Udostępnienie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego Ministerstwa Infrastruktury do celów innych niż służbowe odbywa się za zgodą Dyrektora Generalnego lub osoby przez niego upoważnionej, stosownie do przepisów o ochronie informacji niejawnych, o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego, prawa prasowego oraz obowiązującej w Ministerstwie Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Infrastruktury.

Dokumentacja stanowiąca zasób archiwum zakładowego Ministerstwa, w tym dokumentacja pracownicza udostępniana jest na pisemny wniosek zainteresowanego (wnioskodawcy). Wniosek winien zawierać informacje o wnioskodawcy oraz jego mocodawcy (jeżeli wnioskodawca działa w ramach udzielonego pełnomocnictwa), a także informacje niezbędne do przeprowadzenia kwerendy w zasobie.

Zainteresowany, wnioskując o udostępnienie dokumentacji, wskazuje:

1) własne dane i/lub dane mocodawcy:

• imię i nazwisko/nazwa instytucji,
• adres/adres instytucji,
• adres do korespondencji,
• dane ułatwiające kontakt (nr telefonu, adres e-mail, ePUAP);

3) przedmiot udostępnienia;

4) cel zamówienia, w tym uzasadnienie i wykazanie swojego interesu/obowiązku prawnego;

5) formę udostępnienia (np.: przekazanie kopii za pośrednictwem poczty tradycyjnej, odbiór osobisty).
 

Zainteresowany, wnioskując o udostępnienie dokumentacji pracowniczej, oprócz danych własnych i/lub danych mocodawcy (wskazanych w pkt 1) wskazuje także:

1) informacje o zatrudnieniu osoby, której akta mają być udostępnione:

• imię i nazwisko osoby zatrudnionej,
• data urodzenia osoby zatrudnionej,
• imię ojca osoby zatrudnionej,
• okres zatrudnienia,
• zajmowane stanowisko;

2) informacje o zakładzie pracy:

• pełna nazwa zakładu pracy,
• adres zakładu pracy;

3) przedmiot udostępnienia, w tym konkretny dokument (dokumenty) dotyczący zatrudnienia i/lub wynagrodzenia lub np.: całość akt osobowych;

4) cel zamówienia, w tym uzasadnienie i wykazanie swojego interesu/obowiązku prawnego (obowiązek wskazania celu udostępnienia oraz wykazania swojego interesu/obowiązku prawnego/faktycznego nie dotyczy osób, wnioskujących o dostęp do własnej dokumentacji pracowniczej oraz osób przez nich upoważnionych);

          5) formę udostępnienia (np.: kopia, odbiór osobisty).
 

Do wniosku o udostępnienie dokumentacji należy załączyć wymagane upoważnienia oraz pozostałe wymagane dokumenty, w tym np.: pisemne upoważnienie pracownika (oświadczenie jego woli wyrażające zgodę na udostępnienie akt osobowych i/lub płacowych osobie trzeciej) czy w przypadku śmierci pracownika przedstawienie dokumentu stanowiącego podstawę wniosku (czyli aktu zgonu pracownika) oraz dokumentu stwierdzającego więź pomiędzy zmarłym pracownikiem a wnioskodawcą (np. aktu urodzenia czy wyroku sądu o przysposobieniu).

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.09.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r., s. 73‒114) oraz ustawą z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579 z późn. zm.) wnioskodawca podpisuje wniosek własnoręcznie lub elektronicznie.

Jeżeli złożony wniosek nie spełnia wymagań formalnych, a wnioskodawca wezwany przez komórkę realizującą wniosek do ich usunięcia w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania, nie usunie tych braków, wniosek pozostaje bez rozpatrzenia.