Ogłoszenia o wolnych stanowiskach umieszczane są na stronie internetowej NATO. Kandydat może ubiegać się tylko o stanowiska umieszczone na liście wakatów (NATO vacancies).

W ogłoszeniu (tzw. notification of vacancy) zawarte są informacje o:

• kategorii stanowiska;
• miejscu wykonywania pracy (Bruksela lub inna lokalizacja);
• rodzaju kwalifikacji i doświadczeniu wymaganym od kandydatów;
• obowiązkach przypisanych do stanowiska;
• kompetencjach wymaganych na stanowisku;
• rodzaju kontraktu;
• etapach procedury rekrutacyjnej;
• terminie przesłania aplikacji.

Aplikacja na stanowiska odbywa się zgodnie ze sposobem każdorazowo określanym w danym ogłoszeniu. 

Poniżej prezentowany jest standardowy schemat, jednak niektóre stanowiska mogą wymagać modyfikacji tej procedury (np. dodanie testów przeprowadzanych przez firmy zewnętrzne).

1. Preselekcja na podstawie zgłoszeń nadesłanych przez kandydatów pod kątem spełniania kryteriów podstawowych (essential) dokonywana na szczeblu szefów wydziałów (dokonywany jest podział na trzy grupy aplikacji: yes, no, maybe).
2. Przygotowanie wstępnej listy kandydatów dopuszczonych do konkursu na podstawie oceny wypełniania kryteriów podstawowych oraz dodatkowych (desirable) tzw. long list. Kandydaci, którzy nie zostali zakwalifikowani do dalszego etapu procedury, nie otrzymują informacji zwrotnej.
3. On-line selective tests dla kandydatów z long list – testy sprawdzają posiadaną wiedzę i kompetencje, umiejętność sporządzania dokumentów i organizacji tekstu (drafting), umiejętność pisania sprawozdań i streszczeń, umiejętność przygotowywania krótkich wystąpień, umiejętności analityczne. Testy przeprowadzane są w dwóch językach (angielski i francuski), na jedno z pytań należy udzielić odpowiedzi w drugim języku obcym. Wymagane jest również przygotowanie eseju w języku obcym na zadany temat dot. głównych wyzwań w działalności NATO.
4. Test językowy – jednogodzinny test wielokrotnego wyboru przeprowadzony w jednym z dwóch oficjalnych języków NATO wybranym przez kandydata: angielskim lub francuskim.
5.  Assessment Centre – dla stanowisk A.5 i powyżej. Trwa zwykle jeden dzień i obejmuje indywidualne i zbiorowe zadania, na podstawie których oceniane są kompetencje kandydata.
6. Interview z wybranymi kandydatami – przeprowadzane jest przez Interview Panel, składający się z ok. pięciu członków: przewodniczący – najczęściej z wydziału, w którym kandydat ubiega się o stanowisko; przedstawiciel HR; obserwator – przedstawiciel Związku Pracowników (Staff Association).

Interview obejmuje krótką autoprezentację, w której kandydat powinien przedstawić swoje mocne i słabe strony oraz dokonać samooceny posiadanych kompetencji wymaganych na stanowisku, o które się ubiega (kandydat musi udowodnić, że jest najlepszy do objęcia proponowanego stanowiska). W trakcie rozmowy kandydat powinien wykazać, na podstawie przykładów z życia zawodowego, że posiada wszystkie kompetencje wymienione w opisie stanowiska. Kandydat przedstawia także motywacje do ubiegania się o dane stanowisko.

Przykładowe pytania:

• How can you contribute to work of our organisation?;
• How do you see the question of loyalty towards the country and the organization?;
• Why do you think you are a good candidate to work in NATO?;
• How do you think your colleagues would describe you?;
• What is the most challenging issue you have faced at work?;
• What specific skills do you feel you can bring to the job?; 
• How would you describe your main strengths?; 
• What are the things you should improve on?; 
• What motivates you most of all in your work?;
• Have you ever had to deal with a difficult colleague? What did you do? What was the result?; 
• What are in your opinion the broad responsibilities of a job?;
• pytania z wiedzy merytorycznej.

7. Przekazanie raportu z rozmów kwalifikacyjnych wraz z rekomendacjami do Establishment Committee (EC). W skład EC wchodzą wszyscy zastępcy Sekretarza Generalnego, EC zbiera się raz w miesiącu. Raport panelu zawiera wyniki postępowania kwalifikacyjnego oraz rekomendacje co do ew. zatrudnienia.
8. EC dokonuje analizy raportu i przedkłada swoją rekomendację dotyczącą kandydata do Sekretarza Generalnego NATO (SG) – w wyjątkowych wypadkach EC przedstawia dwie kandydatury do wyboru przez SG. Proces ten trwa do sześciu tygodni.
9. SG podejmuje ostateczną decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata.
10. Wybrany kandydat otrzymuje pisemne potwierdzenie, że NATO jest zainteresowane zatrudnieniem danego kandydata, ale dopiero po dopełnieniu wszelkich niezbędnych formalności, w tym dotyczących uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa oraz po uzyskaniu pozytywnej opinii Doradcy Medycznego NATO (NATO Medical Advisor).
11. Po wypełnieniu wszelkich formalności i dostarczeniu niezbędnej dokumentacji kandydat otrzymuje offer letter, który stanowi oficjalne potwierdzenie zatrudnienia w NATO.