I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 2020 poz. 1740), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa i realizacja całego wydarzenia  związku z organizacją przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej Światowego Forum Miejskiego w Katowicach w czerwcu 2022.

III. PODMIOT ZAMAWIAJĄCY

Podmiotem udzielającym zamówienia publicznego jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.

IV. KONTEKST REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Światowe Forum Miejskie (World Urban Forum tzw. WUF) to jedno z największych i najbardziej prestiżowych wydarzeń organizowanych w ramach systemu ONZ. Wydarzenie odbywa się pod auspicjami agendy ONZ do spraw Osiedli Ludzkich (UN-Habitat). Uczestniczy w nim zazwyczaj od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy ludzi z ok. 170 krajów świata, różnego szczebla (od prezydentów po ekspertów), pochodzenia (społecznego, kulturowego) i wieku (od dzieci i młodzieży, po osoby starsze).  Forum jest jednocześnie jednym z najbardziej rozpoznawalnych międzynarodowych spotkań poświęconych wymianie poglądów i doświadczeń dotyczących wyzwań miejskich, rozwoju miast i osiedli ludzkich. Do tej pory odbyło się dziesięć edycji tego wydarzenia, ostatnia w lutym 2020 r. w Abu Dhabi, ZEA.

Decyzją UN-Habitat 11. Sesja WUF (tzw. WUF 11) odbędzie się w Katowicach w czerwcu 2022 roku i będzie trwać 5 dni. Przygotowania do organizacji tego wydarzenia są prowadzone wspólnie przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) we współpracy z Miastem Katowice.  W Katowicach spodziewanych jest około 20 tys. gości, zarówno z Polski jak i z zagranicy.

V. TERMIN I MIEJSCE ORGANIZACJI WUF 11

1. WUF 11 odbędzie się w dniach 26 – 30 czerwca 2022r. w obiekcie Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach (tzw. „MCK”) oraz na terenie hali widowiskowo-sportowej „Spodek”. Oba obiekty położone są przy Placu Sławika i Antalla 1 i stanowić będą zintegrowany kompleks konferencyjny, w którym odbywać się będą sesje i warsztaty, i który na potrzeby organizacji WUF 11 zostanie udostępniony Wykonawcy przez Zamawiającego w oparciu o odrębną umowę najmu MCK wraz ze Spodkiem, zawartą między Zamawiającym a właścicielem/miejsca konferencyjnego. Zamawiający planuje wybudowanie dodatkowych  zewnętrznych struktur tymczasowych na terenie położonym w bezpośredniej odległości od MCK należącym do UM Katowice. Teren ten zostanie udostępniony Wykonawcy przez Zamawiającego w oparciu o odrębną umowę użyczenia gruntu, zawartą między Zamawiającym a Urzędem Miasta Katowice.
2. Ramowy program wydarzenia przewiduje rozpoczęcie programu WUF 11 ok. godz. 8:00 oraz zakończenie ok. godz. 18:00 każdego dnia trwania WUF 11, za wyjątkiem ostatniego dnia, kiedy przewidywany koniec programu nastąpi ok. 18.30.
3. Dni 22.05.2022 – 25.06.2022 oraz 01.07 – 09.07.2022 r. będą dniami technicznymi organizacji WUF 11 w MCK, odpowiednio na potrzeby prac montażowych i demontażowych.

VI. OGÓLNE ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO W ZWIĄZKU Z ORGANIZACJA WUF 11

Ze względu na wysoką rangę i międzynarodową skalę WUF 11, a w szczególności wytyczne ONZ w zakresie zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa podczas trwania wydarzenia, konieczna jest demarkacja tzw. strefy „Blue Zone” wokół miejsca zorganizowania WUF 11. Na potrzeby niniejszego szacowania kosztów, w załączniku nr 1c przedstawiono poglądową mapę strefy „Blue Zone” (Ostateczne granice strefy „Blue Zone” mogą się różnić od tych wskazanych na mapie).Docelowo, Wykonawca odpowiedzialny będzie za transport, załadunek i rozładunek barierek, oraz ich montaż i demontaż.

Strefa po zewnętrznej stronie „Blue Zone” wokół MCK będzie monitorowana przez właściwe organy władzy publicznej, służby, straże i inspekcje wyspecjalizowane w ochronie bezpieczeństwa i porządku publicznego w Polsce (dalej „krajowe służby bezpieczeństwa”), bezpośrednio przed, a także w trakcie trwania wydarzenia.

Za zapewnienie bezpieczeństwa wewnątrz strefy „Blue Zone” odpowiadać będzie Departament Bezpieczeństwa ONZ działający w ścisłej koordynacji z Sekretariatem UN Habitat ONZ i ścisłej współpracy z krajowymi służbami bezpieczeństwa (w szczególności ze służbami Policji, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa oraz również ze służbami Wojewody Śląskiego). W związku z tym, Wykonawca będzie zobowiązany przestrzegać wszelkich ustaleń oraz wytycznych w zakresie zabezpieczenia terenu konferencyjnego oraz współpracować z ww. podmiotami.

Dodatkowo, Wykonawca w zakresie ogólnych zasad bezpieczeństwa i porządku publicznego będzie zobowiązany do:

• zapewnienie aranżacji miejsca konferencyjnego (w tym również konstrukcji tymczasowych) zgodnie z procedurami bezpieczeństwa wynikającymi z przepisów przeciwpożarowych i techniczno-budowlanych;
• współdziałanie z Państwową Strażą Pożarną przy aranżacji obiektu konferencyjnego (w tym również przy wznoszeniu zabudowy tymczasowej) oraz udostępnianie przedstawicielom PSP dostępu do miejsc będących przedmiotem realizowanych prac;
• zapewnienie stosownej dokumentacji niezbędnej do oceny bezpieczeństwa obiektu konferencyjnego w tym bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
• opracowanie lub aktualizacja istniejących instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla obiektów konferencyjnych;
• zapewnienie odpowiednio wykwalifikowanego i doświadczonego personelu odpowiedzialnego za kontrolę bezpieczeństwa w strefie przejścia do obiektu konferencyjnego (do strefy eksterytorialnej), jak również wymaganego zaplecza technicznego pod kątem sprawdzeń pirotechniczno-radiologicznych i biochemicznych wobec osób oraz pojazdów;
• zapewnienie służby porządkowo – informacyjnej posiadającej wiedzę na temat specyfiki i warunków bezpieczeństwa obiektu konferencyjnego oraz terenów przyległych, a także przeszkolonej z zakresu ochrony przeciwpożarowej;
• opracowanie planu ewakuacji oraz wyznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za ogłoszenie i przeprowadzenie ewakuacji w przypadku wystąpienia zdarzenia kryzysowego.

VII. OGÓLNE ZAŁOŻENIA W ZAKRESIE DOSTĘPNOŚCI WUF 11 DLA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI

Obowiązkiem Wykonawcy będzie zapewnienie, aby wydarzenie w zakresie realizowanych przez niego zadań było dostępne dla osób z różnymi typami niepełnosprawności na poziomie określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
(Dz. U. z 2017 r. poz. 2247).

Szczegółowe wymogi dot. zasad dostępności stanowi załącznik nr 7 i 7a opisane dalej jako „Dostępność” i „formularz_wyceny_dostępność”.

VIII. DOBRE PRAKTYKI W ZAKRESIE REALIZACJI POLITYKI ŚRODOWISKOWEJ PODCZAS ORGANIZACJI WUF 11

W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca kierować się będzie dobrymi praktykami w zakresie realizacji polityki środowiskowej Zamawiającego przedstawionymi poniżej:

W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca kierować się będzie dobrymi praktykami w zakresie realizacji polityki środowiskowej Zamawiającego przedstawionymi poniżej:

1. Odpady:

• Segregacja odpadów (zapewnienie odpowiednich koszy).
• Odpowiednie zagospodarowanie odpadów (zgodnie z obowiązującymi przepisami).

2. Struktury tymczasowe, aranżacja, meble, scenografia:

• Stosowanie materiałów wielokrotnego użytku do budowy struktur tymczasowych a jeżeli ponowne wykorzystanie nie jest możliwe, wskazanie sposobu przetworzenia materiałów budowlanych i odpadów pozostałych po wydarzeniu oraz ich recykling.
• Ograniczenie zanieczyszczenia dźwiękowego, w tym wykonanie struktur tymczasowych z materiałów, które umożliwiają wygłuszenie wszystkich pomieszczeń.
• Przygotowanie scenografii, mebli oraz elementów aranżacji z materiałów ekologicznych i biodegradowalnych, które będą mogły zostać użyte ponownie lub poddane recyklingowi. (np.  wykorzystanie backdropów, plakatów do wykonania toreb na zakupy lub wykorzystanie w ramach aranżacji roślin, które zostaną zasadzone po wydarzeniu).

3. Opakowania

• Stosowanie naczyń wielokrotnego użytku lub jednorazowych z recyclingu/wykonanych z materiałów biodegradowalnych (np. otręby pszenne).
• Używanie ,,opakowań zbiorczych” w cateringu – unikanie pojedynczego pakowania, gdzie tylko to możliwe.

4. Oszczędne gospodarowanie zasobami

• Stosowanie urządzeń energooszczędnych, oświetlenia energooszczędnego.
• Wykonywanie prac przez Operatora w taki sposób, aby minimalizować zużycie mediów i surowców, (np. oszczędzanie wody poprzez racjonalne korzystanie z jej zasobów przy realizacji zamówienia).
• Stosowanie papieru posiadającego certyfikaty ekologiczne/papieru z recyclingu.
• Wydruk tylko dwustronny. Zamieszczenie informacji edukacyjnych dotyczących wpływu zużycia papieru na środowisko w pobliżu drukarek (np. tablic/naklejek z napisem „Think before you ink”)
• Posługiwanie się formą elektroniczną we wszystkich możliwych przypadkach zamiast formą papierową dokumentów.
• Zainstalowanie kranów/fontann z wodą pitną, z których uczestnicy będą korzystać przy pomocy butelek wielokrotnego użytku zawartych w welocme packu lub własnych – bez konieczności zapewnienia jednorazowych kubeczków.
• Materiały promocyjne – wykonane z materiałów ekologicznych i biodegradowalnych (np. drewno, bawełna, len, biodegradowalny plastik, otręby pszenne). Preferowane będą materiały promocyjne, które będą służyły ochronie środowiska (np. torby, butelki  wielokrotnego użytku).

5. Transport

• Dostawy realizowane będą poza godzinami szczytu.
• Użytkowanie pojazdów (samochodów, autobusów) elektrycznych i hybrydowych w jak największym stopniu.

6. Żywność

• Stosowanie regionalnych oraz sezonowych produktów spożywczych - pochodzących z województwa śląskiego lub z promienia do 100 km od Katowic (nie dotyczy potraw z kuchni innych regionów).
• Duża ilość posiłków wegetariańskich i posiłków wegańskich.
• Odpowiednie zagospodarowanie niespożytej żywności i niewykorzystanych produktów spożywczych do jadłodzielni lub banku żywności, w celu zmniejszenia ilości odpadów.

IX. ORGANIZACJA WYDARZENIA W ZWIĄZKU Z WIRUSEM COVID-19 I JEGO MUTACJAMI

Wykonawca przy realizacji zamówienia będzie przestrzegał aktualnych wytycznych polskiego Rządu oraz Głównego Inspektora Sanitarnego w zakresie organizacji tego typu wydarzeń, w tym zapewni odpowiednie środki ostrożności na terenie WUF 11.

X. ZADANIA DO REALIZACJI

Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym, będzie zobligowany do wykonania następujących zadań:

1. Wygrodzenie strefy „Blue zone”, zapewnienie elementów aranżacji i scenografii przestrzeni konferencyjnej i wystawienniczej, budowa zewnętrznych i wewnętrznych struktur tymczasowych, umeblowania przestrzeni konferencyjnej oraz biur i zapewnienie w nich kompletnego wyposażenia w systemy AV/IT, jak również zapewnienie strefy wystawienniczej (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny i mapą „Blue zone” przedstawiono w załącznikach nr 1, 1a, 1b, 1c , 1 d do niniejszego Rozeznania rynku).
2. zapewnienie usługi cateringowej (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 2, 2a, 2b do niniejszego Rozeznania rynku).
3. organizacja ceremoniałów wzniesienia i opuszczenia flag ONZ oraz państwowej, oraz otwarcia strefy wystawienniczej (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 3, 3a do niniejszego Rozeznania rynku).
4. zapewnienie punktów informacyjnych WUF 11 (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 4, 4a do niniejszego Rozeznania rynku).
5. zapewnienie usług transportowych (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 5, 5a  do niniejszego Rozeznania rynku);
6. zapewnienie usług audio-wizualnych (fotograf i kamerzysta) oraz innych usług na terenie WUF 11 (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 6, 6a do niniejszego Rozeznania rynku).
7. zapewnienie dostępności na WUF 11 dla osób z niepełnosprawnościami (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 7, 7a do niniejszego Rozeznania rynku);
8. zapewnienie pakietów powitalnych, eng. „welcome packów” dla uczestników WUF 11 (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 8, 8a do niniejszego Rozeznania rynku);
9. zapewnienie punktów rejestracyjnych i akredytacyjnych (szczegółowe zadania do realizacji wraz z formularzem wyceny przedstawiono w załącznikach nr 9, 9a do niniejszego Rozeznania rynku).

***

Szacunkową wycenę kosztów zrealizowania przedmiotu zapytania, zgodnie z załącznikami nr 1-9, należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: sekretariatdem@mfipr.gov.pl do końca dnia 27 lipca 2021 r.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.

Dodatkowe zapytania do rozeznania rynku należy przesyłać na adres sekretariatdem@mfipr.gov.pl do końca dnia 23 lipca 2021 r.

W związku z pytaniem skierowanym do Zamawiającego dotyczącym udostępnienia raportu badania dostępności budynków Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach i Hali widowiskowo-sportowej – Spodek” stanowiącym Załącznik nr 4 do SOPZ opracowanego na zamówienie Zamawiającego przez spółdzielnię Socjalną FADO, zamieszczamy do wiadomości wszystkich potencjalnych oferentów przedmiotowy raport zastrzegając, że nie wszystkie rekomendacje płynące z raportu będą realizowane w postępowaniu dotyczącym wyboru operatora organizacyjno-logistycznego WUF11. Kluczowe w postępowaniu pozostają te, które zostały ujęte w pozycjach stanowiących załącznik 7 i 7a do szacowania zamówienia.