1. ZAMAWIAJĄCY

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

al. J.Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

 

2. ZAKRES SZACOWANIA

Ministerstwo Spraw Zagranicznych użytkuje system kontroli dostępu zintegrowany z systemami przeciwpożarowym i automatyki budynkowej funkcjonującymi w budynku przy al. Szucha 21 w Warszawie.
Posiadany system kontroli dostępu w skutek długotrwałej eksploatacji jest zużyty i nie zawiera nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Mając na uwadze zapewnienie wysokiego poziomu m.in. bezpieczeństwa osób i mienia i zapewnienie komfortu obsługi Klienta i Obywatela w MSZ rozważana jest decyzja o wymianie systemu kontroli dostępu w ww. budynku.

Informacje nt. obiektu:

Budynek zlokalizowany przy al. J. Ch. Szucha 21, 7 kondygnacji naziemnych i 3 podziemne, powierzchnia użytkowa 5703,00 m2 , powierzchnia zabudowy 904 m2 , kubatura 31757,00 m3.

Decyzją nr 144 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 grudnia 2019 r. w sprawie ustalenia terenów zamkniętych na nieruchomościach pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa Spraw Zagranicznych nieruchomość położona przy al. J. Ch. Szucha 21 została ustanowiona terenem zamkniętym.

Ogólny zakres zamówienia obejmuje:

1. Wykonanie inwentaryzacji istniejącego systemu kontroli dostępu,
2. Wykonanie projektu wykonawczego nowego systemu kontroli dostępu, projektu niezbędnej modyfikacji systemu i okablowania,
3. Wykonanie harmonogramu prac instalacyjnych i modernizacyjnych nowego systemu,
4. Dostawę urządzeń i oprogramowania,
5. Modyfikację (wymiana lub uzupełnienie) urządzeń w zakresie wynikającym z projektu wykonawczego,
6. Instalację urządzeń i oprogramowania (centrala, kontrolery, czytniki i inne niezbędne czujniki i elementy wykonawcze),
7. Uruchomienie systemu i ustawienie  parametrów jego pracy (konfiguracja).
8. Wykonanie i przekazanie dokumentacji powykonawczej wraz z instrukcją obsługi, konserwacji, administrowania przekazanego nowego systemu kontroli dostępu. Szkolenie z obsługi użytkowania nowego systemu.

Zamawiający oczekuje przedstawienie oferty na:

1. Wymianę okablowania, kontrolerów, czytników, elementów wykonawczych aktualnie wykorzystywanego systemu kontroli dostępu.
2. Dostawę i uruchomienie nowego systemu kontroli dostępu.
3. Integrację z systemem ppoż. i automatyki budynkowej.

Oferta winna zawierać ceny jednostkowe za:

1. Wszystkie elementy proponowanego systemu kontroli dostępu

• 54 czytniki (w tym 12 przejść dwustronnie kontrolowanych)– obsługa technologii Legic® Prime/Advant, MIFARE DESFire EV1 i EV2,
• 14 kontrolerów,
• 6 przełączników sieciowych min. 16-portowych,
• konwertery światłowodowy - 2 szt.,
• programator kart – 1 szt.,
• programator czytników – 1 szt.,
• serwer – 1 szt.,
• stacja operatorska „biuro przepustek” – 1 szt.,
• stacja operatorska „administrator” – 1 szt.,
• stacja operatorska „użytkownik” – 1 szt.,
• zasilacze 12V/4A,
• UPS wolnostojący 5kVA.,
• oprogramowanie,
• niezbędne licencje,

1. Serwer w wykonaniu rack, optymalnie doposażony w pamięć ,dysk, interfejsy do potrzeb oprogramowania BMS oraz monitor LCD 21”, klawiatura i mysz,
2. Stacja  operatorska w wykonaniu desktop, optymalnie doposażony w pamięć ,dysk, interfejsy do potrzeb oprogramowania BMS oraz monitor LCD 21”szt.2, klawiatura i mysz,
3. Modernizacja instalacji i okablowania  w zakresie nowo dostarczonych elementów systemu kontroli dostępu, 
4. Wykonanie inwentaryzacji istniejącego systemu kontroli dostępu,
5. Koszt dokumentacji wykonawczej, powykonawczej nowego systemu w wersji papierowej 3 egz. i wersji elektronicznej na nośnikach CD lub DVD 3 egz.

Zamawiający zastrzega możliwość traktowania oferty łącznie jak i we wskazanym zestawianiu jej wybranych elementów.

Do przygotowania oferty oferent przedstawi przewidywany harmonogram tygodniowy uwzględniający wszelkie prace dot. wymiany urządzeń, instalacji i osprzętu. Harmonogram musi uwzględniać taki sposób wykonania prac instalacyjnych aby wyłączać obecny system kontroli dostępu z użytkowania nie więcej niż na jednej kondygnacji obiektu.

 

3. TERMIN PRZESŁANIA OFERTY

Informacje z uwidocznioną ceną brutto należy przesłać do dnia 28 lipca 2023 r. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: bi.sekretariat@msz.gov.pl w temacie wiadomości wpisując „wymiana systemu kontroli dostępu w  budynku Ministerstwa Spraw Zagranicznych przy al. J.Ch. Szucha 21 w Warszawie.”.

 

4. DODATKOWE INFORMACJE

1. Informacja przekazana w ofercie będzie stanowić element określenia szacunkowej wartości zamówienia w planowanym przez Zamawiającego postępowaniu o udzielenie zamówienia na wykonanie „wymiany systemu kontroli dostępu w  budynku Ministerstwa Spraw Zagranicznych przy Al. J.Ch. Szucha 21 w Warszawie.”

2. W ofercie należy uwzględnić, iż Wykonawca będzie zobowiązany przenieść na  Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wszelkich opracowań stanowiących przedmiot prawa autorskiego powstałych w wykonaniu lub w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający ma prawo do uzyskania wyjaśnienia treści oferty z uwzględnieniem terminu niezbędnego na przygotowanie wyjaśnień przez Wykonawcę. Brak wyjaśnień w odpowiedzi na zapytanie Zamawiającego może skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z wymogami określonymi przez Zamawiającego, a tym samym nie wzięciem jej pod uwagę w ramach procesu szacowania.

4. Dodatkowych informacji udzieli Pan Piotr Konrad, piotr.konrad@msz.gov.pl, tel. +48 22 523 9837, +48 728850010 na podstawie pytań przesłanych na adres e-mail o którym mowa w pkt III. z tytułem wiadomości „wymiana systemu kontroli dostępu w  budynku Ministerstwa Spraw Zagranicznych przy al. J.Ch. Szucha 21 w Warszawie”.

5. Odpowiedź na niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego i nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego
na podstawie  powyższego zapytania oraz nie stanowi podstawy do roszczenia prawa ze strony Wykonawcy do zawarcia umowy lub zwrotu poniesionych kosztów.

 

5. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych zawartych w ofertach jest: Minister Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, tel. +48 225230000, natomiast wykonującym obowiązki administratora jest Dyrektor Biura Informatyki i Telekomunikacji.
2. Minister Spraw Zagranicznych powołał inspektora ochrony danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Dane kontaktowe IOD: adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa adres e-mail: iod@msz.gov.pl
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku  ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny w celu określenie wartości przedmiotu zamówienia w postępowaniu planowanym do realizacji w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych
4. (Dz. U. 2019 poz. 2019) oraz art. 44 ust. 2-4 oraz art. 162 pkt. 4 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w celu związanym z wyborem najkorzystniejszej oferty na realizację zamówienia dot. zakupu usług wsparcia przy realizacji projektu „Opracowanie i wdrożenie konsularnego systemu obsługi i zarządzania oraz Platformy Elektronicznych Usług Konsularnych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie i placówkach zagranicznych”.
5. Dane osobowe zostały przekazane przez Wykonawcę w związku z odpowiedzią na zapytanie ofertowe.
6. Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane podane w ofercie przesłanej przez Wykonawcę, w szczególności: imię i nazwisko lub nazwę firmy i dokładny adres Wykonawcy oraz imię i nazwisko i dane teleadresowe (nr telefon, e-mail) osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy. 
7. Dostęp do danych posiadają uprawnieni pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i mogą być udostępniane innym osobom i podmiotom wyłącznie na podstawie przepisów prawa.
8. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej.
9. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, a następnie archiwizowane, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020 poz. 164) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
11. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, prawo do usunięcia danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych, o ile będą miały zastosowanie.
12. Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa.