1. Przedmiot rozeznania rynku

Celem rozeznania rynku jest wybór najkorzystniejszej oferty na usługi wspierające przygotowania do organizacji wydarzeń w ramach Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku oraz wydarzeń towarzyszących.

Dodatkowe informacje dotyczące rozeznania rynku znajdują się w załączniku nr 1.

Realizacja usług nastąpi od 1 lipca 2024 r. do 30 czerwca 2025 roku i obejmuje zadania określone w Załączniku nr 1.

2. Warunki udziału w postępowaniu oraz warunki oceny

O udział w postępowaniu może ubiegać się wykonawca, który skieruje do realizacji zamówienia osobę spełniającą łącznie poniższe wymagania:

1) uczestniczyła w organizacji minimum 2 konferencji lub wydarzeń o charakterze międzynarodowym (angażowała się w wydarzenie w ramach wolontariatu; pełniła rolę oficera łącznikowego; angażowała się w przygotowania logistyczne lub w inny sposób była zaangażowana w przygotowanie lub przebieg wydarzenia międzynarodowego);

2) posiada znajomość języka angielskiego na poziomie C1;

3) posiada znajomość drugiego języka oficjalnego UE na poziomie B2.

Na potwierdzenie spełnienia powyższych wymagań do Formularza ofertowego, który stanowi Załącznik nr 2 należy dołączyć wykaz usług potwierdzających doświadczenie osoby realizującej zadanie, zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku 3.

3. Kryteria oceny ofert

Zamawiający dokona oceny merytorycznej złożonych ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert i wybierze ofertę, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie poniższego kryterium. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

                                                     Cena brutto oferty najtańszej

Liczba punktów  = 70 x          --------------------------------------------

                                                       Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Punkty za kryterium „Jakość merytoryczna pracy pisemnej – Koncepcja organizacji posiedzenia ministrów OECD w tematyce polityki regionalnej” zostaną przyznane w skali punktowej do 30 pkt zgodnie z kryteriami oceny pracy:

• Kryterium 1 (do 10 punktów) – uwzględnienie w programie/tematyce wydarzenia aktualnych wyzwań/tematów w zakresie polityki regionalnej i polityki miejskiej - Zamawiający przyzna po 1 punkcie za każde trafnie zidentyfikowane wyzwanie/temat;
• Kryterium 2 (do 10 punktów) – identyfikacja ryzyk związanych z aktualnymi problemami międzynarodowymi w zakresie organizacji wydarzenia – Zamawiający przyzna po 1 punkcie za każde trafnie zidentyfikowane ryzyko mające wpływ na organizację wydarzenia i trafne zaproponowanie środka minimalizującego;
• Kryterium 3 (do 10 punktów) – identyfikacja niezbędnych procesów/działań związanych z organizacją wydarzenia w zakresie programowym i logistycznym – Zamawiający przyzna po 1 punkcie za każdy trafnie zidentyfikowany proces/działanie związanych z organizacją wydarzenia. 

4. Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Oferta powinna być sporządzona na Formularzu ofertowym, który stanowi Załącznik nr 2 i dostarczona wraz z Załącznikiem nr 3.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w sposób czytelny.

Decydująca będzie data wpływu Oferty do Zleceniodawcy. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Niniejsze ogłoszenie o zamówieniu nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Ogłoszenie o zamówieniu ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku; nie stanowi również zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z potencjalnych ofert.

Wzór umowy znajduje się w załączniku nr 4.

Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do 14 czerwca br. do godziny 16.00.

Osoba do kontaktu: Łukasz Gutowski, Departament Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej, e-mail: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl; 22 273 84 09.