Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (Departament Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej) z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4 zaprasza w ramach procedury rozeznania rynku do przedstawienia szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na organizacji i obsłudze konferencji pt. „Wpływ Polityki Spójności na realizację celów UE”.

I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy 
z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

1 stycznia 2025 roku Polska po raz drugi obejmie przewodnictwo w Radzie Unii Europejskiej, czyli obejmie tzw. prezydencję, która potrwa do 30 czerwca 2025 r. W tym czasie będzie gospodarzem większości unijnych wydarzeń i będzie pełnić kluczową rolę na wszystkich polach aktywności UE. Do najważniejszych zadań prezydencji należy przewodniczenie pracom Rady Unii Europejskiej i jej organów przygotowawczych (komitety i grupy robocze). 
Realizacja tej funkcji wiąże się z koniecznością zorganizowania i prowadzenia w wymiarze merytorycznym i logistycznym licznych spotkań, zróżnicowanych co do charakteru (formalne i nieformalne), miejsca (siedziby instytucji UE, Polska) i szczebla uczestników. 

Jednym z wydarzeń jest konferencja pt. „Wpływ polityki spójności na realizację celów UE”, która odbędzie się w dniach 29-31 stycznia 2025 r. w Centrum Kongresowym ICE Kraków i składać się będzie z następujących części:

• warsztatów eksperckich w dniu 29 stycznia 2025 r.;
• zasadniczej konferencji w dniach 30-31 stycznia 2025 r.  

Konferencji towarzyszyć będzie strefa wystawiennicza prezentująca wybrane projekty współfinansowane ze środków europejskich, a także warsztaty oraz wydarzenia dodatkowe (m.in. wycieczki miejskie oraz projekcje filmów).
Przedmiotem rozeznania jest organizacja i obsługa konferencji pt. „Wpływ polityki spójności na realizację celów UE” wraz z wydarzeniami dodatkowymi.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę konferencji oraz wydarzeń towarzyszących, przez co rozumie się w szczególności:

• zapewnienie elementów aranżacji, scenografii, umeblowania przestrzeni konferencyjnej, w tym strefy rejestracyjnej, strefy wystawienniczej, strefy konferencji prasowych i wywiadów, pomieszczeń biurowych do użytku organizatorów, punktów informacyjnych oraz zapewnienie materiałów drukowanych i akcesoriów konferencyjnych;
• zapewnienie kompletnego wyposażenia sal konferencyjnych w sprzęt AV/IT, w tym sprzętu do tłumaczeń symultanicznych oraz języka migowego; 
• zapewnienie fotografowania i nagrywania konferencji;
• zapewnienie usługi cateringowej;
• zapewnienie usługi hotelowej;
• zapewnienie usług transportowych;
• zapewnienie usługi tłumaczenia;
• zapewnienie oprawy kulturalnej i organizacja wydarzeń towarzyszących;
• zapewnienie zespołu do spraw realizacji zamówienia.

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy opisany jest w dokumencie „Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na organizację i obsługę konferencji pt. Wpływ Polityki Spójności na realizację celów UE” oraz w załącznikach. 

***

Wycenę kosztów realizacji przedmiotu zapytania zgodnie z Formularzem Szacowania  należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail:  lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do końca dnia 5 marca br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.