Procedura zgłoszeń zewnętrznych została przyjęta Zarządzeniem nr 42 Ministra Infrastruktury z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Zewnętrzne zgłoszenia naruszenia prawa są przyjmowane i wstępnie weryfikowane przez Departament Kontroli.
 

Zakres działania Ministerstwa Infrastruktury

Minister Infrastruktury kieruje działem administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, transport i żegluga śródlądowa na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury (Dz. U. poz. 2725).

Link do rozporządzenia: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002725

Zgłoszenia zewnętrze powinny dotyczyć zakresu działania Ministra Infrastruktury, a informacja o naruszeniu prawa powinna być uzyskana w kontekście związanym z pracą.
 

Kanały dokonywania zgłoszeń

Zgłoszenia można dokonać w następujących formach:

1. przesyłką listową - na adres:

Ministerstwo Infrastruktury

 ul. Chałubińskiego 4/6

00-928 Warszawa,

z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa – nie otwierać”;

2. elektronicznie - na adres: sygnalisci@mi.gov.pl;
3. ustnie:

1. za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej - nr telefonu: 22 630 19 90,
2. podczas bezpośredniego spotkania z pracownikami Departamentu Kontroli, które zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub  protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

Wskazane kanały są chronione oraz zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

 

Zgłoszenia anonimowe

Dopuszczona została także możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych anonimowych, które będą rozpatrywane w przypadku zawierania istotnych informacji, możliwych do oceny i weryfikacji.
 

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie z chwilą dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszenia prawa.

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy do odpowiedzialności:

• dyscyplinarnej;
• za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w tym:

• zniesławienia;
• naruszenia dóbr osobistych;
• praw autorskich;
• ochrony danych osobowych;
• obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa,

pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Sygnalista może wystąpić o wydanie zaświadczenia potwierdzającego objęcie ochroną, o której mowa w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928).

Zaświadczenie wydawane jest w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania.

Ochrona sygnalisty polega na zakazie podejmowania działań odwetowych, nie można także podejmować próby lub groźby zastosowania takich działań.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.

Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2, a przypadku działania uporczywego podlega pozbawienia wolności do lat 3.
 

Ochrona danych osobowych sygnalisty

Dane sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie podlegają szczególnej ochronie i są przetwarzane tylko przez osoby upoważnione, które są obowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

Dane osobowe sygnalisty mogą być ujawniane na podstawie przepisów prawa organom publicznym lub sądom, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez te sądy, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarzamy dane osobowe zawarte w zgłoszeniu jedynie w celu i zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub prowadzenia ewentualnego działania następczego. Nie zbieramy danych osobowych, które nie mają znaczenia dla zgłoszenia, a jeśli przypadkowo je zbierzemy, niezwłocznie je usuniemy. Pozostałe dane osobowe przechowujemy zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

W przypadku gdy Ministerstwo:

• przekazuje osobom występującym w zgłoszeniu informacje podawane na mocy art. 14 RODO;
• otrzyma wniosek o realizację praw na podstawie art. 15 RODO od osób występujących w zgłoszeniu

to nie ujawnia źródła pozyskania danych osobowych chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości albo wyraźną zgodę na przekazanie danych.

Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych znajdują się w zamieszczonych klauzulach informacyjnych.
 

Rozpatrzenie zgłoszenia

• Po otrzymaniu zgłoszenia dokonywana jest wstępna weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w ramach właściwości Ministra Infrastruktury.

Departament Kontroli na podstawie wezwania może się zwrócić do sygnalisty o przekazania dodatkowych informacji lub wyjaśnień.

• W przypadku zgłoszenia należącego do właściwości Ministra Infrastruktury sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia; chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu lub wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem lub występują uzasadnione powody, by sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty.
• W przypadku zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Ministra Infrastruktury, zgłoszenie zostaje przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Sygnalista otrzymuje informację o przekazaniu zgłoszenia.
• Rozpatrywanie zgłoszeń będzie realizowane przez właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa Infrastruktury, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie działań następczych.
   

Termin otrzymania informacji zwrotnej

• Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia lub w uzasadnionych przypadkach w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
• Sygnalista zostanie poinformowany również o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
• Ministerstwo Infrastruktury może nie podjąć działań następczych w przypadku gdy zgłoszenie dokonane przez tego samego bądź innego sygnalistę dotyczy sprawy będącej już przedmiotem zgłoszenia i nie zwiera nowych informacji. Sygnalista otrzymuje informację o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem.
   

Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszenia prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Działania następcze mogą mieć charakter:

• postępowania wyjaśniającego;
• wszczęcia kontroli;
• postępowania administracyjnego;
• wniesienia oskarżenia;
• działań w celu odzyskania środków finansowych lub
• zamknięcia procedury w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
  
  
  Możliwość dokonania zgłoszenia wewnętrznego

Ministerstwo Infrastruktury zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

https://bip.brpo.gov.pl/pl

Link do ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928
 

Osobami upoważnionymi do przyjmowania i dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń są pracownicy Wydziału Skarg i Wniosków w Departamencie Kontroli.