Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Olsztynie

1. Przesyłki wpływające do Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Olsztynie podlegają rejestracji, w Kancelarii Ogólnej, w rejestrze przesyłek wpływających „RPW” prowadzonym w systemie EZD.

2. Pisma wnoszone osobiście przez interesantów przyjmowane są w Kancelarii Ogólnej WSSE.

3. Upoważniony pracownik otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem dokumentacji niejawnej, przesyłek adresowanych imiennie. Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez kierownika jednostki organizacyjnej, są przekazywane adresatom bez otwierania.

4. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.

5. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sprawdza się ich prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządzana jest adnotacja na kopercie lub opakowaniu z żądaniem od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

6. Po otwarciu przesyłki sprawdza się czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego oraz czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym dołącza się tylko do pism:

a/ poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem poręczenia,

b/ których istotna jest data nadania /stempla pocztowego/np. skargi, odwołania itp.,

c/ w których brak jest nadawcy lub daty pisma,

d/ mylnie skierowanych,

e/ załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

f/ w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

9. Korespondencję mylnie doręczoną /adresowaną do innego adresata zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

10. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania, natomiast numer ‘’RPW” umieszcza się w prawym górnym rogu.

11. Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających do jednostki organizacyjnej. Stempla wpływu nie stawia się na drukach nie wymagających rejestrowania w EZD.

1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

a/ odręczną,

b/ korespondencyjną,

c/ inną /np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu/.

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę.

4. Załatwienie sprawy może być:

a/ tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

b/ ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty /merytorycznie/ albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

5. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się protokoły, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.

6. Przy sporządzaniu kopii pisma, dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

7. Sprawy załatwiane są wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

8. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

a/ nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

b/ znak sprawy,

c/ powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

d/ datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

e/ określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

f/ treść pisma,

g/ podpis /imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe/.

9. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę pracownika sporządzającego i datę sporządzenia pisma /z lewej strony pod treścią pisma/.

10. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać właściwe formularze i druki.

Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:

a/ sprawy pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie,

b/ terminowe, które powinny być załatwione z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie,

c/ zwykłe, które powinny być załatwione w ciągu 14 dni licząc od dnia wpłynięcia sprawy.