Przedmiotem skarg wnoszonych do Ministerstwa Spraw Zagranicznych mogą być naruszenia interesów skarżących spowodowane zaniedbaniami lub nienależytym wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji publicznej przez polskie placówki za granicą lub ich pracowników, bądź przez komórki organizacyjne MSZ w kraju lub ich pracowników.

Przedmiotem wniosków wnoszonych do Ministerstwa Spraw Zagranicznych mogą być sprawy ulepszania organizacji i usprawniania funkcjonowania jednostek resortu spraw zagranicznych, poprawienia skuteczności ich działania oraz zapobiegania nieprawidłowościom.

Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 24 stycznia 2018 r. w sprawie przyjmowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych. (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 6), wydanym na podstawie następujących przepisów:

• Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2017.1257 j.t.),
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. (Dz. U. 2017.1257 j.t.) oraz   § 8. 1. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. (Dz. U. Nr 5 poz. 46), podanie adresu wnoszącego (miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu i numer lokalu) jest obowiązkowe.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków:

§ 8.1. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania.
§ 8.2. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

Skargi i wnioski można składać:

1. Pocztą na adres:
Biuro Kontroli i Audytu
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa

2. Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl

Skargi i wnioski nadsyłane drogą elektroniczną zawierać powinny imię i nazwisko oraz adres wnoszącego.

3. Ustnie do protokołu
Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków do Ministerstwa Spraw Zagranicznych przyjmowani są:

• w poniedziałki w godzinach 16:00 – 18:00,
• od wtorku do czwartku w godzinach 14:00 – 16:00,

po uprzednim ustaleniu terminu spotkania drogą telefoniczną (tel. 22 523 9446) lub przy pomocy poczty elektronicznej: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl .

UWAGA: Ze względu na obowiązujące w MSZ zasady wprowadzania gości uprzejmie prosimy osoby zainteresowane osobistym złożeniem skargi do protokołu o kontakt przynajmniej cztery dni przed planowanym spotkaniem.

5. Pismem złożonym osobiście na Dziennik Podawczy MSZ - przy wejściu A od Al. Szucha 23, czynny codziennie w godzinach: 8:15 - 16:15.

W placówkach zagranicznych w sprawach skarg i wniosków przyjmuje kierownik placówki lub w zastępstwie imiennie wyznaczony przez niego pracownik.

6. Za pośrednictwem platformy ePUAP

Skarga, oprócz danych osobowych i adresowych skarżącego, powinna zawierać rzeczowy i szczegółowy opis okoliczności zdarzenia, którego dotyczy - w tym:

• informację o placówce zagranicznej lub komórce MSZ, na której funkcjonowanie składamy skargę (ambasada, konsulat generalny, instytut polski, biuro lub departament MSZ),
• informację nt. danych osobowych oraz stanowiska pracownika, który zdaniem skarżącego naruszył obowiązujące przepisy, procedury i zasady,
• wyjaśnienie, jakie przepisy, procedury lub zasady zostały naruszone,
• informację nt. czasu, kiedy opisywane zdarzenie miało miejsce,
• załączniki, które ewentualnie potwierdzą sytuację opisaną w skardze (kopie e-maili bądź pism kierowanych do jednostek resortu spraw zagranicznych, kopie odpowiedzi otrzymanych z jednostek resortu spraw zagranicznych, kopie dokumentów itp.),
• w przypadku składania skargi w interesie innej osoby, warunkiem jej złożenia jest uzyskanie zgody tej osoby przed wniesieniem stosownego pisma; zgoda taka może być wyrażona w dowolnej formie, byle oświadczenie woli tej osoby było wyraźne i niebudzące wątpliwości (najlepiej, gdy jest to pisemne upoważnienie podpisane własnoręcznie przez tę osobę uprawniające skarżącego do występowania w jej imieniu).

Art. 237 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. Dz. U. 2017.1257 j.t.):

Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Uprzejmie informujemy, że zgodnie z ustawą o cudzoziemcach z dnia 12 grudnia 2013 roku (Dz.U. z 2017 r. poz. 2206 z poźn. zm.) z późniejszymi zmianami, określającą zasady i warunki wjazdu i pobytu na terytorium RP cudzoziemców oraz właściwość organów w tych sprawach, decyzja w sprawie wydania wizy cudzoziemcowi za granicą lub odmowy jej wydania należy do wyłącznej kompetencji właściwego konsula. 

Z powyższego wynika, że konsul jest jedynym uprawnionym organem do podejmowania decyzji w sprawach wiz dla cudzoziemców przebywających za granicą, a Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie ma możliwości uchylenia, zmiany lub przesłania polecenia ponownego rozpatrzenia decyzji konsula w kwestiach wizowych.

Od decyzji wydanej przez konsula przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy przez ten organ. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy składa się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o odmowie wydania wizy Schengen lub wizy krajowej do organu, który wydał decyzję (podstawa prawna: art.75. oraz art. 76. ustawy z dnia 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach (Dz.U. z 2017 r. poz. 2206 z poźn. zm.).

Uprzejmie informujemy, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP nie rozpatruje skarg na organy innych państw.

Przepisy i procedury przewidziane dla przyjmowania skarg i wniosków określone w kodeksie postępowania administracyjnego dotyczą wyłącznie polskich organów. Przepisy te nie mogą być stosowane w odniesieniu do kierowanych pod adresem Ministra Spraw Zagranicznych lub kierowników polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych skarg na organy państw obcych oraz próśb polskich obywateli pokrzywdzonych w wyniku działania bądź zaniechania działania ze strony urzędów lub organów innych państw o podjęcie interwencji wobec tych organów.

Stosowanie wobec tej grupy spraw tych samych procedur, jakie stosowane są wobec skarg i wniosków nie jest możliwe z tego względu, iż polskie organy nie nadzorują funkcjonowania organów państwa przyjmującego i w związku z tym nie mogą zlecać urzędom lub organom państw obcych podejmowania określonych działań lub ponosić odpowiedzialność za działania lub zaniechania urzędów lub organów innych państw.

MSZ ani polskie urzędy konsularne nie mają ponadto wpływu na terminy załatwiania poszczególnych spraw przez organy państw obcych.

Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23.
2. W MSZ i placówkach zagranicznych powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

adres  e-mail: iod@msz.gov.pl

3. Zakres przetwarzanych danych obejmuje:

1. Imię i nazwisko,
2. Adres (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr domu nr lokalu),
3. Adres e-mail – w przypadku przesyłania petycji, skargi lub wniosku drogą elektroniczną,
4. Dodatkowe dane zawarte w treści petycji, skargi lub wniosku.
5. Dane są przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami zawartymi w Dziale VIII w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 j.t.) (zwany dalej „Kpa”), ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz.U. z 2018 r. poz. 870 t.j.) oraz przepisów wykonawczych do Kpa w celu wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z załatwieniem petycji, skargi lub wniosku.
6. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania, o którym mowa w pkt 4, a następnie będą przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r poz. 217) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.
7. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej. Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym mogą być przekazywane innym organom administracji publicznej w celu załatwienia sprawy, zgodnie z właściwością.
8. Dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy MSZ.
9. Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16, art. 17 ust. 1 lit a i d, art. 18-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania w szczególnych przypadkach.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, dane nie będą poddawane profilowaniu.
11. Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa