Polska w Niemczech

Wniosek można złożyć we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP lub bezpośrednio w Polsce – w dowolnym USC.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie.

Na wizytę umówić się trzeba za pomocą systemu e-konsulat.

1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym),
2. oryginał zagranicznego aktu zgonu – pamiętaj, że w przypadku dokonywania transkrypcji aktów zgonu państw trzecich może być konieczna legalizacja akt, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów;
3. tłumaczenie zagranicznego aktu zgonu dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

Pamiętaj! Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

1. tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
2. tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
3. konsula.

Opłata wynosi 50,00 EUR​​.

Opłata pobierana jest w gotówce. Konsulaty Generalne RP w Kolonii i Monachium akceptują płatności kartą. 

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Państwa kierownika urzędu stanu cywilnego. 

Polski odpis aktu zgonu można odebrać osobiście w konsulacie albo otrzymać pocztą.

Kierownik USC odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego,
• dokument nie ma mocy dokumentu urzędowego,
• dokument nie został wydany przez właściwy organ, albo są wątpliwości co do jego autentyczności,
• dokument potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Co to jest transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu zgonu?

Transkrypcja aktu zgonu jest to wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu zgonu, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

Czy muszę złożyć wniosek o transkrypcję aktu zgonu, aby otrzymać zaświadczenie na przewóz zwłok lub prochów?

Nie, dokonanie transkrypcji aktu zgonu nie jest warunkiem koniecznym do wydania zaświadczenia na przewóz zwłok lub prochów.