1. SPOSÓB I TERMIN ZGŁASZANIA KANDYDATÓW

Formularz zgłoszenia na członka komisji konkursowej w konkursie Ministra Spraw Zagranicznych „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025”, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik A do niniejszego zaproszenia. Formularz należy wypełnić, podpisać  i przesłać w terminie do 12 listopada 2024 r. 
Sposoby doręczenia formularza do MSZ (do wyboru – decyduje data wpływu zgłoszenia do MSZ): 

1. przesłać w postaci elektronicznej, po opatrzeniu podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub przez profil zaufany) za pośrednictwem ePUAP na adres /MSZ/Skrytka lub /MSZ/SkrytkaESP podając w temacie wiadomości: „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025” – zgłoszenie kandydata,
2. przesłać oryginał pocztą lub przesyłką kurierską na adres:
   Ministerstwo Spraw Zagranicznych
   Departament Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej
   al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
   z dopiskiem na kopercie: „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025” – zgłoszenie kandydata,
3. złożyć oryginał w Dzienniku Podawczym Ministerstwa Spraw Zagranicznych, znajdującym się przy al. J. Ch. Szucha 21, wejście od ul. Litewskiej. Dziennik Podawczy jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30–15:00. Dziennik Podawczy jest zamknięty w soboty, niedziele oraz pozostałe dni ustawowo wolne od pracy, 
   z dopiskiem na kopercie: „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025” - zgłoszenie kandydata.

2. WYMAGANIA W STOSUNKU DO KANDYDATÓW

Zgłoszenia na kandydatów mogą składać osoby, które zostały wskazane przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie do prac komisji konkursowej w konkursie „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025”.

3. KWALIFIKACJA DO KOMISJI KONKURSOWEJ

W celu potwierdzenia gotowości udziału w pracach komisji konkursowej kandydaci zobowiązani będą do podpisania deklaracji udziału w pracach komisji konkursowej (załącznik B do niniejszego zaproszenia).

Deklarację, wypełnioną czytelnie lub komputerowo i podpisaną własnoręcznie, należy wysłać do MSZ, wybierając jeden ze sposobów, opisanych w pkt 1.

Członków komisji konkursowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych wyłaniać będzie spośród zgłoszonych kandydatów, zgodnie z kryterium opisanym w pkt. 2.

4. WYŁĄCZENIE Z KOMISJI KONKURSOWEJ

Przed przystąpieniem do opiniowania ofert każdy członek komisji składa oświadczenie dotyczące braku konfliktu interesów. Wzór oświadczenia określony został w załączniku C do niniejszego zaproszenia. Do członków komisji stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572) dotyczące wyłączenia pracownika.

5. ZADANIA CZŁONKA KOMISJI KONKUSOWEJ

Do zadań członków komisji konkursowej należy w szczególności:

• czynne uczestnictwo w posiedzeniach i pracach komisji, zgodnie z ustalonym harmonogramem,
• udział w opiniowaniu złożonych ofert w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu i zgodnie z regulaminem prac komisji,
• udział w przygotowywaniu protokołu końcowego z prac komisji.

Udział w pracach komisji konkursowej jest nieodpłatny, a za udział w posiedzeniach komisji jej członkom nie przysługuje zwrot poniesionych kosztów.

Członkowie komisji będą zobowiązani do zachowania poufności na zasadach obowiązujących członków komisji będących pracownikami MSZ oraz do zwrotu wszystkich otrzymanych dokumentów i materiałów.

6. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wskazująca kandydatów na członka komisji konkursowej w konkursie „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025”, w związku z przetwarzaniem danych osobowych zobowiązuje się do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej: „RODO”).

Informacja skierowana jest do kandydatów wskazanych przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie do prac komisji konkursowej w konkursie „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025”i stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 14 ust. 1 i 2 RODO.

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych, a wykonującym obowiązki administratora jest dyrektor Departamentu Dyplomacji Kulturalnej i Promocji Polski, z siedzibą w Polsce, w Warszawie przy  al. J. Ch. Szucha 23.
2. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.
3. Dane do kontaktu  z IOD:
   Adres siedziby: al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
   adres e-mail: iod@msz.gov.pl
4. Dane zostały przekazane do MSZ przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w związku z naborem kandydatów na członków komisji konkursowej w otwartym konkursie ofert: „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025”.
5. Dane osobowe będą przetwarzane przez MSZ na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z prowadzonym naborem kandydatów na członków komisji konkursowej w konkursie „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 2025” w celu powołania komisji konkursowej, zgodnie z art. 15 ust. 2a i 2d ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa siedzibie MSZ.
6. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane zawarte w formularzu zgłoszenia na członka komisji konkursowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik A do niniejszego zaproszenia.
7. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO. Dane mogą być udostępniane osobom i podmiotom trzecim wyłącznie na podstawie przepisów prawa, w tym służbom odpowiedzialnym za zapewnienie bezpieczeństwa. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej.
8. Dane osobowe będą przetwarzane do ogłoszenia wyników konkursu ofert „Forum Polsko-Czeskie na rzecz zbliżenia społeczeństw, pogłębionej współpracy i dobrego sąsiedztwa 202”, a następnie przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164 z późn. zm.).
1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych osobowych ich sprostowania oraz w art. 17-19 RODO, o ile będą miały zastosowanie (prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania).
10. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
11. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.