Dostępność cyfrowa

Panuje dość powszechne przekonanie, że w niektórych sytuacjach trzeba opublikować skan będący obrazem wydrukowanego dokumentu. Dwie najczęstsze motywacje do tego to:

• zachowanie pieczątek i odręcznych podpisów na dokumencie,
• zabezpieczenie dokumentu przed zmianą przez użycie formatu PDF.

Tymczasem pieczątki i odręczne podpisy nie są wymagane prawnie w dokumentach publikowanych na stron internetowych podmiotów publicznych. Zabezpieczenie pliku przed format PDF też jest złudne, bo istnieją dziesiątki bezpłatnych programów umożliwiających edycję takich plików.

Na dodatek tak przygotowane dokumenty są niedostępne cyfrowo. W efekcie tego m.in. osoby z niepełnosprawnościami nie są w stanie z nich skorzystać, bądź sprawia sprawia im to poważne problemy.

Już sam fakt, że dokument (w dowolnym formacie) jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej oznacza, że opublikował go podmiot publiczny. Jest to zatem automatycznie dokument urzędowy.

Z artykułu 3. ustęp 2. ustawy o dostępności cyfrowej wynika jednoznacznie, że wszystkie dokumenty publikowane przez podmiot publiczny po 23 września 2018r. muszą być dostępne cyfrowo. Dotyczy to także wszystkich wcześniej opublikowanych dokumentów, które służą lub odnoszą się do bieżącej działalności podmiotu.

Przygotowaliśmy poradnik z podpowiedziami jak zapewnić dostępność dokumentów tekstowych tworzonych w programie MS Word. Na końcu tak przygotowanego dokumentu wystarczy napisać kto go podpisał i opublikować go w formacie „docx”.

Wówczas mamy pewność, że dokument jest dostępny dla użytkowników z niepełnosprawnościami, a co za tym idzie zgodny z prawem.

Dokument znajdzie się na stronie podmiotu publicznego, więc nie będzie wątpliwości co do tego, kto go tam umieścił i od kogo pochodzi.

W razie wątpliwości co do tego rozwiązania można dodatkowo opublikować skan z informacją, że jest to skan dokumentu odwzorowujący dokument oryginalny.