Polska w Niemczech

Wniosek można złożyć we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP lub bezpośrednio w Polsce - w dowolnym USC.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie.

Na wizytę umówić się trzeba za pomocą systemu e-konsulat.

1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym),
2. oryginał zagranicznego aktu urodzenia dziecka, zawierający imiona i nazwiska rodziców,
3. tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula (w krajach UE akt urodzenia wydany na druku międzynarodowym nie wymaga tłumaczenia!),
4. w przypadku małżeństw – akt małżeństwa rodziców,
5. ponadto w przypadku jeżeli jeden z rodziców nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka, rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagane apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) – wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu trankrypcja może zostać dokonana, jednakże transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL oraz wyrobienie dokumentu paszportowego.

Pamiętaj!
Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
• konsula.

Opłata wynosi 50,00 EUR​​.

Opłata pobierana jest w gotówce lub kartą EC (ale nie kartą kredytową).

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Państwa kierownika urzędu stanu cywilnego. 

Polski odpis aktu urodzenia można odebrać osobiście w konsulacie albo otrzymać pocztą.

Kierownik USC odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego,
• dokument nie ma mocy dokumentu urzędowego,
• dokument nie został wydany przez właściwy organ, albo są wątpliwości co do jego autentyczności,
• dokument potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Co to jest transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu urodzenia?

Transkrypcja aktu urodzenia jest to wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu urodzenia, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

Czy muszę dokonać transkrypcji (rejestracji) zagranicznego aktu urodzenia?

Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia jest obowiązkowa, jeżeli wnioskują Państwo o dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, lub ubiegają się Państwo o polski dokument tożsamości albo nadanie numeru PESEL dla siebie lub dziecka.

Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?

Nie, obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji.

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

Moja partnerka urodziła dziecko w Niemczech. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w zagranicznym akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaną Państwo poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Pana danych jako ojca dziecka. Poinformuje także męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa, może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nieposiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku składa się dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w sprawie posiadania polskiego obywatelstwa.

Dane w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?

W takim wypadku mogą Państwo złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Wasz akt małżeństwa lub Wasze akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych.