Dokumenty odsyłamy wyłącznie priorytetowym listem poleconym.

Co do zasady nie ma takiej możliwości.

Tak, do państw Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii dokumenty odsyłamy listem poleconym.

Uwaga: nie ma możliwości odesłania dokumentów do państw innych niż kraje Unii Europejskiej, Islandia, Liechtenstein, Norwegia i Szwajcaria. W takim przypadku należy podać adres pełnomocnika do doręczeń w Polsce, na który zostaną przesłane zalegalizowane dokumenty/opatrzone apostille.

Należy skontaktować się mailowo z Referatem ds. legalizacji (legalizacja@msz.gov.pl).

Osobisty odbiór z MSZ dokumentów przesłanych pocztą możliwy jest tylko po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem Referatu ds. legalizacji MSZ drogą mailową (legalizacja@msz.gov.pl).

Takie dokumenty nie są dokumentami urzędowymi. Sposobem uzyskania poświadczenia zbliżonego do legalizacji dokumentów innych niż urzędowe jest sporządzenie ich kopii, poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, a następnie uwierzytelnionej w sądzie okręgowym. Możliwe jest też przedłożenie do legalizacji/apostille w MSZ tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów.

Należy pamiętać, że w opisywanym przypadku zalegalizowanie dokumentu/nadanie mu klauzuli apostille odnosi się wyłącznie do poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem. Trzeba w związku z tym sprawdzić, czy taka forma uwierzytelnienia przez MSZ będzie honorowana w państwie przeznaczenia dokumentu.

Apostille nie ma zastosowania do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych.

Tak, jest to możliwe. Trzeba jednak wskazać to wyraźnie we wniosku, podając oba właściwe kraje przeznaczenia, a także uiścić opłatę zarówno za legalizację dokumentu, jak i za nadanie apostille.

Każdy dokument przedłożony do legalizacji/apostille traktowany jest oddzielnie. Apostille nadaje się na podstawowym dokumencie obok podpisu/pieczęci wystawcy lub podmiotu uwierzytelniającego. Załączniki nie stanowią niezależnych dokumentów i nie podlegają apostille/legalizacji.

Zwolnienia od opłat stosuje się zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej. Np. w przypadku dokumentów potrzebnych w sprawach nauki i oświaty – można być zwolnionym po dołączeniu do wniosków dokumentów (kopii) potwierdzających to, że wnioskodawca jest uczniem/studentem (jak np. kopia ważnej legitymacji szkolnej / studenckiej, dokument potwierdzający przyjęcie na studia za granicą itd.).

Zwrot nadpłaconej kwoty w opłacie skarbowej za poświadczenie dokumentów do obrotu za granicą można otrzymać w Urzędzie m. st. Warszawy – Centrum Obsługi Podatnika, ul. Obozowa 57, 01-161 Warszawa.

Dalsze informacje dotyczące procedury zwrotu można uzyskać poprzez Miejskie Centrum Kontaktu Warszawa 19115 pod numerem tel. 19115 lub pisząc na adres e-mail: sekretariat.COP@um.warszawa.pl.

Wzór wniosku o zwrot opłaty skarbowej dostępny jest na stronie.

Jeżeli wniosek o legalizację/apostille został już wysłany, wówczas należy wykonać opłatę na właściwe konto i mailowo przesłać potwierdzenie do Referatu Legalizacji MSZ (legalizacja@msz.gov.pl) z prośbą o dołączenie do dokumentów. W mailu należy wyraźnie napisać, jakiej przesyłki dotyczy przelew (dane wnioskodawcy, data jej wysłania do MSZ).

Zdecydowana większość legalizowanych dokumentów oznaczona jest numerem. W przypadku tłumaczeń przysięgłych czy dokumentów notarialnych tę funkcję pełni numer repertorium. Jeśli dokument nie zawiera jakiegokolwiek oznaczenia numeru, należy zostawić tę rubrykę pustą.

Jeżeli dokument ma zostać użyty w dwóch państwach, które honorują apostille, to wystarczy nadanie mu jednej klauzuli apostille. W takim przypadku wystarczy złożenie jednego wniosku i dokonanie jednej opłaty.

Wystarczy złożenie jednego wniosku. Należy dokonać przelewu w wysokości równej sumie opłaty za nadanie apostille i legalizację, ale nie ma potrzeby rozdzielania przelewu na dwa osobne. Ważne, by zarówno wniosek, jak i przelew zostały właściwie opisane (np. „opłata skarbowe za legalizację i apostille”).

Należy podać nazwiska wszystkich osób.

Należy podać aktualne imię i nazwisko.

Należy podać imię i nazwisko tej osoby.

 Należy podać nazwę firmy.

Nie ma wzoru upoważnienia. Może ono być napisane odręcznie z własnoręcznym podpisem – ważne, by wskazywało dane osoby upoważniającej i upoważnianej.

Tak. Jeśli wnioskodawca nie mógł się stawić osobiście, osoba składająca wniosek i dokumenty powinna wypełnić wniosek we własnym imieniu lub – jeśli jest on składany na nazwisko osoby, która zarezerwowała wizytę – posiadać  upoważnienie od wnioskodawcy.

Jeśli dokumenty są właściwie przygotowane, to sprawa załatwiana jest na bieżąco (z uwzględnieniem ewentualnego czasu oczekiwania w kolejce). W innych przypadkach – zwłaszcza dotyczących dokumentów niestandardowych lub kiedy potrzebne jest uzyskanie wzoru podpisu lub pieczęci w urzędzie, który wydał dany dokument – nie ma możliwości załatwienia sprawy „od ręki”. Należy wówczas zostawić dokument i oczekiwać na informację od pracownika MSZ, kiedy będzie on gotowy do odbioru.