W rozmowach wzięli udział minister infrastruktury RP Andrzej Adamczyk wraz z wiceministrem Rafałem Weberem, Andrzejem Bittelem oraz Pawłem Szefernaker, komisarz UE ds. transportu Adina Vălean, minister klimatu, środowiska, energii, transportu, innowacji i technologii Austrii Leonore Gewessler, minister transportu Czech Martin Kupka, minister transportu i infrastruktury cyfrowej RFN Volker Wissing, minister ds. transportu Francji Jean-Baptiste Djebbari oraz wicepremier Ukrainy Julia Sidorenko wraz z ministrem infrastruktury Oleksandrem Kubrakowem i wiceministrem Vasilijem Shkurakovem.

Wizyta delegacji miała ścisły związek z nadzwyczajną sytuacją napływu na granicę polsko-ukraińską uchodźców powstałą na skutek działań wojennych prowadzonych przez Federację Rosyjską na Ukrainie. Od początku wojny tą drogą do Polski dostało się ponad 1,6 mln osób. Spotkanie pozwoliło unaocznić skalę wyzwań z jakimi mierzy się obecnie transport kolejowy oraz drogowy.
 

Przedstawiciele zapoznali się z trudną sytuacją na przejściu granicznym Korczowa – Krakowiec, punkcie pomocowym dla uchodźców w miejscowości Młyny oraz na dworcu kolejowym w Przemyślu. Wobec napływu ok. 100 tys. osób dziennie z Ukrainy do Polski, rząd RP podjął szereg działań pomocowych, w tym w zakresie transportu.

Na potrzeby obsługi wzmożonego ruchu w związku z migracją uchodźców wojennych  z  Ukrainy, zmieniono organizację ruchu na drogach krajowych. Tworzone są łańcuchy logistyczne oraz specjalne skomunikowanie pociągów od granicy w głąb Polski oraz innych krajów Europy, tak aby ułatwić transport zgodnie z potrzebami Ukraińców .W ramach pakietu ułatwień dotyczących przejazdów po polskich drogach transporty humanitarne zostały zwolnione z opłat w systemie e-TOLL. Dotyczy to przejazdów drogami płatnymi, także tymi, które są administrowane przez operatorów komercyjnych. Również samochody na ukraińskich rejestracjach mogą poruszać się bez opłat płatnymi odcinkami dróg w Polsce.
 

Obywatele Ukrainy po przekroczeniu granicy polskiej mogą nieodpłatnie korzystać z przejazdów pociągami PKP Intercity kategorii ekonomicznych na terenie Polski, z uwzględnieniem przesiadek na kolejne połączenia krajowe przewoźnika tych kategorii, a także przewoźników regionalnych. Przejazd odbywa się na podstawie paszportu potwierdzającego obywatelstwo ukraińskie.
 

Minister Paweł Szefernaker zaznaczył, że Polska przyjęła w ciągu 2 tygodni więcej uchodźców wojennych z Ukrainy niż cała Unia Europejska przyjęła imigrantów podczas tzw. kryzysu migracyjnego 2015 – 2016 r.