W niniejszej zakładce znajdują się ważne informacje na temat tego, jak Krajowa Izba Odwoławcza „KIO” lub „My” postępujemy z danymi osobowymi stron i osób biorących udział w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą oraz w postępowaniach skargowych.

Wyjaśniamy m.in.: dlaczego zbieramy dane osobowe, jak długo je przechowujemy, na jakiej podstawie prawnej to robimy, komu możemy je udostępnić. Informujemy także o prawach, jakie przysługują każdej osobie, której dane osobowe zgromadziliśmy, niezależnie od formy czy sposobu ich przesłania do KIO oraz z kim skontaktować się w sprawach związanych z realizacją tych praw.

Nasze działania opierają się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy, w zgodzie z prawem oraz Naszą misją i wartościami.

1.        Administrator danych

Administratorami danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań z zakresu ochrony prawnej określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych jest odpowiednio:

• Prezes Krajowej Izby Odwoławczej z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A, dalej jako „Prezes Izby”; a także
• skład orzekający wyznaczony spośród członków Krajowej Izby Odwoławczej, z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A, dalej jako „Izba”, oraz
• Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A, dalej jako „Prezes UZP”

w zakresach zadań realizowanych zgodnie z postanowieniami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisami w niej wskazanymi.

Z Administratorami można skontaktować się poprzez adres e-mail: uzp@uzp.gov.pl lub pisemnie na adresy siedzib poszczególnych administratorów (jak wyżej). ).

2.        Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, Panią Natalię Bender, dalej jako „IOD”, z którą można się kontaktować w sprawach dotyczących danych osobowych wysyłając email na adres: iod.kio@uzp.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora (jak wyżej).

W KIO wyznaczona została również Zastępczyni IOD, Pani Małgorzata Przewalska, z którą dodatkowo skontaktować można się pod numerem telefonu 22 458 78 75.

IOD oraz Zastępczyni IOD są osobami kontaktowymi we wszystkich sprawach związanych z:

• przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez KIO z siedzibami w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A;
• nadzorowaniem wykonywania praw przysługujących Państwu na mocy przepisów RODO.

3.        Cel i podstawa prawna przetwarzania danych, czyli dlaczego KIO gromadzi dane osobowe i czy ma do tego prawo?

Dane osobowe przetwarzane będą zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej, w tym z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących przebieg rozprawy za pomocą rejestracji dźwięku albo obrazu i dźwięku.

Dane osobowe zawarte w odwołaniu, aktach sprawy odwoławczej lub skargowej, dalej jako „dokumentacja wytworzona w związku z realizacją zadań z zakresu ochrony prawnej określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych”, przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO. .

4.        Odbiorcy danych

Dane osobowe zawarte w dokumentacji wytworzonej w zawiązku z realizacją zadań z zakresu ochrony prawnej określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych, mogą być udostępniane pracownikom wskazanym do przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia postępowania odwoławczego/skargowego, Prezesowi Izby, członkom składu orzekającego (Izbie), stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego, w tym wyznaczonemu biegłemu, tłumaczowi a także innym podmiotom postępowania skargowego, np. sądowi zamówień publicznych, Sądowi Najwyższemu, wyłącznie jednak na podstawie i w zakresach obowiązującego prawa. .

5.        Okres przechowywania danych 

Dane osobowe zawarte w dokumentacji wytworzonej w związku z realizacją zadań z zakresu ochrony prawnej określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych przetwarzane będą do czasu stwierdzenia prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, a następnie przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż 10 lat liczony zgodnie z przepisami archiwalnymi obowiązującymi w UZP, za wyjątkiem przypadków, w których w wyniku ekspertyzy archiwalnej okres przechowywania zostanie wydłużony. .

6.        Prawa związane z przetwarzaniem danych

Na warunkach określonych w RODO, osobom, których dane osobowe przetwarzane są w związku z realizacją zadań z zakresu ochrony prawnej określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych. .

7.        Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Każdej osobie, która przekazała swoje dane osobowe KIO przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że jej dane osobowe przetwarzane są z naruszeniem przepisów prawa.

8.        Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Obowiązek podania danych osobowych, jak i konsekwencje ich niepodania wynikają z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych. .

9.        Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego z zastrzeżeniem ponadnarodowego charakteru przepływu danych w ramach świadczenia na rzecz UZP i KIO usług przez Microsoft. W tych wyjątkowych sytuacjach przekazywanie danych odbywa się na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską instrumentów prawnych oraz wdrożonych przez Urząd Zamówień Publicznych dodatkowych zabezpieczeń.

10. Profilowanie

Decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany w tym w formie profilowania – automatycznego przypisywania lub przewidywania zachowań, preferencji czy postaw osoby, której dane zostały pozyskane.