siedzibę i cenę.

 

VI. Zawieranie umowy

15. Umowę z wykonawcą i protokół postępowania o udzielenie zamówienia należy sporządzić w formie pisemnej. Protokół powinien zawierać w szczególności informacje o:
    • zamawiającym
    • przedmiocie zamówienia
    • wartości zamówienia
    • osobach wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania lub osobach mogących wpłynąć na wynik postępowania, w tym osobach wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania
    • ogłoszeniu o zamówienia
    • sposobie i terminie składania ofert
    • zestawieniu ofert
    • ofertach odrzuconych
    • przeprowadzeniu negocjacji i ewentualnym ich wyniku
    • zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty
    • osobie sporządzającej protokół
    • zatwierdzeniu protokołu

ponadto protokół może zawierać:

•    załączniki do protokołu

•    uwagi do protokołu

16.  Ewentualne negocjacje z wykonawcami również powinny być udokumentowane w formie protokołu lub notatki.
17. Środki unijne mają na celu m.in. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu. Cele te są realizowane poprzez wydatkowanie środków w sposób zapewniający tworzenie m.in. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska. Właściwa instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie projektu może w tej umowie określić rodzaj zamówień, w ramach których zobowiąże -ostatecznego odbiorcę wsparcia do udzielenia zamówienia w sposób zapewniający uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.
18. Weryfikacja stosowania reguły konkurencyjności obejmuje sprawdzenie
    m. in.:

• czy nie wskazano konkretnego producenta/wyrobu/znaku towarowego w opisie przedmiotu zamówienia
• czy przestrzegano zakazu powiązań osobowo – kapitałowych i czy złożono stosowane oświadczenia
• czy kryteria oceny ofert nie odnoszą się do właściwości wykonawcy
• czy  dokonano publikacji zapytań ofertowych, oferty, protokołu.

 

Jako źródło wytycznych dotyczących reguły konkurencyjności, które mają charakter pomocniczy można wykorzystać Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027  Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej – Podrozdział 3.2. Zasada konkurencyjności.