Przedmiotem zgłoszenia może być działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, występujące w zakresie działalności MSZ oraz placówek zagranicznych.

Informacja o naruszeniu prawa musi zostać uzyskana w kontekście związanym z pracą, który obejmuje całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy (w tym jego nawiązaniem) lub świadczeniem pracy dla MSZ.

Zgłoszenia można dokonać:

Pisemnie:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@msz.gov.pl
2. w postaci elektronicznej za pomocą dedykowanego formularza internetowego, zamieszczonego na stronie internetowej oraz intranetowej Ministerstwa,
3. w postaci papierowej na adres: Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa; z dopiskiem na kopercie „ Koordynator do spraw naruszeń prawa – Nie otwierać”;

Ustnie:

1. telefonicznie – na dedykowany numer telefonu +48 22 523 91 91 w dni pracy urzędu - w godzinach 10:00-15:00;
2. osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania; w przypadku osób przebywających poza terytorium RP spotkanie odbywa się przy pomocy środków porozumiewania się na odległość.

Zgodnie z § 6 ust. 3 Procedury zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.

Zgłoszenie aby zostało zarejestrowane, a następnie rozpatrzone powinno zawierać w szczególności:

• Pani/Pana dane osobowe niezbędne do identyfikacji, tj. imię i nazwisko, adres do kontaktu oraz zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję;
• wskazanie kontekstu związanego z pracą, w szczególności stosunku pracy lub innego rodzaju stosunku cywilnoprawnego, w ramach którego uzyskał(a) Pani/Pan informację o naruszeniu prawa;
• datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
• dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji, w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której jest zatrudniona wskazana osoba (o ile są Pani/Panu znane);
• opis naruszenia prawa oraz datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;
• wskazanie czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeżeli tak to komu i jak zostało zakończone to zgłoszenie;
• informację, czy wyraża Pani/Pan zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
• podpis.

W ciągu kolejnych 7 dni od dokonania zgłoszenia (jeżeli zawiera ono wszystkie wymagane elementy) na podany do kontaktu adres zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Zgłoszenie następnie zostanie zarejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych oraz poddane wstępnej analizie.

Po dokonaniu wstępnej analizy zgłoszenia i jego kwalifikacji jako zgłoszenia wewnętrznego, zostanie ono skierowane do Komisji do spraw naruszeń prawa w celu jego rozpatrzenia.

Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23.
2. W MSZ i placówkach zagranicznych powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dane kontaktowe IOD:
adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres  e-mail: iod@msz.gov.pl

3. Zakres przetwarzanych danych obejmuje:

1. Imię i nazwisko,
2. Adres (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr domu nr lokalu),
3. Adres e-mail – w przypadku przesłania zgłoszenia drogą elektroniczną,
4. Dodatkowe dane zawarte w zgłoszeniu.
5. Dane są przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami zawartymi w ustawie o ochronie sygnalistów w celu wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z przyjętą Procedurą dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w placówkach zagranicznych.
6. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania, o którym mowa w pkt 4, a następnie będą przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r poz. 217) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.
7. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej. Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym mogą być przekazywane innym organom administracji publicznej w celu załatwienia sprawy, zgodnie z właściwością.
8. Dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy MSZ.
9. Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16, art. 17 ust. 1 lit a i d, art. 18-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania w szczególnych przypadkach.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, dane nie będą poddawane profilowaniu.
11. Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa